blog post detail
Blijf op de hoogte

Ontvang tips, tricks en de laatste trends rechtstreeks in je inbox

Subscribe to Email Updates

Hoe maak je een draaiboek voor je evenement?

Zijn je uitnodigingen verstuurd? Heb je genoeg reminders verzonden? Is je catering gereserveerd? Dan ben je wellicht in spanning aan het aftellen tot de dag van je evenement. Wellicht wil je je zo goed mogelijk voorbereiden zodat alles de dag zelf van een leien dakje loopt. Een gedetailleerd draaiboek voor je evenement is onmisbaar. Maar hoe begin je er nu precies aan?

 

Met een tot in de puntjes uitgewerkt draaiboek weet je exact wat er wanneer zal gebeuren tijdens je evenement. Zo verklein je de kans dat je op het moment zelf nog voor verrassingen komt te staan én spoor je op voorhand nog details op die moeten uitgewerkt worden. Wij geven je alvast een overzicht van enkele stappen die je moet volgen voor een piekfijn uitgewerkt draaiboek.

 

Begin met een ruwe timing van je evenement

 

In je uitnodiging heb je jouw gasten al verteld wat het programma is en hoe laat ze verwacht worden. Deze timing kun je gebruiken voor een eerste aanzet voor je draaiboek. Organiseer je een congres met verschillende sprekers? Dan heb je daar wellicht ook al een timing voor bedacht om te communiceren.

 

Plaats het programma als rode draad in je draaiboek en begin daarrond te werken. Hoe laat verwacht je jouw personeel? Wanneer is de briefing? Hoe laat wordt de lunch klaargezet? Het zijn slechts enkele vragen die je moet beantwoorden in het draaiboek.

 

kok met slinger

 

Specifieer je partners en leveranciers

 

Een evenement organiseer je nooit zonder een beroep te doen op partners of leveranciers. Denk maar aan het geluid, de catering, een onthaalservice of de vestiaire. Ga in je mailbox of contracten op zoek naar de concrete afspraken en vertaal deze naar je draaiboek.

  • Hoe laat komen je leveranciers of partners aan?
  • Wanneer moeten ze klaarstaan?
  • Wie kunnen ze bellen bij problemen?

Merk je dat hier nog geen concrete afspraken over gemaakt zijn? Contacteer ze dan om alles vast te zetten en zet ook die timings in je draaiboek.

 

Wil je graag een voorbeeld voor je draaiboek? Hier vind je een template.

 

Duid een verantwoordelijke aan

 

Hoe je het ook draait of keert, een evenement run je nu eenmaal niet in je eentje. Het is onmogelijk om overal tegelijk te zijn.

  • Verdeel de verantwoordelijkheden onder enkele collega’s. Organiseer je een congres? Maak dan iemand verantwoordelijk voor het vlot verloop van de sprekers. Deze persoon zorgt ervoor dat de sprekers op tijd staan waar ze moeten staan en houdt hun tijd in het oog. Heb je een grote gastenlijst? Zorg dan dat er iemand is die de hostessen kunnen aanspreken wanneer iemand komt opdagen zonder ticket of niet op de lijst staat.
  • Per onderdeel vermeld je duidelijk wie voor wat verantwoordelijk is. Zo weet iedereen duidelijk wat zijn taak is en worden bij problemen meteen de juiste mensen gecontacteerd.

 hostessen

 

Zorg voor contactgegevens

 

Wanneer je mensen aanduidt in je draaiboek is het ook belangrijk om hun contactgegevens te vermelden. Het zorgt ervoor dat je de dag zelf iedereen makkelijk kunt opbellen. Zo hoef je niet door duizenden mails te scrollen op zoek naar dat telefoonnummer van die ene leverancier. Je kan ook een apart blad maken met alle telefoonnummers dat je uitdeelt of ophangt voor al je medewerkers.

 

Communiceer over het draaiboek van je evenement

 

Is je draaiboek af? Stuur het dan naar iedereen die betrokken is.

  • Doe dit niet één dag op voorhand, de kans is dan groot dat niet iedereen het gelezen heeft. En als je dan nog feedback krijgt, is het té ‘last minute’ om nog grote veranderingen door te voeren.
  • Wat wel een goede termijn is? Minstens vijf werkdagen voor de aanvang van je evenement. Zo heeft iedereen voldoende tijd gehad om het document door te nemen en kun je eventuele feedback nog verwerken en aanpassen.
  • Zorg op je evenement ook voor enkele uitgeprinte versies zodat je er altijd op kunt terugvallen.

 

Een draaiboek voor je evenement beschouw je best als de bijbel die je de dag zelf nodig hebt. Deze stappen helpen je alvast een eind op weg. Heb je nog een concreet voorbeeld nodig? Om het je wat makkelijker te maken stelden we een template op waarmee je zelf aan de slag kunt én krijg je een voorbeeld van hoe het draaiboek van Inbound Marketing Day in Kinepolis eruitzag.

 

draaiboek voor je evenement bij kinepolis

 

Kinepolis helpt je op weg


Een evenement organiseren doe je niet op één dag. En vaak weet je niet waar je moet beginnen. Gelukkig kun je dan ook beroep doen op de service van Kinepolis. Wij helpen je op weg met de keuze van leveranciers en partners. Zorgen op voorhand voor een duidelijke dagplanning. Steunen je in de opmaak van een draaiboek en afstemming van praktische zaken en zorgen ter plaatse voor de coördinatie en installatie van verschillende zaken. Meer weten over deze persoonlijke service? Contacteer dan één van onze B2B Account Managers. 

Stéphanie Verhelst
Stéphanie Verhelst leerde Kinepolis kennen als jobstudent in 2008. Vanaf 2013 ging zij er vast aan de slag als B2B Account Manager Kinepolis Antwerpen. Sinds mei 2017 is zij National B2B Account Manager. Wat haar boeit in deze nieuwe uitdaging? “Ik werk nog steeds voor een heel fijn product met meerwaarde - events, advertising en gifts - maar nu voor klanten uit het hele land!” Haar favoriete film is Tarantino’s ‘The Hateful Eight’, “unieke sfeer!”
Stéphanie Verhelst a débuté sa carrière à Kinepolis en tant qu’étudiante jobiste, en 2008. À partir de 2013, elle a occupé le poste de B2B Account Manager à Courtrai, puis à Anvers. Depuis mai 2017, elle est National B2B Account Manager. « Mon but reste de proposer un produit de très bonne qualité avec une valeur ajoutée mais désormais, je le fais pour des clients de tout le pays ! » Son film préféré ? « Les Huit Salopards » de Quentin Tarantino.
 

Andere blogs in de kijker:

Hoe maakt jouw event deel uit van je content marketing strategie?

Lees meer Read more

5 troeven van een cinemazaal als eventlocatie

Lees meer Read more

Een evenement organiseren bij Kinepolis: hoe werkt het?

Lees meer Read more

bg-img4n.jpg

Ook overtuigd?

Onze medewerkers helpen je maar al te graag verder. Contacteer ons en wij komen binnen de 48 uur terug op je vraag.

Meer lezen?

Kinepolis, een polyvalente partner voor je event

Lees meer Read more

Kinepolis, een polyvalente partner voor je event

Wanneer films misschien niet aan de orde zijn voor jouw evenement

Lees meer Read more

Onze Kinepolis-bioscopen

Lees meer Read more

Blijf op de hoogte