Heb je net een datum en de allereerste details van je evenement vastgelegd? Is je programma zo goed als volledig? Dan wordt het tijd om aan je genodigden te denken. Want zonder genodigden heb je geen evenement natuurlijk. Heb je geen idee hoe je die genodigden naar jouw evenement krijgt? Of wat je juist moet doen om een maximaal aantal bezoekers te halen? In deze blog vertellen we je stap voor stap hoe je ervoor zorgt dat er voldoende volk komt opdagen.
Een Save The Date voor je evenement
Organiseer je een evenement voor je bedrijf? Wil je graag dat al jouw werknemers komen opdagen? Dan is het belangrijk om hen alvast een datum door te geven die ze zeker moeten vrijhouden. Doe dit ruim op voorhand, zo kunnen je werknemers hun agenda lang genoeg op voorhand blokkeren. Dit kun je doen aan de hand van een ‘save the date’. De term doet je wellicht denken aan een huwelijksuitnodiging, maar is enorm belangrijk. Je hoeft niet te wachten tot je programma volledig is uitgewerkt. Een ‘save the date’ is eigenlijk een soort van ‘pre-uitnodiging’. Hierin vertel je wanneer het evenement plaatsvindt en probeer je de nieuwsgierigheid van de genodigde al te wekken door een tipje van de sluier op te lichten.
Wil je ook een evenement voor je bedrijf organiseren? Bespreek wat mogelijk is met één van onze B2B Account Managers.
Ook wanneer je een congres organiseert kun je een ‘save the date’ uitsturen zonder dat je programma al volledig vaststaat. Geïnteresseerde bezoekers kunnen zo al de datum in hun agenda blokkeren. Die ‘save the date’ is dan ook het ideale moment om genodigden een eerste indruk te geven van jouw evenement.
“Bij het uitsturen van de eerste ‘save the date’ voor Inbound Marketing Day 2016 maakten we alvast één van de internationale sprekers bekend. Zo wist iedereen meteen dat we deze editie nog hoger willen mikken dan vorig jaar.” - Thierry De Vynck, Head of Content and Strategy bij Dallas Antwerp
De officiële uitnodiging voor je evenement
Na de ‘save the date’ volgt natuurlijk een officiële uitnodiging. De bedoeling is dat je op dit moment echt de aandacht van de lezer gaat trekken met een verfijnd ogende uitnodiging en natuurlijk een boeiend programma. Besteed daarom wat extra aandacht aan deze officiële uitnodiging. Dit is namelijk een mogelijkheid om een eerste interactie of relatie met je genodigde op te bouwen. Vermeld ook zeker volgende details voor een geslaagde uitnodiging.
- Datum
- Locatie
- Startuur en einduur
- Uitgebreid programma
- Hoe ze kunnen inschrijven
- Waar ze meer info vinden
Wie nodig je uit?
Eens je uitnodiging klaar is, is het tijd om haar uit te sturen. Maar wie moet je nu exact uitnodigen? Om deze gastenlijst samen te stellen, kijk je best even naar de doelstellingen van je evenement. Wil je vooral klanten en medewerkers bedanken voor hun vertrouwen in je bedrijf? Vraag dan aan je salesteam om de belangrijkste personen per klant op te lijsten en ga zeker ook eens aankloppen bij HR. Zij kunnen je wellicht een reeks namen en contacten bezorgen die belangrijk zijn voor de werking van je bedrijf. Organiseer je een congres of productlancering? Benader dan zeker ook de prospects en andere potentiële klanten met wie je momenteel aan het praten bent.
De juiste timing is belangrijk
Weet jij al wat je over een jaar op deze datum zult doen? Nee? Te vroeg beginnen communiceren over je evenement kan ervoor zorgen dat je snel in de vergeetput van de drukke agenda sukkelt. Een ‘save the date’ kun je tot zo’n drie maanden op voorhand versturen. Werk voor de officiële uitnodiging met een tijdspanne van ongeveer zes weken. Vrees je dat je binnen die zes weken alweer vergeten wordt? Werk dan met een reminder die je genodigden nog even aan de uitnodiging herinnert. Enkele dagen op voorhand kun je ook een mail versturen met daarin alle praktische info nog even op een rijtje.
Digitaal versus print voor je uitnodiging
Werk je met een digitale uitnodiging? Of kies je voor print? Dat is vaak een moeilijke keuze. Om je bij die keuze te helpen, bekijk je best het ideale profiel van je genodigde. Is hij/zij vertrouwd met e-mails? Of weet je zeker dat je genodigde nog van een ouderwetse enveloppe met uitnodiging houdt? Wanneer je voor print kiest, moet je ook rekening houden met de druktijden en de kost ervan. E-mail werkt net iets makkelijker, al moet je dan ook wel over de juiste e-mailadressen beschikken van je genodigden.
Een uitnodiging ziet er per evenement anders uit. Iedereen heeft verschillende doelstellingen en die kun je niet doorvertalen naar één standaard uitnodiging. Hieronder vind je alvast nog enkele tips die je zeker in gedachten moet nemen wanneer je een uitnodiging opmaakt.
- Verstuur je officiële uitnodiging niet te vroeg, maar ook niet te laat.
- Wees zeker dat je database up-to-date is.
- Werk voor elke vorm van communicatie met dezelfde huisstijl.
- Zorg voor een platform (website of landingspagina) met meer informatie.
- Kies voor het juiste formaat van uitnodiging (digitaal of print)
- Maak het registreren laagdrempelig
Van het reserveren van een zaal tot het volledig uitwerken van je evenement: daarvoor kun je bij ons terecht. Bij Kinepolis beschikken we over een team met jarenlange ervaring in het organiseren van evenementen. Zij helpen je met veel plezier en leveren een oplossing exact op maat van jouw behoeftes.
Wens je graag meer informatie over onze event-oplossingen? Contacteer ons dan hier.
