Het organiseren van een evenement kan leuk zijn. Uitdagend maar ook heel dankbaar. Maar het kan ook een eindeloze lijdensweg zijn.
Het geheim van je succes zit in de aanpak. Doe je dat doordacht en gestructureerd, dan ben je al halfweg. Op deze blog hebben we alles op een rijtje gezet, van A tot Z. Van catering tot het gebruik van cookies. Of je nu een internationaal congres voor neurochirurgen wilt organiseren, een workshop voor amateurschrijvers, een bedrijfsfeest, muziekevent of symposium.
Deze uitgebreide checklist neemt je bij de hand vanaf de allereerste brainstorm tot wanneer de laatste het licht uitdoet. Een solide houvast voor zowel startende ondernemers als doorwinterde evenementenbureaus. Je gps naar succes, zeg maar.
Vraag hier meteen meer informatie aan over je komend evenement.
Daar doe je het voor!
Waarom het ‘waarom’ van een evenement organiseren misschien nog belangrijker is dan het ‘hoe’.
“Waarom organiseer je eigenlijk een evenement? Wat wil je precies bereiken?” Als je een evenement organiseert voor je bedrijf of voor een klant, krijg je deze vragen beslist meer dan eens op je bord.“
Op het eerste gezicht lijkt het bijna evident dat je dit weet. Maar dat is het niet altijd. Toch is die ‘waarom’ niet meer of minder dan het fundament van je hele toekomstige project. Kun je op de waarom-vraag een degelijk en sluitend antwoord formuleren, dan zit je alvast goed. Op basis daarvan staat je kompas pal richting succes.
Waarom organiseer je dit evenement?
Hoeveel ideeën voor evenementen te organiseren heb je?
Overweeg je met een bedrijfsfeest nieuwe klanten en relaties aan te trekken? Timmer je aan een grotere naamsbekendheid voor je bedrijf, je merk of je klant? Wil je een congres organiseren? Of eerder een spetterend personeelsfeest? Vraag je gewoon een billijke vergoeding of wil je voor je evenement zoveel mogelijk tickets verkopen zodat het centen in het laatje brengt?
Niet zo moeilijk, maar toch…
Het lijkt niet echt onoverkomelijk, zo bedenken waar je naartoe wilt. En nee, gewoon even uit het niets je wensdromen op papier mikken, is niet zo heel moeilijk. Iets lastiger wordt het misschien als je die plannen ook even aan de realiteit toetst. In het nuchtere daglicht van de werkelijkheid wordt meestal gauw duidelijk hoe haalbaar een en ander echt is. Of niet. En waarschijnlijk zul je dan ook heel snel moeten besluiten om je dromen een tikje bij te stellen, of zelfs helemaal op te bergen. Voor een efficiënt event management is het dus beter niet zomaar in het wilde weg te beginnen dromen. Hou het gerust uitdagend maar tracht toch van bij het begin je beide voeten op de grond te houden.
Een voorzetje richting doelstellingen
Er zijn talloze mogelijke doelstellingen die je zou kunnen vooropstellen, al naargelang het soort evenement dat je wilt organiseren:
- Het aantal mensen dat je een uitnodiging wilt sturen. Dat is alvast een no-brainer.
- De productiviteit van deze vestiging opkrikken? Plak er dan gelijk ook een realistisch richtpercentage op.
- Een te vluchtige personeelsbezetting? Probeer dan het personeelsverloop van gemiddeld 5 maanden naar 2 jaar te brengen.
- Een salesboost van zoveel of zoveel procent? Brainstorm over hoe je dat kunt realiseren met je evenement.
Mogelijkheden te over, zolang je het realistisch en relevant houdt, én je gedurende het ganse traject effectief naar het bereiken van die doelstellingen toewerkt.
Realistische doelstellingen
Maar hoe doe je dat dan, doelstellingen formuleren die echt realistisch zijn? Hoe kun je überhaupt weten of iets haalbaar is, als je het nog niet hebt geprobeerd? Wel, daarvoor beschik je over 2 straffe tools. Ten eerste is daar je eigenste gezond verstand, en eventueel dat van je partner(s). Daarmee kom je al ver.
En dan is er natuurlijk ook nog het internet. Wat jij nog niet hebt geprobeerd is waarschijnlijk allang door honderden, zelfs duizenden anderen uitgeprobeerd. Met scha en schande, met vallen en nog eens vallen en opstaan. Al die lotgevallen lees je in het lang en in het breed online en op de sociale media zodat jij niet opnieuw het wiel hoeft uit te vinden. Google is your friend!
Tip!
Doe het SMART
Er bestaan ook een aantal slimme vuistregeltjes. SMART goals is er zo eentje. SMART staat voor Specific, Measurable, Attainable, Relevant en Timely. Een handige checklist voor slimme doelstellingen. Als je die voor ogen houdt, dan zit je al zeker een heel eind in de goeie richting.
- Specific
Probeer je doelstellingen zo nauwkeurig mogelijk te definiëren. Stel duidelijk wat je precies wilt bereiken. Hoe specifieker je hier bent, hoe groter de kans is dat je op basis daarvan je doel ook effectief bereikt. Een beetje zoals je gps instellen op ‘stadscentrum’ of op een specifiek adres met huisnummer. Zeg dus niet: ik wil veel volk op mijn evenement, maar zeg: ik wil minstens 400 inschrijvingen en 350 aanwezigen. Daarvoor mail ik 5 000 gepersonaliseerde uitnodigingen en laat nabellen door een callcenter. - Measurable
Maak je doelen meetbaar. Zorg er met andere woorden voor dat je ook kunt verifiëren wat je vooropstelt. Meten is… je weet wel. Zo zie je onderweg duidelijk waar je staat - wel zo handig om en cours de route hier en daar wat bij te sturen - en kun je nadien ook effectief evalueren. ‘Ik wil dat onze teambuilding tof wordt’ is niet meetbaar. ‘Ik wil 35 deelnemers, waarvan er 25 ook inschrijven voor de barbecue nadien’, is dat wel. - Attainable
Zoals eerder gesteld: zorg dat je doelen haalbaar zijn. Dromen is fijn, maar ga niet zweven. Dat wil beslist niet zeggen dat er geen uitdaging mag zijn. Proberen om een BV zover te krijgen om je netwerkevenement op te leuken is misschien moeilijk, maar vast wel haalbaar. Hetzelfde verwachten van de koning, iets minder. - Relevant
Uitdagende doelstellingen zijn mooi en leveren vast applaus op als je ze haalt. Maar zijn ze ook echt relevant voor je project? Uitdagingen om de uitdaging zijn misschien op hun plaats op een sportkamp maar als ze niets bijbrengen voor de doelstellingen van je evenement - bijvoorbeeld leads genereren - zijn ze nutteloos. Als die ‘hard-to-get-BV’ dus op geen enkele manier voor extra prospects of afspraken zorgt, dan kijk je eigenlijk gewoon aan tegen een berg verspilde tijd, geld en energie. - Timely
Planning. Eigenlijk dé sleutel voor een geslaagd evenement. Tip nummer één: begin op tijd. En probeer vervolgens op alles wat je van plan bent een datum te prikken. Die inspirerende spreker(s) vastleggen tegen dán en de event catering tegen dán. Uitnodigingen buiten de zoveelste en afsluiten inschrijvingen ten laatste die of die dag. Je planning is jouw draaiboek vanaf dag één. Hou je er strikt aan, en alles valt beslist in de juiste plooi.
