Voor de organisatie van een evenement ga je niet over een nacht ijs. Tijdig beginnen plannen en een goede voorbereiding vormen de sleutels tot het succes. Zowel voor, tijdens als na afloop van je evenement zijn er bepaalde stappen die je zeker niet over het hoofd mag zien. Een goed doordachte checklist betekent dan ook een zo goed als onmisbare tool.
Vroeg begonnen, half gewonnen!
Evenementen organiseren maakt wellicht geen deel uit van jouw core business. In dergelijke gevallen is het altijd interessant om je licht op te steken bij een ervaren partner. De B2B Account Managers van Kinepolis Business zijn bijvoorbeeld dag in dag uit in de weer met het adviseren en begeleiden van klanten die een origineel evenement willen organiseren. Zij zijn dan ook perfect geplaatst om jou stap voor stap wegwijs te maken.
Hun eerste advies? Tijdig beginnen met je planning voorkomt veel slapeloze nachten, draagt bij aan een geslaagde organisatie en helpt zelfs het kostenplaatje onder controle te houden. Ook belangrijk: het bepalen van je publiek en je concrete doelstellingen. Niet elk evenement op elke willekeurige locatie leent zich voor wat je voor ogen hebt. Medewerkers bedanken of belonen doe je op een andere manier dan relaties een leuke avond aanbieden. Bij een teambuilding komen andere logistieke aspecten kijken dan bij een productpresentatie.
De checklist als ultieme tool
Niets vervelender dan op de dag van je evenement vaststellen dat je iets over het hoofd zag. Bijsturen kan niet meer, hooguit de schade beperken. Precies daarom is een checklist van doorslaggevend belang. Die waarborgt dat je niets over het hoofd ziet voor, tijdens of na je event. Een degelijke checklist omvat elk detail en vertelt in welke fase van de voorbereiding je er aandacht aan moet schenken.
Afhankelijk van de grootte van jouw evenement ga je het best al zes maanden tot een jaar voor de aanvang van start met de planning. Zo geef je jezelf ruim de tijd om de ideale locatie te zoeken, een originele insteek te vinden en het hele gebeuren op het touw te zetten. Een masterplan of draaiboek uitwerken betekent alvast een prima vertrekpunt. Dat vormt de leidraad en levert jou alle nodige gegevens om het evenement te budgetteren. Ook een communicatieplan kan in deze fase vorm krijgen.
Op basis van wat je vooropstelt kan je alvast beginnen contacten leggen met mogelijke presentatoren, sprekers en artiesten. Bedenk ook welke vorm van catering je zal aanbieden. Samen met je team kan je bekijken hoe je mensen zal uitnodigen (post of online), hoe je de inschrijvingen opvolgt en beheert, hoe je de persrelaties zal verzorgen enz.
Tijdens en na het event
Op de dag van je evenement rustig achteroverleunen zit er niet in. Je zal alle nuttige informatie gedurende het volledige verloop bij de hand moeten hebben. Het kan ook nooit kwaad om even rond te gaan, met bezoekers te praten en te polsen naar hun ervaringen. Tegelijk hou je ook de teams ter plaatse in het oog: vraag hen of alles goed verloopt, of ze iets nodig hebben, of ze iets te melden hebben…
Zelfs na afloop kan je nog niet op je lauweren rusten. Je evenement is wellicht geen eenmalig gebeuren. Eens rond de tafel zitten met alle betrokkenen om te evalueren kan je een schat aan informatie opleveren voor een volgende editie. Net als het overlopen van de financiële aspecten. Vergeet ook niet om een woord van dank te richten aan medewerkers, sponsors, vrijwilligers, sprekers, media enz. Zo creëer je goodwill indien je later nog eens een beroep wenst te doen op hun diensten.
Klaar om een geweldig bedrijfsevent bij Kinepolis te organiseren? Contacteer ons hier.
