De locatie, de inkleding, de audiovisuele voorzieningen… elk aspect van een event draagt bij tot de uitstraling en het imago van het organiserende bedrijf. Maar wat de bezoekers wellicht het langste bijblijft is die ene keynotespeaker die zijn publiek van de eerste tot de laatste minuut wist te boeien. In deze blog helpen we jou om die witte raaf te strikken voor jouw komende event.
Zoek naar bewezen expertise
In het stappenplan voor de organisatie van jouw event neemt de zoektocht naar de juiste sprekers een vooraanstaande plaats in. Je maakt er het best al maanden op voorhand werk van, want goede sprekers zijn gegeerd en dus druk bezet. Zodra de thema’s van je event concreet vorm krijgen kun je al beginnen rondkijken. En daarbij gaat er niets boven de praktijk. Schrijf je dus in voor gelijkaardige events en ga persoonlijk luisteren naar zoveel mogelijk lezingen en presentaties. Ga niet alleen af op jouw eigen gevoel maar pols ook naar de ervaringen van andere aanwezigen. Vonden zij de inhoud relevant, de manier van presenteren begeesterend, staken ze er echt iets van op?
Het is duidelijk dat je onmogelijk al je dagen kunt vullen met het bijwonen van events. Dit is één van die uitgelezen momenten om jouw netwerk aan te spreken. Bel een paar mensen op en vraag ook eens na op LinkedIn wie recent goede gastsprekers aan het werk hoorde, welke keynotespeaker misschien zou passen bij jouw plannen, wie het gebeuren meer cachet kan verlenen, wie tegenwoordig zoal de grote publiekstrekkers zijn en zo meer.
Online platformen
Op het internet bestaan een paar platformen waar je inspirerende gastsprekers kunt inhuren. Zo plaatste Unizo de site De Sprekers online, met vandaag al ruim 120 gastsprekers handig gerangschikt per thema. Elke spreker krijgt een bondige voorstelling en je kunt doorklikken op de onderwerpen van hun presentaties. Daar vind je vaak een uitvoerige toelichting.
Of neem eens een kijkje op Read my lips. Dit platform stelt 150 sprekers en moderatoren voor. Ook hier aan informatie geen gebrek: uitgebreide voorstelling, biografie, thema’s, zelfs foto- en videomateriaal. Zo krijg je alvast - letterlijk - een eerste beeld van wat de gastspreker voor jou en je event kan betekenen.
Maak nader kennis
Na een tijdje stel je een shortlist samen met namen van mogelijke sprekers. Voor de definitieve selectie moet je eerst nog een paar zaken uitklaren. Zoals wel vaker kun je veel opsteken van de social media. Ga op zoek naar reacties uit de eerste hand, ga na waar de gastspreker al eerder lezingen gaf en met welke impact. Zo krijg je een eerste indruk van zijn of haar imago. Misschien vallen er nu al een paar namen af. Let op, neem hevige – negatieve of positieve - reacties met een flinke korrel zout. Online kan iedereen vrij anoniem gif spuien en soms reageert een fanbase iets al te enthousiast.
Volgende stap: neem persoonlijk contact op met de gastsprekers op je lijst (telefonisch of via mail). Stel jouw event en de doelstellingen kort voor en vertel dat je geïnteresseerd bent in een samenwerking. Bespreek van meet af aan welke fee de spreker vraagt. Die staat doorgaans in verhouding tot de grootte en de uitstraling van het gebeuren. Hou ook rekening met eventuele verplaatsings- en verblijfskosten. Verkiest de gastspreker om zijn presentatie in het Frans of het Engels te geven, dan verschijnen er bijkomende kosten voor (simultaan) vertaling op de budgettering.
Is een spreker echt te duur voor je vooropgestelde budget, laat je dan niet verleiden. Door iets langer te zoeken kan je misschien een gastspreker met minder weerklank inhuren, die evenwel het publiek ademloos aan zijn stoel gekluisterd houdt. Vergeet niet, ook de grootste sprekers zijn ooit klein begonnen.
Finale afspraken
Heb je de perfecte spreker(s) gevonden? Dan kun je de afspraken nu verder finaliseren. Leg de gastspreker vast in jouw draaiboek en deel dit vanaf nu met hem of haar. Bespreek samen de inhoud van de presentatie, stuur bij indien nodig en stel een datum voorop waarop je de definitieve presentatie en de korte inhoud wilt ontvangen. Gun jezelf voldoende tijd om alles te verwerken (uploaden, vertaling, drukwerk, abstracts,…).
Misschien publiceerde je gastspreker recent een boek? Dan kan je dit meegeven aan de aanwezigen in de goodiebag. Tracht de sprekers bij je event te betrekken, brainstorm samen over mogelijke incentives of originele invalshoeken om je event een extra dimensie te verlenen. Het kan je organisatie en de gedrevenheid van de keynotespeakers alleen maar ten goede komen.
Meer weten? Neem dan contact op met één van onze B2B-Account Managers.