Van hieruit vertrekt alles
Het definiëren van je doelstellingen bij het organiseren van een evenement is de allereerste stap en bepalend voor al de stappen die volgen. Én uiteindelijk ook voor wat er van je evenement zal terechtkomen. Ga dus niet over één nacht ijs en denk er stevig over na. Liefst zelfs twee keer. Dan wordt je evenement beslist een schot in de roos.
Wie wil je erbij?
Je bent het eens over het waarom. Nu de volgende horde, wie?
De hamvraag: wié vraag je op je evenement om je doelen te bereiken? Al is de kans natuurlijk groot dat je al een specifieke doelgroep in gedachten had wanneer je die doelstellingen vastlegde. Hoe dan ook is het een belangrijke keuze die bepalend is voor zowel het verloop van je evenement als voor de uiteindelijke uitkomst ervan.
Zes gerichte vragen om de juiste doelgroep te kiezen
Weet je niet goed hoe hieraan te beginnen? Als je voor jezelf de 6 onderstaande vragen beantwoordt, dan kom je er beslist wel uit. Al kun je er zelf waarschijnlijk nog een pak meer bedenken, specifiek voor jouw soort evenement. Gewoon doén!
1. Welke doelgroep sluit aan bij mijn doelstellingen?
Als je je doelstellingen helder hebt geformuleerd, dan zal het antwoord op deze vraag nooit echt een slag in het water zijn. Al zal de uitkomst niet altijd even eenduidig blijken. Bij het bepalen van je doelstellingen had je misschien wel de meest voor de hand liggende doelgroep voor ogen, maar zelden is de zaak zo zwart-wit. Het wordt sowieso puzzelen.
2. Intern of extern?
Met de interne doelgroep kijk je aan tegen zowat iedereen die bij je bedrijf werkt of heeft gewerkt, inclusief partner en eventueel kinderen. Van jong tot oud, van arbeider over freelancer tot bestuurder. Niet echt een mooi homogeen publiek dus. Al kun je binnen deze groep uiteraard zelf nog segmenteren (bijvoorbeeld enkel het hoger kader) al naargelang het opzet van je evenement.
Bij de externe doelgroep reken je leveranciers, klanten, sponsors, pers, buurtbewoners, en zo verder. Iedereen die op de een of andere manier met je organisatie te maken heeft, zonder ertoe te behoren. Die link met je bedrijf kan bijvoorbeeld ook een mogelijke interesse in je product of organisatie zijn - prospects en potentiële klanten dus.
Meestal zal al snel duidelijk zijn of je interne (Sinterklaasfeest) of externe (productvoorstelling) doelgroepen wilt aanspreken. Of beide (inhuldiging nieuw bedrijfsgebouw). Ook hier ligt geen pasklaar zwart-wit antwoord voor je klaar, en zul je heel wat zaken tegen elkaar moeten afwegen.
Al hoeft een en ander niet strikt afgebakend te zijn, toch is het belangrijk dat je hierin duidelijke keuzes maakt.
3. Hoe bereik ik mijn gekozen doelgroep(en)?
Van je bestaande relaties - zowel interne als externe - beschik je meer dan waarschijnlijk over de contactgegevens. Een uitnodiging voor je personeelsfeest op haar bestemming krijgen kan hier geen probleem zijn. Wil je een ruimere doelgroep bereiken, neem bijvoorbeeld ‘IT-netwerkspecialisten’, dan kun je ervoor kiezen om contactgegevens te huren of te kopen bij een zogenaamde listbroker. Dan weet je heel precies hoeveel mensen je met je uitnodiging bereikt.
Maar je kunt er natuurlijk ook voor opteren om je evenement luidkeels kenbaar te maken via de sociale media. Mits een beetje research kom je er algauw achter of je hiervoor best Linkedin inschakelt, Facebook of Twitter. Of alles tegelijk natuurlijk. Al deze platformen beschikken over hun eigen specifieke tools om jou hierbij te helpen.
4. Kan ik mijn doelgroep(en) interesseren met mijn evenement?
“What’s in it for me?” Dat is onveranderlijk de eerste vraag die je genodigde zich stelt als jouw uitnodiging binnenrolt. Want hoe vreemd jij dat misschien ook vindt, niemand - behalve eventueel je vrienden en familieleden - offert zijn kostbare vrije tijd op voor jouw evenement, uitsluitend om jou een plezier te doen. Maar laten we eerlijk zijn, uiteindelijk stel jij jezelf die vraag ook als je bepaalt wie je uitnodigt. Onthoud dus dat in de regel iemand pas op je evenement verschijnt als hij of zij daar op de ene of andere manier ook effectief baat bij heeft. Aan jou om er dus voor te zorgen dat dit ook het geval is. Win-win, weet je wel?
5. Wat verwacht ik van mijn genodigden?
Een belangrijke vraag waarop je zeker een duidelijk antwoord moet formuleren: waarom wil je dat al die mensen naar jouw evenement komen? Wil je de banden met je klanten steviger aanhalen, wil je ze overhalen om op iets in te tekenen of te kopen, wil je nieuwe leads genereren, of wil je de cohesie binnen je eigen bedrijf verstevigen? Het antwoord op deze vier vragen zal je evenement evenveel verschillende richtingen uitsturen.
6. Hoeveel mensen nodig ik uit?
Het antwoord op die vraag wordt bepaald door verschillende factoren. Zo is er uiteraard het vooropgestelde budget, de beschikbare ruimte op de gekozen locatie en natuurlijk ook de grootte van de doelgroep in je bestand. Maar kwantiteit is geen garantie voor kwaliteit. Meer is niet per se beter. Laat kwaliteit (in functie van je doelstellingen) dus je grootste zorg zijn. 25 genodigden die oprecht belangstelling hebben voor jouw product zijn te verkiezen boven 85 die vooral oog hebben voor de gratis oesterbar.
Bovendien is er nóg een factor waarmee je hier beslist rekening moet houden als je gaat uitnodigen. Een die ons meteen brengt bij een heikel punt: de no-shows.
Wat je zeker moet weten over ’no-shows’
Genodigden die zich inschrijven voor je evenement en dan uiteindelijk hun kat sturen: het is best wel een issue in de evenementenwereld. Het probleem laat zich het meest voelen bij gratis evenementen. Gratis dan voor de genodigden, welteverstaan. Jou kost het altijd geld.
De ene sector heeft al wat meer last dan de andere. Tot voor enkele jaren ging je er voor niet-betalende, externe evenementen sowieso vanuit dat zo’n 35% van de inschrijvingen gewoon niet kwam opdagen. Blijkbaar is vooral de IT-sector in dit bedje ziek, al lijkt de situatie stilaan te verbeteren. Vandaag streeft men er grosso modo naar om onder de 10% te blijven, al is dat natuurlijk nog best veel. Zeker als je voor ogen houdt dat elke no-show, elke stoel die onbezet blijft, jou effectief geld kost (denk huur locatie, catering, verwarming, …). Bovendien zorgt het óók voor een verminderd rendement van je evenement.
Bij betalende evenementen ligt dat percentage iets lager. Logisch: wie betaald heeft, is immers eerder geneigd om ook effectief op te dagen.
