Je hebt de taak gekregen om een evenement of bedrijfsfeest te organiseren. Hoe kies je nu de geknipte evenementenlocatie voor je event? Enerzijds zal de omvang van de gastenlijst een grote rol spelen, anderzijds zal ook het type evenement je helpen in je keuze. In deze blogpost klaren we het voor je uit.
De zoektocht naar een ideale evenementenzaal is een beetje zoals het verhaal van de kip en het ei. Wat komt eerst of wat bepaalt de precieze volgorde? Het type evenement - zoals een receptie voor je klanten, een presentatie voor een select publiek of een internationaal congres - bepaalt in zekere zin de omvang van de gastenlijst en bijgevolg de grootte van locatie. Maar je kan natuurlijk ook een ruwe lijst met genodigden in het hoofd hebben en hieraan de precieze invulling van het evenement aanpassen.
Hieronder focussen we eerst op de grootte van de feestlocatie die je wil huren, vervolgens gaan we dieper in op de types evenementen en hoe een zaal moet voldoen aan een aantal voorwaarden.
Hoe groot moet de evenementenzaal zijn?
Ga je voor een receptie met 100 genodigden, dan zal je logischerwijs minder plaats nodig hebben dan voor een vijfgangendiner met diezelfde 100 genodigden. Waarom? De nodige oppervlakte per persoon is kleiner bij een receptie met enkele statafels dan bij een diner met een ronde tafelopstelling.
Het lijkt een beetje vreemd om op deze manier over je evenementenzaal na te denken, maar het is erg belangrijk om hier rekening mee te houden. Niets vervelender dan een zaal bomvol tafels en genodigden waar je amper kunt bewegen of - net het tegenovergestelde - een ruime zaal die veel te groot én leeg lijkt door een beperkt aantal genodigden.
Hieronder geven we de gemiddelde oppervlaktes en bijhorende opstellingen zoals die doorgaans gehanteerd worden. Het gaat om de netto oppervlakte (excl. tafels, bar, buffet, dj booth, podium,...) die je minstens nodig hebt zodat je gasten zich comfortabel kunnen bewegen en verplaatsen in je zaal.
Bij de opstelling van de zaal zijn er nog een paar aantallen waar je rekening mee moet houden. Organiseer je een diner met buffet, dan is het gepast om per 50 genodigden een buffettafel te voorzien. Voor een bar wordt gerekend op 1 per 100 gasten.
Hoe bepaal je nu precies de gastenlijst voor je event? In onze onmisbare checklist vind je het antwoord terug.
Een evenementenzaal voor elk type event
Het soort evenement bepaalt ook mee hoe een zaal er idealiter uitziet. Bij een productpresentatie is (voorziene ruimte voor) een podium/tribune/scherm noodzakelijk, want anders zal slechts de eerste rij een glimp kunnen opvangen van de spreker, zijn/haar presentatie en het nieuwe product. Bepaal dus op voorhand de precieze invulling van je event of bedrijfsfeest, zodat je weet welke assets en omvang een zaal moet hebben.
Hulp nodig bij het beantwoorden van deze vragen? In deze uitgebreide blogpost helpen we je op weg!
Wens je graag meer informatie over onze event-oplossingen? Contacteer ons dan hier.
Of je nu een evenementenzaal zoekt in Brussel, Antwerpen, Leuven, Gent of een andere centrale locatie, bij Kinepolis vind je ongetwijfeld een zaal naar je zin. Kinepolis heeft met zijn 10 bioscoopcomplexen een enorm aanbod aan zowel bioscoop- als polyvalente zalen. Voor elk type evenement valt er een perfecte match te vinden. Het beste bewijs? Een greep uit onze ervaringen!
Presentatie met walking dinner
Aquafin nodigt elk jaar zijn medewerkers uit voor een nieuwjaarsevent. De meer dan 1000 genodigden worden verwelkomd in Kinepolis Antwerpen, Hasselt en Brugge. De gedelegeerd bestuurder geeft eerst een presentatie over het voorbije jaar en de krachtlijnen voor de toekomst in een bioscoopzaal. Het bedrijf koos ervoor om de events niet gelijktijdig, maar op verschillende data te laten doorgaan in de drie locaties. Het is echter wel een optie om via de hoogtechnologische snufjes bij Kinepolis in meerdere complexen een presentatie te livestreamen.
Het tweede deel van dit bedrijfsevent vindt plaats in één van de polyvalente zalen van de Kinepolis-bioscopen. Daar worden de genodigden getrakteerd op een walking dinner van J&M Catering.
"Van zodra je op zoek gaat naar een locatie waar je meer dan 500 man goed kunt ontvangen, is de keuze niet zo groot. Kinepolis bevindt zich op centrale locaties die vlot bereikbaar zijn."
- Nico Van Gestel, Aquafin.
Infobeurs met show
UNIZO ontving 300 startende ondernemers voor een evenement in Kinepolis Gent en Hasselt. Een polyvalente zaal werd omgetoverd tot een infobeurs met partners van de ondernemersorganisatie. Aansluitend volgde een informatieve show in een bioscoopzaal. De avond werd afgesloten met een drink met catering in de polyvalente zaal.
Ontbijt met film
Elk jaar nodigt Deutsche Bank zijn corporate klanten en hun kinderen uit voor een familie-event. Kinepolis Brussel op de Heizel is de plaats van afspraak. De gasten kunnen eerst genieten van een heerlijk ontbijt met aansluitend een filmvoorstelling in verschillende zalen.
“Door voor Kinepolis te kiezen, kunnen we het aantal mensen dat we wensen uitnodigen. Het aantal beschikbare plaatsen is erg flexibel.”
- Véronique Doneux, Deutsche Bank.
Congres
Kinepolis Antwerpen is al enkele jaren het decor voor de grootste IT-conferentie in België. Techorama verwelkomt 1500 deelnemers in elf zalen, voor een mix van presentaties en networking. Dankzij de bioscoopzalen is er ruimte voor grote, indrukwekkende projecties. De polyvalente zalen maken op hun beurt dan weer persoonlijke connectie mogelijk.
Zo, nu heb je een idee wat er mogelijk is bij Kinepolis. En zoals je kon ontdekken, hoeft een event of bedrijfsfeest bij Kinepolis helemaal niet gekoppeld te worden aan een film. Wij hebben heel wat meer te bieden!
Benieuwd hoe jouw event bij Kinepolis er zou uitzien? Onze B2B Account Managers helpen je graag op weg!
