De verschuivingen binnen de eventsector volgens de Managing Director van Eventonline

Tegenover ons zit Olivier Wauters, Managing Director bij Eventonline, Venues Online en Mice Magazine. Een bezige bij als je het ons vraagt, maar tegelijk ook een rijke bron aan informatie als het om de verschuivingen binnen de eventsector gaat. We voelden hem aan de tand en ontdekten enkele nuttige tips voor het organiseren van een event.

Eventonline en Venues Online zijn twee websites waarvan de bezoekers enkel corporate zijn, dit wil zeggen dat ze gebruikt worden als ideeëndatabase. Het zijn geen boekingssites, bezoekers komen inspiratie opdoen als ze op zoek zijn naar een eventlocatie of een bepaalde leverancier voor hun volgende evenement, kickoff of family day. Als ze interesse hebben in een bepaalde aanbieder, moeten de bezoekers daarmee nog steeds rechtstreeks contact opnemen.

 

Mice Magazine is een digitaal magazine waarin je elke dag leuke content kan terugvinden over de evenementensector. Dit kan gaan over cases, nuttige tips, redactionele artikels of breaking news content.

Hebben mensen minder tijd om naar een evenement te gaan?

Iedereen heeft het tegenwoordig alsmaar drukker. We hebben een fulltime job, we hebben hobby’s na onze uren en dan liefst nog wat vrije tijd om een sociaal leven te onderhouden. Af en toe geniet je er eens van om in de zetel te ploffen als je thuiskomt. Dan heb je minder zin om je klaar te maken om richting een of ander event te vertrekken.

Olivier Wauters:“Het is wel degelijk zo dat het een uitdaging is voor de evenementensector om bezoekers bijeen te sprokkelen. Tijd speelt daar zeker en vast een grote rol in, maar het is meer dan alleen maar dat. Een andere, belangrijke factor is de digitalisering. Het is niet meer nodig nieuwe zaken te ontdekken. Je kan de meeste zaken perfect vanuit je zetel opvolgen en je bent steeds van alles op de hoogte. Daarnaast is het verkeer volgens mij ook een belangrijke factor. Voor sommige evenementen moet je half België doorkruisen en ben je makkelijk enkele uren kwijt. Dat werkt enorm demotiverend als je elke ochtend op de radio hoort hoeveel honderden kilometers file er die ochtend weer staan.”

Dinsdag en donderdag zijn piekdagen om naar een event te gaan

“Gratis eten en drinken op een event is niet meer voldoende. Je moet je gasten dat tikkeltje extra bieden dat hen over de streep trekt. De timing van je evenement speelt ook een erg belangrijke rol. Organiseer je een lezing van 9u tot 12u ‘s middags, dan zullen de meeste gasten nog wel komen. Organiseer je iets tot 17-18u, dan kan je het al vergeten of een heleboel afhakers verwachten vanaf 15u.

Volgens onze cijfers ziet een gemiddelde weekplanning er zo uit: maandag is een inloopdag, even zien of je niets gemist hebt tijdens het weekend. Dinsdag is een goede piekdag om een evenement te organiseren, net zoals donderdag. Woensdag is een terugvaldag of een vrije dag voor vele mensen. En op vrijdag is niemand echt gemotiveerd en zit je met je hoofd al bij het weekend. Zeker als het goed weer is, dan begint voor velen het weekend al om 15u.”

Hebben de terreurdreigingen invloed op de aanwezigen voor je event ?

“De aanslagen in Brussel in 2016 hebben zeker en vast een impact gehad. In heel België en zelfs in onze buurlanden was het merkbaar. Gelukkig was dit van korte duur, tegen september 2016 had de evenementensector zich grotendeels herpakt. Behalve in Brussel. De impact daarvan was gigantisch, 2016 was een verschrikkelijk jaar voor onze Europese hoofdstad. Gelukkig lijkt 2017 beter te verlopen. Of aanslagen zoals die in Manchester en Londen een grote impact hebben? Dat denk ik niet.

Wel merken we dat organisatoren beter rekening houden met mogelijke situaties. Het veiligheidsaspect van de eventsector is nu meer dan ooit belangrijk. Gelukkig kan je voor 99,9% verzekeren dat jouw event veilig is voor het publiek. Het grote probleem is alles wat er rond je locatie kan gebeuren. Denk maar aan de grote groep mensen die vaak buiten staan te wachten om de locatie te betreden zoals bijvoorbeeld bij het Sportpaleis, dat is je kwetsbare groep. Je kan de kans minimaliseren, maar helaas kan je ze niet volledig wegnemen.

Daarnaast merken we dat er bepaalde zaken zijn die door de terroristische aanslagen not done zijn. Denk maar aan fake vuurwerk, ik heb op andere evenementen al gemerkt dat het publiek er lichtelijk van in paniek raakt. Dat kan je beter schrappen voor je event. Dat zijn zaken waar je als organisator wel steeds meer op moet letten.”

Welke verschuivingen binnen de eventsector zijn jou opgevallen?

“Afgelopen twee à drie jaar heb ik gemerkt dat een event meer en meer op beleving wordt samengesteld. Waarom zou een klant van punt A naar punt B, jouw event, gaan? Dat is een vraag dat veel organisatoren zich moeten stellen. Tegenwoordig moet er iets extra aan gekoppeld zijn voordat gasten deze verplaatsing willen maken of een kostbaar gaatje in hun agenda willen vrijhouden.

