Wie al eens een bedrijfsuitje heeft georganiseerd, weet dat de organisator het soms hard te verduren krijgt. “Het was te avontuurlijk.” “Ik hou niet van water.” “Ik vind een walking dinner leuker dan een zittend etentje.” In deze blogpost verzamelden we de belangrijkste tips en aandachtspunten om van jouw volgende bedrijfsuitje een feest voor iedereen te maken.
Een bedrijfsuitje is een activiteit binnen of buiten de werktijd waar je werknemers elk jaar naar uitkijken. Een dag waarover - in het beste geval - nog lang over nagepraat wordt. Van een gezellige teamuitstap tot een groots personeelsfeest: alle activiteiten met je medewerkers kunnen onder de noemer ‘bedrijfsuitje’ vallen.
Het is niet eenvoudig om elk jaar verrassend uit de hoek te komen. Als de verwachtingen van je medewerkers hoog liggen, dan is het niet makkelijk om die jaar na jaar in te lossen en te overtreffen. Maar misschien hoeft dat ook helemaal niet? Wie weet heb jij de succesformule voor jouw bedrijf al uitgedokterd en kijken jouw werknemers altijd reikhalzend uit naar de jaarlijkse zomerbarbecue of filmvoorstelling.
Hieronder hebben we enkele onmisbare tips opgelijst voor een geslaagd bedrijfsuitje.
1. Bepaal het doel van het bedrijfsuitje
Wat is de precieze reden voor het organiseren van je bedrijfsuitstap? Enkel zo kan je de geknipte activiteit kiezen én beslissen wie er allemaal mee mag. Wil je de banden binnen je team versterken?Dan moet je op zoek gaan naar een activiteit waarbij je teamleden moeten samenwerken en die de sfeer bevordert. Bestaat je bedrijf 15 jaar en wil je dit vieren? Dan is een feestelijke receptie met toffe animatie voor je werknemers en hun partners een leuk idee. Of wil je liever van dit moment gebruik maken om iets bij te leren? Dan is een originele workshop met het team een mogelijkheid.
2. Kies een geknipt moment
Is een activiteit voor jouw bedrijf een jaarlijks weerkerend gebeuren, of plan je doorheen het jaar meerdere - ontspannende - momenten voor je werknemers? Het is in beide gevallen de kunst om een geschikt moment te prikken. Merk je bijvoorbeeld dat de sfeer altijd na een drukke periode begint te slabakken? Plan je bedrijfsuitje na zo’n hectisch seizoen om het enthousiasme opnieuw aan te wakkeren.
Vermijd vakantieperiodes wanneer je een datum kiest, zo hoeven je werknemers hun vakantieplannen niet te wijzigen. Plan je een avondactiviteit? Kies voor een vrijdagavond. Zo vermijd je dat je werknemers tijdens de week met kleine oogjes op kantoor verschijnen.
3. Pols naar de verwachtingen van je medewerkers
Om te voorkomen dat je bedrijfsuitje een totale mismatch wordt, is het een goed idee om binnen je bedrijf je medewerkers uit te vragen over hun wensen en verwachtingen. Je zal nooit iedereen kunnen plezieren, maar het kan je wel behoeden voor een portie drama. Als meer dan de helft van je team geen fan is van wateractiviteiten, dan is een middagje kajakken geen strak plan.
4. Laat je team kiezen uit meerdere activiteiten
Als je team voldoende leden telt, dan is het zeker een optie om hen te laten kiezen uit verschillende activiteiten. Grote groepen moeten sowieso opgesplitst worden. Waarom ze dan niet in twee (of meerdere) trajecten van activiteiten onderverdelen?Zo kunnen de avonturiers kiezen voor een hands-on dag boordevol actie en spanning, terwijl de rustige types op hetzelfde moment een kalmer programma volgen. De twee groepen kunnen dan ‘s avonds bij een glaasje en heerlijk eten bijpraten over hun dag.
Trek je elk jaar op ski- of andere sportvakantie met het team? Verlies dan ook de niet-sportievelingen niet uit het oog. Steek een alternatief programma met onder meer culturele bezoeken en wandelingen in elkaar.
