Bij het organiseren van een event komt er heel wat kijken. Gelukkig sta je er niet alleen voor en werk je vaak samen met verschillende partijen. Denk maar aan catering, materiaalverhuur, eventlocatie, IT- infrastructuur, noem maar op. Uiteraard moeten zij uitgebreid gebriefd worden om jouw event vlekkeloos te doen verlopen. Een goede briefing is ‘key’ tot een succesvol event, maar wat komt daar nu allemaal in aan bod?
Beachparty voor 200
Event coordinators staan op de vijfde plek van de meest stresserende beroepen in 2016, volgens Forbes Magazine. Niet verrassend als je bedenkt wat er allemaal bij komt kijken. Maar een goede briefing kan je al een heel eind op weg helpen. Twee belangrijke kernwoorden bij het opstellen van je briefing zijn orde en structuur. Jij weet exact wat je wilt en hoe het eindresultaat eruit moet zien, helaas bestaat er voorlopig nog niets waarmee iemand in jouw brein kan pluggen om jouw visie te zien. De kunst is dus om het beeld van jouw event structureel neer te pennen in een uitgebreide briefing. Klinkt ingewikkeld, maar we loodsen je er wel door!
Een eerste puntje is achtergrondinformatie. Wie zijn jullie? Waarvoor staat jouw bedrijf? Wat en wie wil je bereiken? En wat wil je dat dit event jullie oplevert? Schets in enkele zinnen kort een antwoord op deze vragen. Aansluitend is het belangrijk om te weten wat voor type event het is. Organiseren jullie een fancy walking dinner? Of eerder een extravagante beachparty? Daarbij vermeld je best ook even hoeveel gasten jullie verwachten. Twintig vouwstoelen krijg je wel in een personenwagen, tweehonderd vouwstoelen daarentegen ligt al iets moeilijker.
Het aantal gasten is eveneens belangrijk voor jouw evenementenlocatie en briefing. Probeer geen event voor vijftig mensen te organiseren in een zaal die geschikt is voor vijfenveertig man. Vijf personen zal het verschil toch niet maken, hoor ik je al denken. Maar niets is minder waar, je weet nooit wie er last minute toch besluit om even langs te komen. En dan zitten jouw zesenvijftig gasten plots wel samengepropt als sardienen in een blik.
Fingerfood of 25 gangen
Eten en drinken is een ander belangrijk onderdeel bij het organiseren van je evenement. Serveer je jouw gasten fingerfood? Broodjes, een walking dinner of een 25-gangenmenu, het is een groot verschil. Hou daarbij ook in gedachten dat je een soort van “keuken” moet hebben op je locatie als je graag warme hapjes of maaltijden serveert. Er is niets zo lastig als ontevreden klanten die klagen dat hun broccolisoep ijskoud is. Niet gewoon koud hoor, IJSKOUD. Zet je menu zo gedetailleerd mogelijk in je briefing.
Zoals bij elk onderdeel van je evenement zorg je best ook bij het eten voor enkele back-up opties. Vegetarisch, veganistisch, halal, allergieën, je weet nooit wat je te wachten staat. Maar als je voorbereid bent op eender welk scenario, kan er onmogelijk iets mislopen. Uiteraard geldt ‘een back-up optie voorzien’ ook voor de keukenfaciliteiten. Vermeld duidelijk wat er wel of niet aanwezig is zodat jouw (eventuele) cateringservice zich voldoende kan voorbereiden.
Draaiboek
Uiteraard hoef je niet je hele draaiboek in je briefing te plaatsen, een verkorte versie is meer dan voldoende. Geef duidelijk weer wie je wanneer verwacht en voor hoe lang. Als je wilt dat persoon x om 14u op de evenementenlocatie is, calculeer dan een beetje speling in en vermeldt dat ze stipt om 13u30 verwacht worden. In België is het dagelijkse kost dat je vastzit in de file.
Aan de hand van het ingesloten draaiboek in jouw briefing zien de mensen van de catering ook dat ze niet met potten en pannen moeten kletteren als de hoofdspreker zijn presentatie geeft. Daarnaast creëert het een soort van transparantie voor alle betrokken partijen. Iedereen weet perfect wat er van hen verwacht wordt en wanneer.
Wil je graag een voorbeeld voor je draaiboek? Hier vind je een template.
Last but not least
Aansluitend bij het draaiboek is het ook belangrijk om de contactgegevens van iedereen te vermelden in je briefingdocument. Misschien een klein organogram toevoegen van jouw afdeling? Dan weten je partners meteen hoe je eruitziet en wie ze kunnen contacteren als jij niet bereikbaar bent. We hebben allemaal al wel eens vastgezeten in de auto zonder oplader, toch?
Kort samengevat is het belangrijk om zo gedetailleerd mogelijk alles op te sommen. Probeer te anticiperen op alles wat mogelijk mis kan lopen. Het tweede kernpunt dat je niet mag vergeten is structuur. Zorg voor een overzichtelijk geheel, zowel voor de ontvangers van je briefing als voor jezelf. Wil je graag nog enkele extra tips voor het organiseren van een evenement? Bekijk dan zeker ook eens ons stappenplan voor het organiseren van een succesvol evenement.
Ben je nog op zoek naar een evenementenlocatie? Neem zeker eens contact op met onze Kinepolis B2B Account Manager.