Denk maar aan een interessante spreker voor een bepaald event. Een inspirerende CEO of een bekende trendwatcher, dat trekt mensen naar je event. Een presentatie met koffiekoeken en een tas koffie met achteraf een netwerkmomentje is niet meer voldoende. Je moet inspelen op de senses van je gasten. Serveer een erg speciale maaltijd of een snack volledig in thema van je presentatie. De klassieke krab-cocktail en goedkope cava worden niet meer aanvaard tegenwoordig.”

Voorspel - climax - nazorg

“Je evenement organiseren binnen een bepaald thema, daar draait het allemaal om. Alles hangt daarmee samen, de aankleding, de locatie, de hapjes, de extra’s, de goodiebag, zelfs de uitnodiging kan binnen een bepaald thema passen. Creëer op voorhand al een hype rond jouw evenement zodat mensen ernaar uitkijken en er ongeduldig naar aftellen, in plaats van last minute beslissen of ze tot daar rijden of niet.

Met onze jaarlijkse Mice Party proberen we altijd in te spelen op een unieke eventlocatie. We trachten het event steeds te organiseren op een plek waar nog niemand is geweest. Zo vond de vorige editie plaats op het hoofdkantoor van J&M Catering. Ze waren nog maar net verhuisd en iedereen stond te popelen om de locatie voor het eerst te ontdekken. Daarnaast hebben we een hele hype gecreëerd rond onze Mice Party.

Vooraf hebben we een aparte website gemaakt en teasende content op onze sociale kanalen gepubliceerd. Na het event hebben we ook voor een hele flow gezorgd via social media, nieuwsbrieven, foto’s en filmpjes, zodat de gasten nog even konden nagenieten. Zo zou elk evenement in elkaar moeten zitten. Je bouwt de spanning op, een soort voorspel. Je evenement zelf is uiteraard de grote climax. De berichten achteraf zijn de nazorg, daar bouw je al de fundamenten op voor de volgende editie.”

Biedt het livestreamen van je evenement een meerwaarde?

“Dat hangt af van je type evenement en van je doelgroep. Als je een bekende spreker van Amerika laat overvliegen bijvoorbeeld, denk ik dat het zeker en vast interessant is een livestream uit te zenden. Of als je exotische spreker er niet raakt, kan je hem via een livestream laten inbellen. Voor een muziekfestival denk ik dat je via een livestream bijvoorbeeld ook een extra markt bereikt.

Ik zie zeker en vast een evolutie op het gebied van livestreaming, maar ik denk ook dat de technologie nog bijgeschaafd kan worden. Afhankelijk van het type evenement en het type mensen dat je wilt bereiken, geloof ik zeker en vast dat het nu al een meerwaarde kan zijn.”

En wat is jouw mening over ‘Virtual Reality’ op evenementen?

“Ik ben zeker en vast een voorstander! Niet alleen van ‘Virtual Reality’ op evenementen, maar ook los ervan. Een locatie bijvoorbeeld als organisator even kunnen bekijken vanop je bureau is erg efficiënt. Het is niet alleen tijdbesparend, je toont ook dat je locatie mee is met de tijd en de nieuwste technologische snufjes.

Ik zou zelfs verder durven gaan dan dat. Ik geloof dat op korte termijn een virtual reality tour erg belangrijk zal worden. Momenteel zijn de VR-brillen nog erg duur en de goedkope zijn totaal niet kwalitatief. Maar was dat enkele jaren geleden ook niet zo met de USB-stick? En nu gooien ze ze bijna op elk event rond je oren. Het zal niet meer lang duren voor de VR-brillen voor iedereen betaalbaar zijn.”

De Virtual Reality beleving

“Ik geloof dat we naar een toekomst evolueren waar VR een grote rol zal spelen. Een organisator trekt zijn bureaulade open en haalt er een VR-bril uit. In de bril zit een oortje geïnstalleerd waar je mee in contact staat met de eigenaar van de locatie. Je kijkt rond en hij weet exact naar wat je aan het kijken bent. Zo kan hij je real life feedback geven. Een soort van ‘VR conference call’ als het ware. Ik pak virtueel je hand vast, geef je een rondleiding en toon je waarom mijn locatie jouw toekomstige eventlocatie kan worden.

Uiteraard sluit Virtual Reality op evenementen perfect aan op de beleving waar ik eerder over sprak. Leuke elementen zoals een VR-corner, een barbershop, een photobooth, dat spreekt je gasten aan. Daarvoor willen ze willen ze wel eens uit hun luie zetel komen. Virtual Reality lijkt me ideaal om bijvoorbeeld een nieuw product te ontdekken. Ik geloof niet dat we binnenkort allemaal met een VR-bril rondlopen, maar zo’n aparte VR-corner heeft zeker een plek binnen de evenementensector.”

We onthouden dat we bij het organiseren van je toekomstig evenement, je rond een thema moet werken. Denk aan de beleving, probeer je gasten iets aan te bieden dat ze nergens anders kunnen proeven/zien/vinden/testen. En jij? Ben jij klaar om je volgende evenement te organiseren? Sla geen enkele to do over met onze handige stappengids die de sleutel is tot een feilloos georganiseerd evenement. 

Wens je graag meer informatie over onze event-oplossingen? Contacteer ons dan hier.