5. Beperk de activiteiten in tijd
Is je bedrijf niet omvangrijk genoeg om de dag in die mate op te splitsen? Dan is er een tweede mogelijkheid om hetzelfde resultaat te bekomen: kies voor activiteiten die beperkt zijn in tijd. Het is leuker om twee verschillende workshops te volgen in plaats van één die vijf uur in beslag neemt. Als die ene je niet ligt, dan zit je er toch de volle vijf uur aan vast. Bij twee (of meerdere) activiteiten kan je de verschillende verwachtingen van je medewerkers ook met elkaar combineren. Zo mix je zonder problemen een actieve sessie met een rustig moment.
6. Kies voor neutrale activiteiten
Een bedrijf is doorgaans een doorsnee van de bevolking met verschillende leeftijden en interessevelden. Wil je een poging wagen om hen allemaal warm te krijgen voor jouw bedrijfsuitje, dan zijn neutrale activiteiten een goede optie. Een stadsspel, waarbij je een toffe stad doorkruist en tegelijk opdrachten vervult, komt hiervoor in aanmerking.
7. Verras iedereen met een originele activiteit
|
Een moordspel, een escape room, een barista workshop, een les buikdansen of vuurspuwen, een segway tour of een ontbijt met film. Soms moet iedereen even uit zijn comfortzone gehaald worden. Wie weet kan iedereen deze originele invalshoek wel smaken?
Op zoek naar een originele feestlocatie voor je bedrijfsfeest of -uitje? In deze blogpost vind je bergen inspiratie. |
 |
8. Probeer de locaties te beperken
Het is slim om de activiteiten van je bedrijfsuitje te bundelen op één plaats. Dit kan je eigen bedrijf zijn, maar ook op een voor iedereen bereikbare feestlocatie. Het is niet leuk om na een toffe workshop of inspirerende sessie in de auto te moeten stappen om naar een tweede locatie te rijden. Zo dreig je de groepssfeer wat te breken. Moet je toch één of meerdere locaties combineren, voorzie dan gemeenschappelijk vervoer zoals een gehuurde bus of het openbaar vervoer.
9. Hou het budget van activiteiten en catering goed in evenwicht
Een veelgemaakte fout is een groot deel van het budget opsouperen met spectaculaire activiteiten, maar de catering wat uit het oog verliezen. Stel ruim op voorhand dus een duidelijk budget op waarbinnen je alle kostenposten goed vermeldt: activiteiten, catering, vervoer, animatie,...
Wat hulp nodig bij het opstellen van je budget? Dit e-book met handige tips helpt je op weg.
10. ‘Iets met eten’ is altijd een goede optie
| De liefde van de Belg gaat door de maag. Een kookworkshop, een filmvoorstelling met een walking dinner of een winterbarbecue: als er eten bij komt kijken, dan is zowat iedereen ervoor te vinden. Heerlijk eten brengt mensen samen. De perfecte ‘neutrale’ activiteit waarmee je kunt scoren. |  |
11. Stel een (beperkt) team van organisatoren samen
Het is leuker om samen met anderen een evenement of bedrijfsuitje te plannen. Maar trop is te veel en te veel is trop. Stel niet oneindig veel mensen aan om taakjes onder te verdelen, kies je teamleden zorgvuldig. Veel mensen betekent ook veel meningen, waarbij het doorhakken van knopen steeds moeilijker wordt. Kies dus één of meerdere mensen uit waarmee je goed kunt samenwerken en ga aan de slag.
12. Een planning en draaiboek zijn onmisbaar
|
Of het nu gaat om een teambuilding of een nieuwjaarsreceptie: een nauwgezette planning en bijhorend draaiboek zijn verplichte kost. Een uitje met het team lijkt misschien vrijblijvend, maar er kan ook heel wat in het honderd lopen. Maak dus ook bij ‘kleine bedrijfsuitjes’ een overzicht van alle afspraken en wie je kunt bereiken bij problemen. |
 |
Wil je een draaiboek maken, maar heb je geen idee hoe je hieraan moet beginnen? Wij werkten een handige template uit, die je eenvoudig kunt downloaden.
Ben je op zoek naar een leuke feestlocatie voor je volgende bedrijfsevenement of -uitje, dan kan je zeker bij Kinepolis terecht!
Klaar om een geweldig bedrijfsevent bij Kinepolis te organiseren? Contacteer ons hier.