Intussen hebben enkele vakorganisaties de handen in elkaar geslagen. Zo werd The Promise opgericht met als enige doel dit fenomeen door middel van bewustmaking terug te dringen. Zij brengen vooral het morele aspect van de verspilling voor het voetlicht. Ze lieten er zelfs speciaal een videoclip voor maken.
Tip!
The Promise contacteert - op een sympathieke manier - de no-shows en laat hen fijntjes weten hoe jammer het is dat ze niet op de afspraak waren. Én met de vraag of ze als wederdienst niet een van de voorgestelde goede doelen willen steunen. De wegblijvers beseffen zo dus vooral dat hun no-show niet onopgemerkt is voorbijgegaan. Dat maakt dat ze een volgende keer waarschijnlijk iets langer zullen nadenken en zich niet zomaar lukraak op gelijk wat inschrijven.
Het kostenplaatje uittekenen
De omvang van je evenement wordt overwegend bepaald door je budget. Het verdient dus je volle aandacht.
Je doelstellingen en je doelgroep(en) staan mooi op papier. Laten we dan even bekijken hoe het staat met je budget. Hoe bepaal je dat? En hoeveel budget wijs je toe aan elk onderdeel? En wat als je uit de bocht dreigt te gaan?
Hoe groot is mijn totale budget?
Dat is letterlijk het allereerste wat je moet weten vooraleer je effectief kunt beginnen te budgetteren voor je evenement. Vertrek je vanuit een opgelegd budget en moet je daarmee je evenement zien te organiseren, of plan je je evenement en bekijk je dan wat het volledige kostenplaatje is?
Tools om je budget op te maken
Om je budget te plannen, kun je eigenlijk gewoon een excel-overzicht aanmaken en daarin één voor één alle kosten en uitgaven oplijsten. Anderzijds bestaan er ook heel wat specifieke apps voor budgetberekening en -beheer. Je hebt daarmee meestal al meteen een eerste kost op je budget staan, maar apps zoals Planning pod, Smartsheet of Grenadine bieden echt een meerwaarde. Hoe groot die kost uiteindelijk wordt, hangt af van hoe performant, uitgebreid en professioneel de app is.
Maar je kunt het jezelf ook makkelijk maken en gratis de Event Budget Template downloaden die wij hier voor je hebben klaarstaan.
Wat zet je zeker in je budgetplanning?
Onderstaande zaken neem je best op in je budget. Uiteraard kun je nog meer toevoegen, maar dit zouden we zeker als minimum aanbevelen. In de loop van je project kun je ook nog met de verschillende kosten gaan schuiven, zodat het hele plaatje mooi klopt tegen de dag van je evenement.
- Item: in deze kolom plaats je elk individueel item dat je wilt budgetteren. Maak een mind-trip doorheen je hele evenement, van begin tot einde, en noteer alles wat mogelijk geld gaat kosten. Beperk je zeker niet tot de grote slokoppen zoals locatie, catering en AV (audiovisueel) maar denk ook aan de kleinere kosten als marketing, transport, DJ en/of artiesten boeken, hostessenservice, goodiebag samenstellen, fooien, … echt ALLES dus. En doe het zo gedetailleerd mogelijk.
Noteer alles afzonderlijk en probeer niets te groeperen, zelfs als dat op het eerste gezicht logisch lijkt (zoals bv. het eten en de drank). Achteraf wordt het dan alleen maar moeilijker om nog met die budgetten te gaan schuiven. - Omschrijving: beschrijf elk item kort en bondig, maar ook zo helder en nauwkeurig mogelijk. Is dat belangrijk? Ja! Want dan weet iedereen altijd waarover het precies gaat en kan ook iemand van buitenaf evalueren of een item essentieel is voor het welslagen van je evenement. Bijvoorbeeld je baas of je opdrachtgever.
- Benodigde volumes: hoeveelheden zijn erg belangrijk als je budgetteert. De kleinste wijziging kan een enorme impact hebben op je budget, in beide richtingen. Besteed hier dus zeker de gepaste aandacht aan.
- Geschatte kost: tarieven verschillen. De ene eventlocatie kan bijvoorbeeld een pak meer kosten dan die andere vlak ernaast. Maar hier volstaat het vaak al dat je de ordegrootte inschat zodat je een zicht krijgt op je budget.
- Werkelijke kost: hier noteer je wat iets uiteindelijk effectief gekost heeft. Dit is vooral belangrijk om achteraf te kunnen evalueren en het is tegelijk nuttige info voor een volgende keer.
Ps: een evenement organiseren brengt ook vergunningen en verzekeringen met zich mee. Onze vrienden van Eventplanner hebben hier alle benodigde vergunningen en verzekeringen voor je opgelijst.
Aan het werk
Als je eenmaal alle kostenposten op je planning hebt staan, is het zaak om die geschatte kosten zo realistisch mogelijk te maken. Zo krijg je een duidelijk beeld van hoe je uiteindelijke budget eruit zal gaan zien. Zo is het bijvoorbeeld ook een goed idee om vooraf een maximumkost per hoofd te bepalen. Deel onderweg geregeld even je totale voorziene kost (op dat moment) door het aantal voorziene gasten, en je weet meteen waar je staat.
Op zoek naar prijzen
Houd er rekening mee dat de meeste leveranciers je slechts algemene of benaderende prijzen zullen geven, als jij geen specifieke offerte vraagt (en dat kun je ook niet: onthoud dat je nog niet weet wanneer, waar en hoe omvangrijk je evenement precies zal zijn). Maar je krijgt zo wel een duidelijk beeld van wat je voor welke prijs kunt krijgen.
Het is beslist ook een goed idee om hier een extra werkblad met je verschillende leveranciers en hun voorwaarden toe te voegen. Zo weet je altijd waar je terecht kunt. Én om makkelijk prijzen te kunnen vergelijken, natuurlijk.
Let wel op, dit is niet iets wat je zomaar eventjes in één-twee-drie doet. Begin er dus zeker lang genoeg op voorhand aan.
Voorzie ook een rampenfonds
Hoe goed je alles ook plant en op voorhand uittekent, Murphy kun je nooit uitsluiten. Verstandig dus om daar nu al rekening mee te houden: een kleine oorlogskas is geen onnodige luxe.
Wat kan er dan zoal misgaan? Denk gewoon even volop Worst Case - wat is het ergste dat zou kunnen misgaan - en ga je lijst af. En wat met annuleringskosten? Onwaarschijnlijk maar niet onmogelijk… Hoeveel je best aan de kant houdt? Met zo’n 15% van het totaalbudget overleven de meesten het. Meestal.
Swingt je budget de pan uit?
Dreigt je budget al in de ontwerpfase te ontsporen? De kans is immers niet onbestaande dat je een en ander nét iets te optimistisch had ingeschat, zeker als je dit voor de eerste keer doet. Voorlopig nog geen paniek. Tijd om aan sponsoring te beginnen denken.
Sponsoring
Sponsors zoeken voor je evenement loont altijd, al moet je er misschien wel even wat meer moeite voor doen. Naamsbekendheid is voor veel bedrijven erg belangrijk, en velen willen jou graag betalen om dit voor hen te helpen realiseren. Zorg dus voor een wervend sponsordossier. Werk je voor een chemiereus die een internationale beurs met gerenommeerde gastsprekers op stapel zet, dan kom je uiteraard bij een ander soort sponsors terecht dan wanneer je als lokale scoutsgroep een toneelvoorstelling organiseert. Maar jouw scouts vinden evengoed sympathisanten bij de lokale middenstand en bankkantoren. Al zullen de budgetten wel wat verschillen.
