Je organiseert een evenement voor je bedrijf, maar hoe vertaalt zich dat nu binnen je content marketing strategie? Wat mag je zeker en vast niet vergeten? Welke kanalen kun je inschakelen? We sommen het even voor je op en vullen het aan met een goed praktijkvoorbeeld: de Inbound Marketing Day van Dallas Antwerp.
In het organiseren van een event kruipt erg veel tijd, werk en energie. Daarbovenop moet je er ook nog over nadenken hoe je jouw event in de kijker wilt zetten. Hoe kan content marketing helpen je evenement te promoten? We verduidelijken het aan de hand van een goed praktijkvoorbeeld: de Inbound Marketing Day van Dallas Antwerp. We bespreken hoe ze te werk gingen en welke lessen ze daaruit gehaald hebben voor Inbound Marketing Day 2017.
Wie is Dallas Antwerp & wat is hun beruchte Inbound Marketing Day?
Dallas Antwerp is een communicatiebureau gevestigd in Antwerpen. Sinds 2015 organiseert het bureau jaarlijks een evenement, de Inbound Marketing Day, met internationale gastsprekers voor 200 aanwezigen. Dit evenement is bedoeld om meer mensen vertrouwd te maken met hun eigenzinnige kijk op marketing en daardoor ook nieuwe klanten te vinden.
Creëer een aparte website.
Als je event grootschalig genoeg is of jaarlijks opnieuw georganiseerd wordt, kan het interessant zijn een specifieke website te creëren. Waarom? Op deze aparte website kun je één duidelijke boodschap en focus behouden. Het is dus niét de bedoeling dat je je hele bedrijfswebsite omvormt voor een select deel van je doelgroep. Bij Dallas Antwerp hebben ze bijvoorbeeld een aparte website gemaakt omdat het in 2017 alweer de derde editie van hun Inbound Marketing Day is en hierover nogal wat specifieke informatie kan gedeeld worden.
Belangrijk is wel dat je voldoende tijd uittrekt om een kwalitatieve website te bouwen. Het kan immers het imago van je event én je bedrijf schaden als je iets lanceert dat geen meerwaarde geeft aan je bezoeker.
In de Dallas Antwerp case is er een schat aan informatie te vinden op de website van de Inbound Marketing Day. Eerst en vooral vind je er informatie over het begrip ‘inbound marketing’. Aanvullend kun je ook lezen wat je van de dag mag verwachten. Daarna komen de sprekers aan bod. In twee zinnen wordt uitgelegd wie ze zijn, wat ze doen en waar ze werken. Leuk is dat ze ook een link voorzien naar de Twitterpagina van elke spreker. Vervolgens nog wat informatie over de eventlocatie met uiteraard het adres op een Google maps plannetje. Als laatste komen “bestel je tickets” en “wie zijn onze partners” nog kort aan bod.
Blog erop los!
Je ziet het wel vaker, bedrijven die alleen maar over hun evenement schrijven om zo bezoekers proberen te overtuigen om tickets te bestellen. Wat mag je allemaal verwachten op X, hoe kan event Y impact hebben op jouw bedrijf en mijn favoriet: 5 redenen waarom je Z zeker niet mag missen. Deze content kan interessant zijn voor je evenement, maar in de Dallas Antwerp case besloten ze het over een andere boeg te gooien.
Bovenstaande content probeerden ze net te vermijden. Hun focus lag eerder op de inhoud die tijdens de Inbound Marketing Day aan bod zou komen. Er werden blogs geschreven over de onderwerpen die bij de sprekers aan bod kwamen en over de sprekers zelf. Een goed voorbeeld van zo’n blog is deze over welke marketing skills een content marketing team moet bezitten. Weet je niet goed waarover je moet bloggen? Hieronder nog enkele tips om op ideeën voor je blog te komen.
“Ga met een aantal mensen rond de tafel zitten en brainstorm over de volgende twee stellingen: wat wil ik bijleren op het evenement? En: welke onderwerpen komen aan bod? Alles wat in die brainstorm gezegd wordt, is een potentieel idee voor een blog.”
“Vervolgens kun je de lijst nog aanvullen met blogs over de thema’s die aan bod komen tijdens je evenement, of blogs over waarom jullie het event organiseren. Het kan leuk zijn je sprekers of aanwezigen een gastblog te laten schrijven. Een leuke tip: wees creatief met je call to action’s. Een blogpost waarin een bepaalde spreker aan bod kwam, werd afgesloten met de CTA: leer X beter kennen tijdens de Inbound Marketing Day. Bij andere onderwerpen werd soms afgesloten met: ontvang hier jouw persoonlijke kortingscode voor de Inbound Marketing Day.”
De blogs die ze bij Dallas Antwerp publiceerden, waren tijdloos. Toen het evenement afgelopen was, bleef de content nog steeds relevant. De blogs konden op latere tijdstippen opnieuw gebruikt worden. 5 redenen waarom je event X zeker niet mag missen, is niet meer relevant na het gebeuren. Dat soort blogs heeft een snelle vervaldatum.
Wees sociaal aanwezig.
Content en promotie voor je event verdienen zeker en vast een plaatsje op je social media kanalen. Op Facebook kan je een eventpagina aanmaken, daar zijn de mogelijkheden eindeloos.
Je kunt ervoor kiezen de content die je over en voor je event gecreëerd hebt, te sharen via deze pagina. Persberichten of krantenartikels kun je ook makkelijk delen om je event nog meer in de spotlight te plaatsen. En uiteraard mogen enkele aftelmomenten, nog x dagen tot y, niet ontbreken.
