In juni 2020 beschikte de Antwerpse campus over onvoldoende capaciteit om op een veilige manier examens te organiseren. Kinepolis Antwerpen to the rescue.
Het coronavirus heeft de creativiteit in tal van sectoren aangewakkerd. Zo moest ook de KU Leuven noodgedwongen andere oplossingen zoeken om de examenperiode op een veilige manier te laten verlopen. De Hollywoodzaal van Kinepolis Antwerpen werd in juni de uitvalsbasis van bijna 2.000 zwoegende studenten.
Het Congresbureau van KU Leuven en UZ Leuven zet elk jaar zijn schouders onder tientallen congressen, symposia en evenementen. De komst van het coronavirus betekende ook het schrappen van al deze events. Maar het team zat niet stil. Integendeel, ze rolden in heel Vlaanderen een netwerk van locaties uit waar studenten op een veilige manier hun schriftelijke examens kunnen afleggen. Hanne Van den Keybus is Conference Organiser. Zij vertelde ons hoe ze het hebben aangepakt.
Waarom moesten jullie precies uitwijken en buiten de campussen examens organiseren?
Hanne Van den Keybus: “Bij KU Leuven gebeuren slechts 14% van alle examens online. We hebben eerst gekeken om zoveel mogelijk examens op de campus af te nemen. Maar in de praktijk bleek dat we onvoldoende beschikbare ruimtes hadden om dit veilig te laten verlopen. Daarom hebben we per provincie extra capaciteit gezocht. Voor de examens van de studenten van onze Antwerpse campussen Economie & Bedrijfswetenschappen en Letteren werkten we samen met Kinepolis Antwerpen.”
Hoe zijn jullie bij Kinepolis terechtgekomen?
Hanne Van den Keybus: “Regional Account Manager Annelies Wauters heeft onze Antwerpse campus gecontacteerd. Zij had opgevangen dat we op zoek waren naar externe examenlocaties. Na een bezoekje aan het complex wisten we het meteen: de Hollywoodzaal leent er zich perfect voor. Bovendien is Kinepolis Antwerpen ideaal gelegen: een groot aanbod aan openbaar vervoer en voldoende parkeergelegenheid.”
Hoe verliep de samenwerking precies? Wie nam het voortouw?
Hanne Van den Keybus: “Er ontstond meteen een vlotte wisselwerking. Vanuit de KU Leuven zijn er vanzelfsprekend een hele reeks richtlijnen waar we mee moesten rekening houden. Annelies is hier enthousiast mee aan de slag gegaan. Ze kent de locatie als geen ander, weet wat er mogelijk is en weet hoe ergens een mouw aan te passen. Op slechts drie weken tijd was het beklonken. Een heel vlotte samenwerking dus!”
Hoe zag een examendag er precies uit?
Hanne Van den Keybus: “Elke dag bestond uit drie examenblokken van 3 uur, verspreid tussen half negen en half zes. De medewerkers van Kinepolis Antwerpen hebben ons geholpen om van de organisatie tijdens deze uitzonderlijke periode alsnog een geoliede machine te maken. Zo werd er op de parking een tent opgebouwd, waar de studenten konden voorsorteren en alle instructies in ontvangst namen. Stewards keken toe op de veiligheid, zoals hygiëne en social distancing, en begeleidden de studenten naar hun zitplaats. Elke tafel werd op een veilige afstand geplaatst en de studenten konden via uitgangen de Hollywoodzaal verlaten.”
De organisatie van universitaire examens is geen doorsnee-opdracht voor het team van Kinepolis Business. Maar we steken graag de koppen bij elkaar om ook van jouw event, bedrijfscongres of seminarie een aangename en veilige ervaring te maken.
Wens je een vraag voor te leggen aan ons team? Aarzel niet. Laat je gegevens achter en we komen er zo snel mogelijk op terug!