Scoren met goodiebags
Ze doen het altijd, die goodiebags: iédereen wil er eentje mee naar huis. Leuk voor jou en goed voor je sponsors. En het mooiste is, die dingen kosten jou geen cent. Je sponsors leveren jou gratis alle give-aways met hun naam en logo op. En vaak betalen ze ook nog om mee in jouw goodiebag te mogen. Het zal allemaal een beetje afhangen van de grootte en de belangrijkheid van je evenement.
Je kunt er natuurlijk zélf ook spulletjes insteken als jouw blijk van waardering voor wie naar je evenement kwam. Dat kost natuurlijk wél iets. Maar het is goed voor joúw naamsbekendheid en très sympa bovendien. Wil je graag weten wat wij het meest in zo’n swag bag kunnen appreciëren? Vooruit dan maar, onze top-vijf:
- Lekkers! Dat mag gerust een staal zijn. Gezond hoeft zelfs niet. Lekkers gaat er altijd in.
- Kortingbons en vouchers. Hoe meer, hoe liever. Maar laat het wel voor iets zijn dat aansluit bij de interessesfeer van je genodigden.
- Gadgets. Met leuke en vooral originele gadgets scoor je haast altijd.
- Bruikbare hebbedingetjes voor op kantoor, in de keuken of in de wagen. Een beetje saai misschien, maar wel … bruikbaar.
- Elektronische goodies: een flash drive met daarop toegang tot allerlei exclusieve online promoties. Nog milieuvriendelijk ook.
Bottom line: laat het iets van (toch minstens een béétje) waarde zijn. Flyers en folders horen daar meestal niet bij.
Tip!
Inkom vragen?
Je zou ook nog kunnen overwegen om toegangsgeld te vragen. Hier denk je best wel even over na. Organiseer je een prestigieus benefietgala of een award-uitreiking met internationaal allure, dan heb je zowat carte blanche. Voor minder bekende en eenmalige evenementen is het dansen op een slappe koord. Het feit dat je entree vraagt kan zowel in je voordeel als in je nadeel spelen. Valt het mee, dan is dat mooi meegenomen voor je budget. Valt het tegen, dan zou je wel eens met een veel te grote zaal kunnen eindigen.
Het beste moment voor jouw evenement
Wanneer is jouw moment voor een evenement?
10 tips om de bal niet mis te slaan.
1. Check de kalender van je concurrenten
Als je maar op één ding zou letten, zorg er dan voor dat je zeker niet dezelfde datum kiest als je concurrent. Die vist immers in dezelfde vijver als jij, zowel qua publiek, media als middelen. Ga dus zeker voor een ander moment, zelfs al stelt dat evenement volgens jou niks voor in vergelijking met het jouwe.
2. Houd ook andere evenementen in de gaten
Vinden er op een bepaalde dag evenementen plaats die jouw doelgroep interesseren, dan is ook die datum een no-go. Zeker als het grootschalige evenementen zijn, want dan wordt het ook nog eens moeilijker om kwaliteitsvolle cateraars, shuttlediensten, artiestenbureaus, AV-professionals of logies te vinden.
3. Mijd vakanties
Je mag tijdens de zomermaanden een evenement plannen, maar dat zal sowieso aan je inschrijvingen knagen. Vooral tijdens het bouwverlof draait een groot deel van het bedrijfsleven op een (heel) laag pitje. Niet doen dus. Ook de kerst- en paasvakanties zijn niet ideaal als je volk op de been wilt krijgen.
4. Bestudeer de sportkalender
Is er een belangrijke match, finale of aankomst van een wielerwedstrijd voorzien, zoek dan maar alvast een andere datum. Zelfs al zorg je voor een groot scherm, de meeste mensen kiezen liever zelf waar en met wie ze hun helden aanmoedigen. En de kans is groot dat dat niet op jouw evenement is.
5. Ook de politiek kan roet in het eten gooien
Verifieer of er op het moment dat jij je evenement wilt organiseren geen partijcongres of publieke activiteit van een belangrijke politieke partij of belangengroep plaatsvindt. Ook deze kunnen een deel van je publiek afsnoepen. En politici die je misschien wou uitnodigen als gastspreker, zullen dan vrijwel zeker verstek geven.
6. Schrap maandagen
Kies nooit voor een maandag. Maandagen zijn slecht. Ken jij iemand die de werkweek wil beginnen met een evenement? Dinsdag, woensdag en donderdag zijn dan weer prima voor zakelijke evenementen, al moet je op woensdag rekening houden met part-timers. Vrijdag, zaterdag en zondag zijn vooral geschikt voor feestevenementen.
7. Leveranciers en hun pieken
Ook je leveranciers hebben hun piekperiodes waarin ze dus niet zomaar voor jou kunnen klaarstaan. Cateraars en fotografen bijvoorbeeld hebben het erg druk in het voorjaar tijdens de ‘communieperiode’. Bovendien wordt er dan ook nog eens duchtig getrouwd. Check dus vooraf even wanneer je belangrijkste leveranciers hun drukste periode hebben.
8. De seizoenen
De winter zal je waarschijnlijk het meest parten spelen. Sneeuw, ijs, storm en ontij zouden wel eens een groot aantal no-shows kunnen opleveren. Mijd als event manager dus hartje winter als je kunt. Al moet je in de zomer dan weer rekening houden met de vakanties en met mooi weer, want dan is het terrasjestijd. Het is altijd wat!
9. Hou je ver van de spits
Niemand duikt graag vrijwillig de spits in, en al zeker niet op of rond een grote markt in een grote stad. Probeer er daarom voor te zorgen dat je evenement niet pal midden in de ochtend- of avondspits van start gaat. Of eindigt.
10. After work, liever geen werk
Na een lange, drukke werkdag hebben de meeste mensen het wel gehad. Na de werkuren een evenement organiseren kan wel, áls het maar leuk en gezellig is. Wil je een congres organiseren over nierstenen omstreeks etenstijd, dan zul je weinig bijval scoren. Tegen een barbecue annex bowling zullen dan weer weinig mensen protesteren.
Locatie, de bepalende succesfactor voor je evenement.
Het is het gezicht van je evenement. Niet meer of minder.
Je kent je budget, je hebt een idee van het aantal genodigden en je weet welk type evenement je organiseert. Dan kun je nu op zoek gaan naar een geschikte locatie. Sorry, de perfécte locatie. Dit is niet zomaar een stap. Het is een van de belangrijkste beslissingen die je maakt in de loop van het organisatieproces op weg naar een succesrijk evenement. En er is een heleboel waarmee je rekening moet houden.
Waarom een geschikte locatie zo belangrijk is voor het succes van je evenement
De plek, het gebouw, het terrein waar je je evenement organiseert, bepaalt in grote mate de uitstraling ervan. Het wordt als het ware het gezicht van je project. Behoorlijk belangrijk dus en beslist de moeite waard om er serieus werk van te maken. Laat je dus zeker niet verleiden om de eerste de beste locatie te boeken die je wel leuk lijkt. Bekijk zoveel mogelijk verschillende opties en weeg de voor- en nadelen zorgvuldig tegen elkaar af.