Denk niet alleen aan Facebook, maar durf ruimer te gaan. Gebruik ook kanalen zoals Twitter, LinkedIn en Instagram. Bij Dallas Antwerp hebben ze snapchat for a day gebruikt. ‘s Ochtends communiceerden ze op alle kanalen dat Snapchat de hele dag beschikbaar was, voor exclusieve behind the scenes content en interessante interviews met de sprekers.
Newsletter hier, aftelmailtje daar.
Een open deur: uiteraard stuur je eerst een save the date e-mail naar je hele bestand van klanten en prospects. Het uiteindelijke doel van je evenement is in de meeste gevallen toch leads genereren, niet? Je eerste aankondigingsmail mag vijf à zes maanden op voorhand uitgestuurd worden, zelfs als je programma nog niet volledig rond is. Daarna kan je nog een reminder mailtje sturen, maar dan is het tijd om te beginnen filteren. Contacten die twee à drie keer je mail niet openen, laat je verder best met rust.
Je mag verschillende onderwerpen in je mail aankaarten. Je kunt sprekers voorstellen, leuke acties aankondigen, nieuwtjes vermelden die betrekking hebben op bepaalde onderwerpen. Je kunt ook inspelen op tijdsdruk: haast je, binnen 48 uur loopt onze earlybird korting af, en zo meer. Of je kunt inspelen op schaarste met een kwinkslag: maak je geen zorgen, dit is de laatste mail die je ontvangt over x want we hebben nog maar 4 tickets in de aanbieding.
Vergeet zeker geen persbericht uit te sturen naar specifieke media die er baat bij hebben op je event aanwezig te zijn.
Maak een leuk aandenken.
Aftermovies zijn altijd leuk. Daarin heb je oneindig veel mogelijkheden. Je kunt bepaalde items van je social media bundelen (denk maar aan live video's en je snapchat verhaal) en tot één video kneden. Leuke behind the scenes of indrukken van gasten en sprekers zijn ook altijd prima video content. Kun je geen video maken, dan kan een fotoalbum ook wel. Beide mogelijkheden kunnen crossmediaal gedeeld worden. Mensen vinden het vaak ook leuk zichzelf in beeld te zien en zich in jouw content te taggen.
Bij Dallas Antwerp opteerden ze voor een aftermovie van de Inbound Marketing Day. Deze werd verspreid op de Dallas Antwerp blog, de sociale kanalen en via de nieuwsbrief.
En wat hebben we vandaag geleerd?
Jasper Wouters, Marketing Technologist bij Dallas Antwerp, legt ons nog even uit wat ze geleerd hebben uit de Inbound Marketing Day, editie 2016. “Het is belangrijk een goede Project Manager te hebben die alles van A tot Z regelt. Stel een uitgebreid en gestructureerd draaiboek op en organiseer een proef-event enkele dagen op voorhand, als generale repetitie. Zo kun je alles testen en anticiperen op alles wat mis zou kunnen lopen.”
“Op het vlak van social media proberen we dit jaar ook een en ander ánders aan te pakken. Snapchat for a day was een goed concept, maar je kunt een event ook gebruiken als lancering van je kanaal. Hou het niet bij één dag, maar lanceer het voorgoed. We zijn continu op zoek naar nieuwe manieren om meer uit het momentum van een evenement te halen. Bijvoorbeeld aan de hand van livestreams, videofragmenten met de sprekers, interviews,…”
“Als laatste zou ik als tip nog meegeven dat het leuk kan zijn wat creatieve content op je social media te publiceren, zoals een video per spreker waarin hij/zij zichzelf voorstelt of leuke weetjes vertelt. Je kunt ook inspelen op ‘speciale dagen’ met iets voor vaderdag, secretaressedag etc. Of: singles krijgen korting voor de Inbound Marketing Day met de code IAMSINGLE. Noem maar op!”
Kort samengevat: jouw event & content marketing: a match made in heaven!
We vatten alles nog even kort en gestructureerd samen. Hoe kun je een beroep doen op content marketing voor je event? Waarvan kun je gebruik maken en wat mag je absoluut niet vergeten?
- Soms kan het nuttig zijn een aparte website voor je event te bouwen, als je bijvoorbeeld een weerkerend of grootschalig evenement organiseert. Handig is dat je op je aparte website één duidelijke focus kunt behouden en niét je hele bedrijfswebsite tijdelijk moet ombouwen.
- Probeer blogs te schrijven met een unieke invalshoek. Zorg ervoor dat ze tijdloos en herbruikbaar zijn. Een blog met 5 redenen waarom je even X niet mag missen, is nutteloos eenmaal je evenement afgelopen is.
- Promoot content en je event via al je sociale kanalen. Wie weet is jouw event zelfs het ideale tijdstip om een nieuw kanaal te lanceren?
- Van save the date e-mails tot tijdsdruk e-mails, het kan allemaal. Het kan ook leuk zijn, je gastsprekers of leuke weetjes aan bod te laten komen in je e-mails.
- Het is altijd leuk een soort van aandenken te hebben aan leuke of interessante momenten. Hetzelfde geldt voor je event. Maak een aftermovie of publiceer een fotoalbum.
Het was een hele brok aan informatie, maar hopelijk is het nu duidelijk wat de mogelijkheden zijn met je event en content marketing. Wil je graag een event bij Kinepolis organiseren, maar zit je nog met enkele vragen? Neem dan gerust even contact op met je Kinepolis B2B Account Manager.
