Van een bijscholingsdag voor je team tot een grootschalig bedrijfsevenement of meerdaags congres. Een weldoordacht draaiboek maken is de sleutel tot succes bij elk event. Maar hoe begin je daar aan? Lees onze tips, gebruik onze checklist en download onze template als voorbeeld van een goed draaiboek voor je evenement!
Een draaiboek maken: cruciaal bij elk evenement
Wanneer je opzoekt hoe je een evenement organiseert, kom je ongetwijfeld de tip tegen om een draaiboek op te maken. Concreet is een draaiboek een overzicht, script of handleiding voor de organisatie van je evenement.
Dit document deel je met iedereen die achter de schermen bij je bedrijfsevenement betrokken is. Zo weten medewerkers en leveranciers precies wat er van hen verwacht wordt en wanneer. Het draaiboek biedt ook een handige checklist als leidraad voor het eventmanagement.
Zie een draaiboek als een gedetailleerde routebegeleider voor de organisatie van je evenement. Zonder draaiboek moeten jij en je partners zich blind bewegen en dat verloopt vaak niet zonder horten of stoten. Een draaiboek biedt, net als een navigatiesysteem, richting en houvast. En daardoor ook gemoedsrust.
Download nu: draaiboek template
Ben je op zoek naar een voorbeeld van een draaiboek voor je evenement?Download nu onze gratis template en verzeker jezelf van een overzichtelijk en goed opgesteld draaiboek.
Checklist voor jouw draaiboek: stap voor stap
1. Bepaal de visie en het concept van je evenement2. Leg verantwoordelijkheden vast
3. Maak een overzicht van de belangrijke timings
4. Noteer alle partners, leveranciers en contactgegevens
5. Deel je draaiboek met alle betrokkenen van het evenement
1. Bepaal de visie en het concept van je evenement
Hoewel een draaiboek vooral de praktische planning bevat, is het aangeraden om eerst de essentiële kenmerken van het evenement in je draaiboek neer te schrijven:
- Wat is de naam van je event?
- Wie organiseert het?
- Waarom wordt het georganiseerd? Wat zijn de doelstellingen en wie is de doelgroep?
- Welk type event is het? Denk aan een netwerkevent, congres, interne bedrijfsvoorstelling …
- Wanneer is je event?
- Op welke locatie(s) vindt het event plaats? Wordt alles op één plek georganiseerd en enkel offline, of is het een hybride event waarbij meerdere locaties en digitale functies samenkomen?
- Via welke kanalen wordt het event bekendgemaakt? Moeten mensen tickets kopen of reserveren?
- Hoeveel gasten verwacht je?
Tip: Ben je nog op zoek naar een locatie voor jouw bedrijfsevent? Bekijk dan zeker de troeven van Kinepolis Business. Met keuze uit tien vlot bereikbare en centrale locaties, met hoogtechnologische uitrusting, vind je zeker de geschikte plek voor jouw congres, presentatie of bedrijfsevenement.
2. Leg verantwoordelijkheden vast
Wellicht organiseer jij het bedrijfsevenement met enkele teamleden of heb je externe hulp. Definieer in ieder geval de taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen duidelijk in je draaiboek. Zo voorkom je misverstanden en weet iedereen wat er van hen verwacht wordt.
Identificeer eerst alle taken die bij het evenement komen kijken. Denk aan stoelen klaarzetten en banners ophangen, technische ondersteuning, contact met de cateraar, sprekerscoördinatie … Lijst dan alle medewerkers op en verdeel de taken. Het is belangrijk dat elke verantwoordelijkheid wordt toegewezen aan iemand die hiervoor bekwaam is en er voldoende tijd voor heeft in de volledige planning. Bespreek dit onderling zodat iedereen zich goed voelt bij de taken die hij of zij krijgt.
Bepaal ook de onderlinge communicatielijnen. Wie rapporteert er aan wie en op welke momenten? Wordt er op de middag een korte stand van zaken gehouden? Wie is hoofdaansprakelijk en vormt het centrale aanspreekpunt bij vragen of problemen?