Verschillende types van evenementen en mogelijke locaties
Er zijn natuurlijk eindeloos veel locaties die misschien wel in aanmerking komen voor jouw evenement. Zorg er hoe dan ook voor dat de locatie matcht met het soort evenement dat je voor ogen hebt. Dat je met een groots opgezet galadiner in de kantine van de gemeentelijke voetbalploeg geen hoge ogen zult gooien, hoeft geen betoog.
Hieronder vind je alvast een (alfabetische) lijst van de meest courante soorten evenementen en mogelijke evenementlocaties, ter inspiratie. Zoals je merkt kun je zowat elke locatie omtoveren tot hotspot voor jouw project. Aan jou om te beoordelen in welke locatie jouw evenement het best tot zijn recht zal komen. En bedenk ook dat hoe minder de locatie matcht met de sfeer die je voor je evenement wilt, hoe meer je zelf voor aankleding en decoratie zult moeten zorgen om dit te compenseren.
PROFICIAT!
Je zit nu in de helft van deze checklist. Bevalt het je tot nu toe? We snappen als geen ander dat time money is... Daarom kun je via de button hieronder deze checklist in een handige PDF downloaden. Is dat niet lief van ons?
Waar vind ik een geschikte locatie voor mijn evenement?
Heb je eenmaal een idee in wat voor locatie je je evenement tot leven wilt brengen, dan is het zaak om die éne, voor jou geknipte locatie te vinden en te boeken. Hopen op goed geluk om op die gouden locatie te botsen, is even verstandig als een loterijbiljet kopen in de hoop zo je evenement te kunnen bekostigen.
Beter is het om bij gespecialiseerde websites je licht op te steken. Daar vind je beslist wat je zoekt en blijf je door het bos de bomen zien. Want geloof het gerust: er is veel. Heel veel. Onderstaande portaalsites zijn als het ware one-stop-shops voor wie een evenement organiseert.
- Event Planner
- Locaties en event- en feestorganisators
- Eventplanner.tv: alles over events organiseren + business-gerelateerde topics
- Nieuws uit de sector en reviews
- Offerte aanvragen
- Event Online
- locaties voor bedrijfsevents, congressen en beurzen
- Eventbureaus, organisatiebureaus en toeleveranciers
- Nieuws uit de sector
- Venues Online
- Uitgebreid B2B-aanbod vergader-, congres- en evenementlocaties in Europa
- Offerte aanvragen
Waarop let je nog meer bij het zoeken naar een evenementlocatie?
Uiteraard is het niet enkel het gebouw op zich dat belangrijk is. Ook de ligging zal bijdragen tot het al dan niet slagen van je evenement. Bekijk dus of de plek vlot bereikbaar is, enigszins centraal gelegen, en dat de gemiddelde reisafstand voor je doelgroep aanvaardbaar blijft. Organiseer je een evenement met een internationale gastenlijst, kies dan je locatie in de nabijheid van een luchthaven. Houd in dat geval ook de bereikbaarheid met het openbaar vervoer in het oog.
Vijf vragen die je zeker moet stellen bij het contacteren van je mogelijke evenementlocatie.
Heb je uiteindelijk enkele locaties gevonden die aansluiten bij je project én je verwachtingen, dan is het zaak om zoveel mogelijk relevante informatie te verzamelen. Aarzel dus zeker niet om vragen te stellen. Veel vragen. Maar begin alvast met deze vijf. Dan vergeet je dat alvast niet.
- Wat is de forfaitaire prijs om de gekozen locatie af te huren? Vraag zeker ook naar de mogelijkheden voor op- en afbouw. Probeer een gunstig tarief te bedingen voor de extra dagen die je daarvoor eventueel nodig hebt.
- Wat als je annuleert? Houd die Murphy toch maar goed in de gaten.
- Wat met de catering? Is er een ‘huis-cateraar of -chef’ of moet je zelf iemand inschakelen? Dit is een heel belangrijk issue waar je hoe dan ook serieus over moet doorbomen. De repercussies op het welslagen van je evenement (én je budget) zijn immers aanzienlijk.
- Over welke A/V- en geluidsmogelijkheden beschikt de locatie? Hoe zit het met de stroomvoorziening? Kan live muziek?
- Zijn er (voldoende) parkeerfaciliteiten? Is de parking gratis of betalend? Wat met shuttlediensten en taxi’s?
Klaar om een geweldig bedrijfsevent bij Kinepolis te organiseren? Contacteer ons hier.
De praktische kant
Heb je je locatie gekozen, dan is het tijd om ook de meer praktische zaken af te toetsen. Is alles aanwezig om een vlekkeloos verloop van je evenement te garanderen? Wat kan vanuit de locatie verzorgd worden en waar moet je zelf achteraan?
- Tafels, stoelen en tafelaankleding, bloemen, vestiaire?
- Koffie, thee, versnaperingen tijdens de pauzes?
- Voorzieningen voor mensen met een beperking?
- Hoe staat het met de akoestiek?
- Volstaat de verwarming?
- Wordt de locatie die dag ook nog aan andere bedrijven verhuurd of heb je ‘exclusiviteit’?
- ...
Bespreek al de do’s en don’ts
’There is more to it than meets the eye’, een uitspraak die hier beslist op haar plaats is. Overloop dus met de verhuurder zeker ook de minder voor de hand liggende zaken (maak op voorhand een lijstje!). Vraag gerust naar extra diensten die de verhuurder al dan niet aanbiedt, maar vergeet het ook niet te hebben over eventuele beperkingen. Hier alvast een voorzet.
- Opbouwen en afbreken?
- Schoonmaakteam?
- Security en beveiliging?
- Maximaal aantal genodigden (i.v.m. brandweerreglementen)?
- Mag je nog met andere leveranciers werken (bv. voor A/V, bediening, decoratie,…)?
- Is er een minimumafname waartoe ik me verbind? Wat als het aantal inschrijvingen tegenvalt?
- ...
Tip!
Bezoek je locatie op voorhand
Tenzij je een heel goede reden zou hebben om het niét te doen, moet je zeker en vast de tijd uittrekken om je locatie persoonlijk te bezoeken en uitgebreid te bezichtigen. En dat doe je uiteraard best vóór je een contract tekent. De foto’s in folders, brochures en websites helpen je wel om een beeld te krijgen, maar er zijn heel veel zaken die je echt ter plaatse moet evalueren. Vergeet ook niet te polsen of de locatie referenties kan voorleggen.
Vraag dus een volledige rondleiding, van de parking over de ontvangsthal en de evenementruimtes tot en met de sanitaire voorzieningen. Dit bezoek geeft je misschien zelfs nog wat onderhandelingsruimte alvorens definitief toe te zeggen. Je zult er hoe dan ook geen spijt van hebben.
De liefde van je gast gaat (vooral) door de maag
Je evenement is méér dan ‘Let Them Eat Cake’, maar toch. Wat is de rol van catering?
Neemt de locatie die je koos voor je evenement ook de volledige catering voor zijn rekening (en voldoet die aan de kwaliteitseisen die jij vooropstelt)? Dan kun je even opgelucht ademhalen. Dat is alvast een zorg minder. Is dat niet het geval, dan moet je zelf de hort op. Maar geen nood, wij gidsen je er doorheen.
