Hoe maak je een draaiboek voor je evenement?

Zijn je uitnodigingen verstuurd? Heb je genoeg reminders verzonden? Is je catering gereserveerd? Dan ben je wellicht in spanning aan het aftellen tot de dag van je evenement. Wellicht wil je je zo goed mogelijk voorbereiden zodat alles de dag zelf van een leien dakje loopt. Een gedetailleerd draaiboek voor je evenement is onmisbaar. Maar hoe begin je er nu precies aan?

Met een tot in de puntjes uitgewerkt draaiboek weet je exact wat er wanneer zal gebeuren tijdens je evenement. Zo verklein je de kans dat je op het moment zelf nog voor verrassingen komt te staan én spoor je op voorhand nog details op die moeten uitgewerkt worden. Wij geven je alvast een overzicht van enkele stappen die je moet volgen voor een piekfijn uitgewerkt draaiboek.

Begin met een ruwe timing van je evenement

In je uitnodiging heb je jouw gasten al verteld wat het programma is en hoe laat ze verwacht worden. Deze timing kun je gebruiken voor een eerste aanzet voor je draaiboek. Organiseer je een congres met verschillende sprekers? Dan heb je daar wellicht ook al een timing voor bedacht om te communiceren.

Plaats het programma als rode draad in je draaiboek en begin daarrond te werken. Hoe laat verwacht je jouw personeel? Wanneer is de briefing? Hoe laat wordt de lunch klaargezet? Het zijn slechts enkele vragen die je moet beantwoorden in het draaiboek.

Draaiboek maken: specifieer je partners en leveranciers

Een evenement organiseer je nooit zonder een beroep te doen op partners of leveranciers. Denk maar aan het geluid, de catering, een onthaalservice of de vestiaire. Ga in je mailbox of contracten op zoek naar de concrete afspraken en vertaal deze naar je draaiboek.

• Hoe laat komen je leveranciers of partners aan?
• Wanneer moeten ze klaarstaan?
• Wie kunnen ze bellen bij problemen?

Merk je dat hier nog geen concrete afspraken over gemaakt zijn? Contacteer ze dan om alles vast te zetten en zet ook die timings in je draaiboek.

Duid een verantwoordelijke aan

Hoe je het ook draait of keert, een evenement run je nu eenmaal niet in je eentje. Het is onmogelijk om overal tegelijk te zijn.

• Verdeel de verantwoordelijkheden onder enkele collega’s. Organiseer je een congres? Maak dan iemand verantwoordelijk voor het vlot verloop van de sprekers. Deze persoon zorgt ervoor dat de sprekers op tijd staan waar ze moeten staan en houdt hun tijd in het oog. Heb je een grote gastenlijst? Zorg dan dat er iemand is die de hostessen kunnen aanspreken wanneer iemand komt opdagen zonder ticket of niet op de lijst staat.
• Per onderdeel vermeld je duidelijk wie voor wat verantwoordelijk is. Zo weet iedereen duidelijk wat zijn taak is en worden bij problemen meteen de juiste mensen gecontacteerd.

Zorg voor contactgegevens

Wanneer je mensen aanduidt in je draaiboek is het ook belangrijk om hun contactgegevens te vermelden. Het zorgt ervoor dat je de dag zelf iedereen makkelijk kunt opbellen. Zo hoef je niet door duizenden mails te scrollen op zoek naar dat telefoonnummer van die ene leverancier. Je kan ook een apart blad maken met alle telefoonnummers dat je uitdeelt of ophangt voor al je medewerkers.

Communiceer over het draaiboek van je evenement

Is je draaiboek af? Stuur het dan naar iedereen die betrokken is.

• Doe dit niet één dag op voorhand, de kans is dan groot dat niet iedereen het gelezen heeft. En als je dan nog feedback krijgt, is het té ‘last minute’ om nog grote veranderingen door te voeren.
  
  
• Wat wel een goede termijn is? Minstens vijf werkdagen voor de aanvang van je evenement. Zo heeft iedereen voldoende tijd gehad om het document door te nemen en kun je eventuele feedback nog verwerken en aanpassen.
  
  
• Zorg op je evenement ook voor enkele uitgeprinte versies zodat je er altijd op kunt terugvallen.

Een draaiboek voor je evenement maken beschouw je best als de bijbel die je de dag zelf nodig hebt. Deze stappen helpen je alvast een eind op weg. Heb je nog een concreet voorbeeld nodig? Om het je wat makkelijker te maken stelden we een template op waarmee je zelf aan de slag kunt én krijg je een voorbeeld van hoe het draaiboek van Inbound Marketing Day in Kinepolis eruitzag.

Kinepolis helpt je op weg

Een evenement organiseren doe je niet op één dag. En vaak weet je niet waar je moet beginnen. Gelukkig kun je dan ook beroep doen op de service van Kinepolis. Wij helpen je op weg met de keuze van leveranciers en partners. Zorgen op voorhand voor een duidelijke dagplanning. Steunen je in de opmaak van een draaiboek en afstemming van praktische zaken en zorgen ter plaatse voor de coördinatie en installatie van verschillende zaken.

Klaar om een geweldig bedrijfsevent bij Kinepolis te organiseren? Contacteer ons hier.