Dit vastleggen in een draaiboek zorgt niet alleen voor een vlotte uitvoering van elke taak, het geeft ook alle medewerkers een duidelijk beeld van hun taken en verantwoordelijkheden. Je stroomlijnt je evenementorganisatie en voorkomt dubbel werk, miscommunicatie en onnodige stress.
3. Maak een overzicht van de belangrijke timings
Ga je een congres organiseren met verschillende sprekers, die elk op een ander moment arriveren? Volgen de bezoekers van jouw bedrijfsevenement een bepaalde agenda? Worden er zaken zoals catering en goodiebags geleverd doorheen de dag? Staan er na afloop taxi’s klaar of een shuttlebus? Noteer al deze zaken in een handig tijdschema.
Misschien heb je op de uitnodigingen van het event al een programma meegegeven of een ruwe dagindeling (zoals een begin- en einduur). Dat kan als basis dienen voor het tijdschema. Vul daartussen de praktische planning in zoals wie wanneer arriveert en wat er achter de schermen moet gebeuren op bepaalde uren.
Zo’n tijdschema helpt uiteraard om op de dag zelf alles op tijd te laten verlopen. Maar tijdens het maken van je draaiboek stuit je misschien ook wel op gaten in de planning, overlapping van activiteiten of merk je dat er te weinig pauzes worden ingelast. Je tijdschema kan daarom helpen om de organisatie van je evenement waar nodig nog bij te sturen.
4. Noteer alle partners, leveranciers en contactgegevens
Voorzie in je draaiboek een overzicht van alle partners en leveranciers die betrokken zijn bij het evenement, met hun contactgegevens. Door deze lijst op te nemen in je draaiboek verzeker je dat alle communicatie soepel verloopt.
De lijst bevat alle externe partijen die een rol spelen bij het evenement: sprekers, locatiebeheerders, cateraars, technici, transportbedrijven … Maak een tabel waarin je hun namen, functies, telefoonnummers en e-mailadressen nauwkeurig noteert. Check zeker of je hen via het opgegeven telefoonnummer rechtstreeks kunt bereiken, mocht er net voor of tijdens het evenement iets zijn. Neem naast externe partijen ook interne contacten mee op in de lijst.
Tijdens het evenement zijn deze contactgegevens van onschatbare waarde als je snel moet schakelen of als er zich onverwachte situaties voordoen. Het biedt jou en alle betrokkenen extra gemoedsrust om te weten dat je de juiste mensen kunt bereiken wanneer dat nodig is.
Tip: Wist je dat Kinepolis Business niet alleen instaat als locatiebeheerder, maar je ook in contact kan brengen met verschillende partners om de organisatie van je bedrijfsevenement naar een hoger niveau te tillen? Van catering en animatie, tot praktisch verloop en extra ideeën om jouw event net dat tikkeltje meer te geven.
5. Deel je draaiboek met alle betrokkenen van het evenement
Voor je jouw draaiboek finaal afklopt, laat je het best nakijken door je collega’s of een betrokken partij die helpt bij het eventmanagement. Helemaal in orde? Dan kan je het draaiboek gaan verspreiden. Stuur het naar alle betrokken partijen: interne medewerkers, leveranciers, partners, sprekers … Je bezoekers hoeven dit uiteraard niet te ontvangen, het is enkel bedoeld voor een vlotte organisatie van je evenement achter de schermen.
Je draaiboek communiceren doe je best via e-mail, zo’n vijf à zeven dagen voor het event. Maak in je onderwerp duidelijk dat het om een draaiboek gaat en vraag in je mail om bevestiging van ontvangst. Zo ben je er zeker van dat iedereen het draaiboek heeft doorgenomen en weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Je kunt op beide oren slapen tot de grote dag!
Een evenement organiseren is geen eenvoudige opgave. Daarom biedt Kinepolis Business veel meer dan filmzalen voor jouw bedrijfspresentaties. Organiseer je bedrijfsevent bij Kinepolis en doe een beroep op onze B2B Account Managers voor een vlekkeloze organisatie. Van de eerste creatieve ideeën tot het maken van een draaiboek voor je evenement en een vlotte organisatie op de dag zelf.
Klaar om de handen in elkaar te slaan voor een geweldig succes?