Cateraar of traiteur?
Eerst en vooral is er natuurlijk de vraag: ga je voor een professionele cateraar of zit je wat krap met je budget? In dat geval kijk je misschien beter even uit naar een lokale traiteur. De meesten leveren uitstekende kwaliteit en kunnen vaak ook verrassend origineel uit de hoek komen.
Het oog wil meer dan je denkt
Zorg ervoor dat de catering aangepast is aan de stijl van je evenement. Hoé je iets serveert is hier vaak even belangrijk als wat de chef uit zijn koksmuts tovert. Zeker bij het organiseren van een themafeest moet jij serieus ‘uit de box’ denken, en bijgevolg ook je keukenteam. Ga dus zeker niet over één nacht ijs bij het kiezen van de geschikte cateraar.
Bepaal wat je nodig hebt
Ontbijt, brunch, broodjes- of buffetlunch, vieruurtje, walking dinner, live cooking, borrelhapjes… alles is mogelijk en meer ook. Met of zonder bediening. Beslis wat je nodig hebt in functie van het soort evenement en je budget.
Informeer bij je cateraar wat hij je kan aanbieden, en vooral ook, voor welke prijs. Vraag in elk geval een gedetailleerd prijsbestek waarop alle kosten afzonderlijk vermeld staan. Zo heb je een perfect overzicht en kun je nog makkelijk iets aanpassen.
Proeven voor de goede zaak
Gaat een en ander de gastronomische kant uit, dan is het beslist een goed idee je cateraar om een zogenaamde tasting te vragen, waarbij je de verschillende gerechten kunt proeven met de bijpassende wijnen. Dan weet je perfect wat je je gasten voorschotelt.
Speciale wensen
Informeer ook of de chef rekening kan houden met bijzondere wensen zoals een vegetarisch of veganistisch menu. Ook de vraag naar aangepaste gerechten in functie van aandoeningen en allergieën komt vaak. En dan zijn er nog de diverse religieuze do’s en don’ts waarmee je misschien te maken krijgt. Vraag wat kan.
Je cateraar uitnodigen
Het is ook niet ongebruikelijk je cateraar te vragen om zelf op de locatie van je evenement poolshoogte te komen nemen. Hij ziet misschien (waarschijnlijk) dingen die jij niet ziet en kan er dan ook op anticiperen. En hou je zeker niet in om vragen te stellen. Domme vragen bestaan niet en je cateraar zal je met veel plezier antwoorden.
What’s hot & what’s not
Omdat jij misschien door het bos de bomen niet meer ziet, hebben wij even de hotste trends voor jou opgezocht. En gelijk ook wat dat absoluut NIET meer is. Just to be on the safe side, zeg maar.
Grab & go
Hippe food trucks waar je de meest verrassende gerechtjes kunt scoren, zo uit het vuistje zijn top! Met een of meerdere food trucks op je evenement verliezen je gasten minder tijd. Een snelle, gezonde én lekkere hap en hop… weer aan het werk. Trendy en ook betaalbaar.
Verspilling
Een groot deel van al het voedsel dat wordt geproduceerd wordt gewoon weggesmeten. Een praktijk die gelukkig steeds meer mensen tegen de borst stuit. No-shows worden hier bijvoorbeeld op attent gemaakt. En misschien is het wel een goed idee om jouw overschotten aan een organisatie voor minderbedeelden te schenken?
Bistronomia
Eerlijk en lekker eten en vooral… no nonsense! Dat is het credo van de nieuwste lichting chefs die zich niks aantrekken van ‘wat hoort’. Geen gemarineerde verkleinwoordjes op bedjes van flauwekul voor hen. Quality food met plaatselijke producten en onbekende maar overheerlijke wijnen, casual sfeer … iets voor jouw evenement?
Standaard buffet
Slappe sla, taaie rosbief, uiteengeplukte zalm en de onvermijdelijke tomate crevette. Geef toe… saai, saai, saai. Gelukkig heeft deze vorm van catering zijn beste tijd gehad - en iedereen weet het. Denk dus best nog een keertje na mocht deze op het verlanglijstje voor je bedrijfsfeest staan.
Smart menu’s
Even doordenken over het menu, en alles van je evenement blijft je gasten heel wat beter bij. Een gezonde, proteïnerijke hap met mager vlees of vette vis (omega-3!) en verse lokale groenten maakt immers dat je veel alerter bent en dat je na de maaltijd niet indommelt.
Suiker en vet
Je beperkt best het aanbod van suikers en vetten, vooral van de gebruikelijke snacks aan de koffietafel. Ze zijn misschien wel lekker en zorgen voor een korte oppepper, maar al heel gauw ook voor een flinke dip: iedereen humeurig, loom en lusteloos. En dat wil je toch niet?
Je evenement op de kaart zetten
Alles ligt vast. Nu nog ervoor zorgen dat iedereen het ook weet. En vooral… veel zin krijgt om te komen.
Heb je een open budget, dan kun je er natuurlijk voluit tegenaan. Dan doe je wat je wilt: tv, radio, print, banners… De kans is echter groot dat de budgetten beperkt zijn, en zware uitgaven taboe. Hoe begin je daar dan aan, zo’n evenement promoten?
Onbetaalbare tips om je eventmarketing betaalbaar te houden.
Een event website
Van hieruit vertrekt alles. Dit kan een pagina op de website van je bedrijf zijn of een complete site speciaal voor je evenement. Hier is alle informatie bijeengebracht, kunnen deelnemers zich inschrijven of tickets kopen. Beschik je niet over webruimte, maak dan zeker een Facebookevent aan.
- Komen er gastsprekers op je evenement, geef hen dan een prominente plek op je site met foto, tekst en uitleg. Beschik je over video-interviews met de spreker(s) of kun je er misschien maken? Zeker doen! Zij zijn je publiekstrekkers bij uitstek.
- Het belangrijkste element op je eventpagina is de knop met ‘NU INSCHRIJVEN’ erop. Zorg ervoor dat hij onmiddellijk in het oog springt en begraaf hem niet onder een heleboel onbenulligheden.
Uitnodigingen via e-mail of post?
Ga je een echte, gedrukte uitnodiging maken, of ga je totaal digitaal? Een papieren uitnodiging heeft meer cachet en geeft je evenement letterlijk en figuurlijk meer body. Maar als een strenge penningmeester over je schouder meekijkt, dan zal de beslissing voor e-mail al snel gemaakt zijn. Maak er dan wel het beste van.
- Je allereerste bekommernis is om gezien, geopend en gelezen te worden. Daarom zorg je voor een pakkende onderwerpregel. Lezers triggeren doe je niet met halfzachte “13-in-een-dozijn-zinnetjes”. Je onderwerpregel mag gerust een aantal wenkbrauwen doen fronsen.
- Verstuur je uitnodiging ook eens in het weekend. De meeste mensen lezen ook dan hun e-mails. Om te beginnen is er dan bijna geen concurrentie in de inbox. En misschien staat je genodigde wel meer open voor jouw boodschap in een ontspannen context.
- Voeg geloofwaardigheid toe aan je e-mail met een video-link of testimonials.
