Zelf een receptie organiseren: waarmee houd je rekening?

Een geslaagde receptie begint met een goede voorbereiding. Eens de datum vastligt, begint het echte werk.

Bij het organiseren van een receptie komt heel wat kijken, maar hoe begin je hieraan?

Om je op weg te helpen, verzamelden we enkele tips.

Kunnen wij ergens mee helpen? Vraag geheel vrijblijvend meer informatie aan.

Bepaal je budget

Alvorens je aan de invulling van je receptie begint, leg je een budget vast. Door je hieraan te houden, vermijd je de dag na de receptie een financiële kater. Goedkoop een receptie organiseren hoeft zeker niet cheap te zijn. Voor elk groots idee is er een stijlvol maar budgetvriendelijk alternatief.

De geschikte locatie vinden

De locatie heeft een grote invloed op de algemene sfeer van je receptie. Laat je echter niet alleen leiden door je gevoel, maar houd ook rekening met een aantal praktische zaken:

• Is de locatie makkelijk bereikbaar?
• Zijn er voldoende parkeerplaatsen?
• Hoeveel bedraagt de maximum capaciteit van de receptieruimte?
• Is de receptieruimte voor iedereen toegankelijk?
• Welke voorzieningen zijn er? Bijvoorbeeld aantal toiletten, audiovisuele ondersteuning, clean-up …

Kinepolis Business beschikt over bioscoopzalen van verschillende groottes met de nodige technische ondersteuning. Onze tien vestigingen zijn vlot bereikbaar met de wagen én het openbaar vervoer, en bieden meer dan voldoende parkeerplaatsen voor al je gasten.

Sinds september 2017 vind je in Kinepolis Antwerpen een exclusieve nieuwe evenementenlocatie: de Loft. Dankzij de afzonderlijke ingang vooraan onze bioscoop is de Loft uitermate geschikt voor recepties, tot wel 400 personen. Dankzij de glazen wanden langs weerszijden van de ruimte valt er veel natuurlijk licht binnen en kunnen gasten genieten van een prachtig uitzicht op de site van Kinepolis Antwerpen.

De receptieruimte decoreren

Eén van de leukste aspecten van het organiseren van een receptie is de inrichting van de receptieruimte. Werkl je rond een bepaald thema of ga je voor stijlvolle eenvoud? Wat je ook kiest: de details maken het verschil.

• Creëer een natuurlijke gezelligheid met planten en bloemen.
• Zorg voor sfeervolle verlichting en vermijd felle TL-verlichting.
• Breng mensen samen via knusse zithoeken.
• Kleed de wanden aan met leuke doeken of originele informatiebordjes.
• Plaats een klein boeketje op de (sta)tafels en voorzie servetten, prikkers …
• Verras je gasten met ballonnen,… Of wat dacht je van een photobooth?

De traiteur voor je receptie kiezen

Natuurlijk wil je je gasten niet op hun honger laten zitten. Zorg voor verschillende hapjes en dranken. Om je budget onder controle te houden, kan je ervoor opteren om geen sterke dranken te serveren. Een goede wijn of heerlijk streekbier smaken even goed. Of kom origineel uit de hoek met een verrassende mocktail. Dan maak je ook de Bob’s onder de gasten gelukkig.

Je catering maakt deel uit van de hele beleving van je receptie. Ga op zoek naar een cateraar die gepassioneerd is en je receptie met originele smaken naar een hoger niveau tilt. Zorg bij de keuze van je hapjes voor voldoende variatie tussen vis, vlees en vegetarisch. Zo is er voor iedereen iets om van te smullen. Hou daarnaast ook rekening met eventuele allergieën van je gasten. Je kan bijvoorbeeld de ingrediënten van je gerechten vermelden (gluten, pinda’s,...).

Vind je het moeilijk om een traiteur voor je receptie te kiezen? Of hou je je liever bezig met de decoratie van je receptie? Kinepolis Business werkt al jarenlang samen met J&M Catering. Het cateringbedrijf neemt alles voor jou in handen en laat niets aan het toeval over. Zo kan jij samen met je gasten genieten van een smaakvolle receptie.

De audiovisuele ondersteuning van je receptie regelen

Muziek speelt een belangrijke rol bij de beleving van je receptie. Misschien heb je wel een live-band of dj op het oog? Zorg ervoor dat de muziek niet te luid klinkt, maar ook niet te stil. Plan je een presentatie? Test dan zeker op voorhand of alle technische zaken in orde zijn zodat je presentatie niet in het water valt. Op basis van je plannen bezorgt een gespecialiseerde verhuurfirma je de juiste geluidsinstallatie en toebehoren. Ben je geen techneut? Check dan zeker bij je aanvraag of ze je helpen bij de installatie en testing ervan.

Organiseer je je receptie in samenwerking met Kinepolis Business? Dan kan je rekenen op de professionele ondersteuning van Auvicom. Ze zorgen voor eventueel extra materiaal én een technieker ter plaatse om onverwachte problemen snel en efficiënt op te lossen. Wens je een streaming van iets bijzonders aan de andere kant van de wereld? Geen probleem. Ontdek hier onze streaming-diensten.

Zorg voor een warme ontvangst

Niets zo vervelend als arriveren op de locatie en je weg niet vinden naar de receptie. Leid je gasten via duidelijke wegwijzers naar binnen en voorzie een onthaalbalie waar ze zich kunnen aanmelden. Zo weet je achteraf ook welke gasten wel en niet zijn komen opdagen. Een bewaakte vestiaire is een extra troef en geeft je gasten de mogelijkheid om jassen en andere accessoires zoals sjaals en paraplu’s veilig achter te laten.

Vriendelijke hostessen die de aankomst in goede banen leiden, verlichten jouw werk en geven gasten een goed gevoel nog voor ze de receptie betreden. Tip: bied je gasten meteen bij het binnenkomen van de receptieruimte een aperitief aan om de ontvangst helemaal compleet te maken.

Verstuur een uitnodiging die aanspreekt

Een mooi vormgegeven uitnodiging geeft mensen meteen zin in je receptie. Je kan je uitnodiging via e-mail versturen, maar een uitnodiging per post is veel persoonlijker. Bovendien geef je de mensen alle belangrijke informatie in handen, terwijl een e-mail al snel verloren gaat.

Een puur typografische uitnodiging straalt klasse uit, al kan je gerust werken met foto’s of illustraties. Zorg ervoor dat je je uitnodigingen tijdig verstuurt zodat mensen lang genoeg op voorhand de datum van je receptie in hun agenda kunnen prikken.

Ben je voor je volgende receptie op zoek naar een toffe locatie en de nodige ondersteuning? Ben je nieuwsgierig naar onze nieuwe eventlocatie ‘Loft’?

Of wil je graag meer info over onze event service? Onze B2B Account Managers staan voor je klaar.