- Eéntje is geentje. Mail dus gerust een keertje méér zonder te gaan spammen. Stuur eerst, lang voor het evenement, een aankondigingsmail met eventueel een vroegboekkorting. Mail opnieuw vlak voor het einde van de officiële inschrijfdatum, en enkele dagen later nogmaals een ‘laatste kans om toch nog in te schrijven’. Vlak voor het evenement stuur je dan nog eens een herinnering met al de relevante gegevens (én eventueel nog een allerlaatste kans om in te schrijven). Zorg er sowieso elke keer opnieuw voor dat je mail interessant en relevant is.
Sociale media zijn je vriend
Evenementen zijn sociale aangelegenheden waarbij je mensen uit eenzelfde interessesfeer bij elkaar brengt. En waar vind je die ook? Juist, ja. Aan het werk dus. Social media monitoring lóónt, big time!
- Bedenk eerst en vooral een korte, eenvoudige en leuk bekkende hashtag voor je evenement en gebruik die vervolgens waar je maar kunt, bij ELKE communicatie.
- In de regel verwijzen je persoonlijke Facebook-, Twitter- en Linkedin-accounts naar jouw website. Met een kleine ingreep leid je je bezoekers rechtstreeks naar je eventpagina.
- Stuur zoveel tweets als je maar kunt. Door de vluchtigheid van een tweetwall worden ze sowieso nooit allemaal opgepikt en je stoort er ook niemand mee. Met hagel op een mug schieten is meestal niet echt verstandig, behalve op Twitter. Zorg er wel voor dat je telkens met relevante en interessante info komt.
- Post je evenement op Facebook en Linkedin (oké, daar was je zelf wel op gekomen)! Denk aan je eventbeeld of -logo en je hashtag. En vergeet die link naar je eventpagina niet. En misschien is adverteren op Facebook ook wel een interessante optie voor jouw evenement.
- Stel voor om na inschrijving de deelname ook te delen via de diverse sociale platformen. Voorzie dus deelknoppen op het registratieformulier.
- Maak gebruik van je bevestigingsmail om inschrijvers aan te zetten je Facebookpagina of Twitteraccount te volgen, zodat je hen op de hoogte kunt houden van de laatste nieuwtjes.
- Bekijk behalve de grote drie zeker ook eens andere sociale netwerken zoals Snapchat, Pinterest of Instagram. Hou rekening met de eigenheid van elk platform en je zult niet onopgemerkt blijven.
Elke reden is dus goed om van je te laten horen via de diverse sociale media. Meer dan waar ook geldt hier: wie beweegt, wordt gezien!
Pers en media
De pers en de media zijn er ook voor jou, zelfs al zit je krap bij kas. Zij zitten immers te springen om interessant nieuws. En misschien ben jij dat wel met je evenement.
- Neem de tijd om een helder en interessant persbericht -of een volledige persmap- samen te stellen en de kans is groot dat (lokale) kranten, vakbladen en magazines het willen opnemen. Gratis media-aandacht voor het grijpen.
- Hetzelfde geldt voor lokale radio’s. Die ontvangen plaatselijk nieuws meestal met open armen. Is je evenement heel omvangrijk (of echt heel bijzonder) dan zijn zelfs de nationale zenders waarschijnlijk wel geïnteresseerd om een item aan jou te wijden.
Zoek geschikte partners
Waar staat geschreven dat je de klus helemaal alleen moet klaren? Inderdaad. Nergens.
- Je zou staan kijken wat je gedaan krijgt in ruil voor enkele gratis tickets. Probeer ruilovereenkomsten te sluiten met leveranciers die iets voor jou kunnen betekenen. Hetzij door je event te promoten via hun kanalen, hetzij door diensten of producten te leveren voor je evenement.
- Ga zo ook op zoek naar bloggers, vloggers, Youtubesterren, Instagramiconen met massa’s volgers op de sociale media, de zogenaamde ‘influencers’. Willen zij hun naam verbinden aan jouw evenement, dan zit je goed voor heel wat visibiliteit.
Tijdens je evenement
Het is niet omdat je evenement volop aan de gang is dat jij en je team op je lauweren kunnen gaan rusten.
- Tijd om foto’s en filmpjes te maken, reacties en quotes te verzamelen van deelnemers en ze op de sociale media te smijten, al dan niet voorzien van commentaren. Hier en daar een enthousiast interview en live reportage streaming doen het ook altijd goed.
- Tag er vooral op los. Hoe meer mensen je tagt, hoe meer reacties en likes, hoe meer buzz. En hoe meer buzz, hoe meer er gepost en getweet zal worden. En dat betekent alvast een vliegende start voor je volgende evenement.
- Overweeg om een gratis tombola of loterij in te lassen, eventueel met prijzen van sponsors. Deelnemers moeten je dan wel hun e-mailadres afstaan. En zo bouw je meteen een straf adresbestand op.
Na je evenement
Tijd om te evalueren, bedankingen rond te sturen en reacties te vergaren. Én ook te delen. Zo bouw je al een aardig stuk credibiliteit op voor je volgende evenement.
- Val nu zeker niet plots stil op Twitter. Laat van je horen en tweet royaal bedankjes aan het adres van alle aanwezigen, van de sprekers en al de medewerkers. En vergeet je sponsors niet!
- Post sprekende foto’s en filmpjes van het evenement, interviews, fragmenten van voordrachten en de ambiance op de afterparty. En ook hier: tag zoveel mensen als je maar kunt.
- Hou je ogen open en deel alles wat je ziet verschijnen over je evenement. Ook hier zal je hashtag zijn nut bewijzen.
Zo, dit lijkt misschien een onoverkomelijke berg, maar dat is het helemaal niet. Dat zul je al heel snel zelf ervaren als je er eenmaal induikt. En dat event marketing echt loont, dat ook.
D-day! Wat er nu nog kan misgaan? Zowat alles.
5 gouden regels om je evenement in goede banen te leiden.
Je hebt alles volgens het boekje gedaan en alles staat klaar voor de grote dag. Inschrijvingen zijn binnen, de catering staat op punt, sponsors zijn mee op de kar gesprongen, iedereen popelt van ongeduld. Zijn al je zorgen nu voorbij? Jammer genoeg niet. Want je moet er op de dag zelf natuurlijk ook voor zorgen dat alles verloopt zoals gepland. En dan komt een checklist als deze beslist van pas.
1. Maak een draaiboek voor je evenement
In een draaiboek schrijf je zo minutieus mogelijk op wat er op welk tijdstip moet gebeuren en door wie, net zoals bij het draaiboek van een film. Het officiële programma van je evenement is alvast een prima uitgangspunt.
Vertrek van daaruit om heel het verloop van de dag van minuut tot minuut uit te schrijven. Wanneer moet iedereen klaarstaan? Hoe laat is de briefing? Vanaf wanneer staan de mensen van de catering paraat? Wie vangt de gastspreker(s) op en waar? Alles krijgt een duidelijke tijd en plaats in je draaiboek zodat er geen ruimte overblijft voor verrassingen. Of toch zo weinig mogelijk. Al blijf je die Murphy toch maar best goed in het oog houden…
2. Stel je team samen
Gelukkig hoef je het niet allemaal in je eentje te rooien. Spreek met je collega’s duidelijk af wie welke verantwoordelijkheden op zich neemt. Iemand voor het onthaal, iemand die zich over de catering ontfermt en nog iemand anders voor de hostessen, AV-materiaal, IT-infrastructuur, en ga zo maar verder. Als iedereen ervoor zorgt dat zijn eigen kleine radertje mooi meedraait in het grote geheel en ieder doet wat van hem of haar verwacht wordt, dan loopt je evenement als een trein.
Vergeet je partners, sponsors, standhouders en leveranciers hier niet bij te betrekken. Elke betrokken partij moet van A tot Z weten wanneer en waar ze precies inpassen in het verhaal en ook met wie ze zullen samenwerken. Communiceer die verantwoordelijkheden klaar en duidelijk, zodat alle betrokkenen op elk moment weten bij wie ze terecht kunnen.
3. Een heldere briefing is de helft van het werk
Wil je een vlot verloop van je evenement, dan is het zaak ervoor te zorgen dat iedereen vanaf het eerste moment heel precies weet wat hem of haar te doen staat. Daarvoor dient je briefing, waarin dat allemaal haarfijn en overzichtelijk staat opgelijst.
Maak deze briefing zo overzichtelijk en gestructureerd mogelijk, zodat niemand er zijn weg in kwijtraakt. Vermeld zeker ook de contactgegevens van alle betrokkenen, zo is iedereen altijd bereikbaar. Geef uiteindelijk ook aan iedereen je draaiboek mee - of een beknopte versie daarvan - dan weet iedereen altijd wat er te gebeuren staat.
4. Doe een dry-run
Ga de dag vóór D-day stap voor stap doorheen het ganse evenement en bekijk hoe de realiteit overeenstemt met wat je op papier hebt staan. Check of het onthaal gesmeerd verloopt, test het AV-materiaal met de geluidstechnicus, loop zelf even het traject dat de bediening met de schotels of hapjes moet afleggen, enzovoort. Als je bepaalde timings nog wilt aanpassen, dan is nu het moment.
Probeer vooral ook te zien wat mogelijk nog zou kunnen misgaan, en zorg dat je het toeval voor bent. Stel jezelf bij elke stap de vraag: ’Wat als…?’ Je gelooft niet wat er dan nog allemaal de kop opsteekt. Zo’n ‘fire drill’ kan heel wat aan het licht brengen waarop je van aan de vergadertafel nooit had kunnen anticiperen.
5. Zorg voor degelijke signalisatie
En uiteindelijk ook: zorg voor duidelijke signalisatie zodat iedereen altijd makkelijk zijn weg vindt (het is meteen ook een ideale en goedkope manier om je partners en sponsors even extra in beeld te brengen). Signalisatie begint best al met herkenbare bewegwijzering bij invalswegen en in de directe omgeving van je locatie. Zo arriveert iedereen probleemloos - én op tijd - op je evenement. Vraag bij de lokale politie hoe je dat best organiseert. Sommige professionele eventlocaties bieden dit trouwens ook aan als service. In dat geval zit je dus gebeiteld.
Maar ook op je evenement zelf is signalisatie geen overbodige luxe, zeker als je in een groter evenementencomplex met verschillende zalen werkt. Bewegwijzering met info over welke spreker wanneer in welke zaal verschijnt, kan heel wat stress en humeurigheid voorkomen. Zorg ook dat de weg naar het sanitair, de vestiaire, en de parking duidelijk staat aangegeven, en wel om dezelfde redenen.
Leren van je evenement
De strijd is gestreden, nu nog het succes van je event evalueren.
Nu moet je gaan evalueren. Hoe goed was je evenement nu écht, als je er de doelstellingen naast legt die je helemaal in het begin had vooropgesteld? Want het is niet omdat iedereen zich die dag heeft geamuseerd, dat je event ook officieel geslaagd is. En andersom natuurlijk.
Do the math
Waren er zoveel aanwezigen als voorzien? Klopte je budget min of meer, of net helemaal niet? Bekijk waar je te veel hebt uitgegeven, en zeker ook waarom. Tel na hoeveel nieuwe leads je hebt gecreëerd en kijk of dat ongeveer overeenstemt met wat je wilde behalen. Overloop zo al je doelstellingen en vergelijk je prognoses met de uiteindelijke resultaten.
Deel je evaluatie met alle betrokkenen
Giet de cijfers en je bevindingen in een helder en overzichtelijk rapport en deel het met iedereen die bij de organisatie van je evenement betrokken was. Bespreek ook alle pro’s en con’s in verband met de locatie, de catering en al de andere aangeleverde diensten, en noteer je conclusies. Dit zijn kostbare handvaten voor een volgende evenement, maar het kan ook leerrijke informatie zijn voor leveranciers en partners.
Het oordeel van je bezoeker
Tot zover wat je er zelf van vond. Minstens even belangrijk is wat je gasten ervan vonden. En er is maar één manier om dat te weten te komen: het hen vragen.
Dat kan door bezoekers bijvoorbeeld op het evenement zelf al op één of andere manier om een evaluatie te vragen. Tijdens het event via hostessen, social media of live polls. Na het event kan dit via een evaluatieformulier op je website of via e-mail. Deze laatste optie is tegelijk eenvoudig, direct en ook effectief.
Een enquête: simpele - maar belangrijke taak
Stuur alle deelnemers de dag nadien - als alles nog vers in het geheugen zit - een bedankingse-mail met een korte vragenlijst. Wie enthousiast is, zal je graag willen feliciteren, maar wie met iets in de maag zit, zal dat dat nog liever naar jou toe willen ventileren. Positief of negatief: álle feedback is welkom.
Boost je respons
Met een kleine incentive kun je de respons door het dak jagen. En dat hoeft jou helemaal niet veel - of zelfs niets - te kosten. Denk bijvoorbeeld aan het gratis downloaden van opnames van je spreker(s) of een korting bij een volgende inschrijving.
Niet overijverig zijn
Vraag wat je wilt weten. Maar ook niet méér dan dat. Naam, e-mailadres en al de rest zijn al bekend, dus start niet met deze nog een keer te vragen. Je loopt dan het risico dat je respondent gewoon afhaakt. Vraag op de man af wat je wilt weten. Vriendelijk, kort en bondig, to the point.
Maar wat vraag je dan?
Weet je niet meteen welke vragen toepasselijk zijn voor jouw event? Hieronder hebben we een paar voorbeelden opgelijst van zaken waar je naar kunt informeren, en waar je echt iets aan hebt voor de organisatie van je volgend event.
Tip!
10 voorbeeldvragen voor jouw evaluatie
- Geef je algemene waardering over de organisatie van het evenement
- Wat vond je van het programma?
- Kon je de locatie waarderen?
- Voldeden de sprekers aan je verwachting?
- Waren de standen kwalitatief?
- Was er voldoende tijd om te netwerken?
- Jouw oordeel over de kwaliteit van de catering?
- Zou je ons evenement aanbevelen aan collega’s?
- Zal je een volgende keer opnieuw inschrijven?
- Geef jouw algemene waardering over ons evenement
Zo, nu heb je 9 hoofdstukken en welgeteld 9.108 woorden doorgeploegd waaruit je inspiratie kan putten. Ga met deze gids aan de slag en maak van je volgende evenementen een doorslaand succes. Heb je nog vragen of wens je je te laten begeleiden, aarzel dan niet om een van onze B2B account managers te contacteren. Of wil je liever je hele evenement laten organiseren door ons? Zij staan je graag bij om samen met jou een onvergetelijke ervaring te organiseren. Veel succes!
