blog post detail
Blijf op de hoogte

Wil jij graag nog meer tips en tricks voor je volgend event of relatiegeschenk? Of wil je alle originele mogelijkheden rond adverteren in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in.

Subscribe to Email Updates

Waarom een evenementenbureau inschakelen- en hoe?

Een feestje bouwen: dat kan iedereen. Ja, toch? It’s party time! Wil je een bedrijfsevenement organiseren, dan staat er wel meer op het spel. De reputatie van je bedrijf en de tevredenheid (en veiligheid!) van je klanten, bijvoorbeeld. Wil je geen risico’s lopen en gegarandeerd een goede beurt maken, dan is het belangrijk een ‘dedicated’ team op je project te zetten. Een evenementenbureau, bijvoorbeeld. Waarom zoú je, hoe maak je de juiste keuze en wat mag je zoal verwachten?

 

Iedereen kent wel die management assistant of andere medewerker die een absolute kei is in het organiseren van evenementen, van after work drink tot en met het grote jubileumfeest. In elk bedrijf is er meestal ook een feestcomité van vrijwilligers die graag in de voorbereiding van een congres, presentatie of personeelsevent duiken. Vergeet hun inspanningen niet naar waarde te schatten, want bij het opzetten van een event komt (veel) meer kijken dan je zou denken.

evenement organiseren

Waarom een evenementenbureau?

Eigen feestcomité? Check! Waarom zou je dan extern gaan zoeken wat intern al voorhanden is?

Daar is meer dan één goede reden voor. Laten we het gemakkelijkheidshalve even samenvatten als: evenementen organiseren is specialistenwerk. Vergelijk het met koken: iedereen kan wel een vorm van eten maken, maar een chef en zijn team bakken er meer van. Het vereist de juiste know-how en expertise, een verzameling van skills en liefst ook de nodige ervaring.

Tip: event planning is zelden een éénmanszaak. Enkele uitzonderingen niet te na gesproken is het vaak een team met skills die goed op elkaar zijn ingespeeld. Kijk met die bril naar een mogelijke event partner.

 

Ervaring vereist

Het belang van ‘ervaring’ kan niet genoeg onderstreept worden. Wie één keer per jaar een personeelsfeest organiseert, die kent na vijf jaar zo ongeveer het klappen van de zweep. Hij of zij heeft dan de meeste problemen al eens meegemaakt én opgelost. Wie dit zo’n 30 à 50 keer per jaar doet, voor heel uiteenlopende bedrijven, die put uit heel wat meer ervaring. Zo’n partner kan je een enorme voorsprong geven.

 

Evenementenbureau - ervaring.jpg

 

Dit is ook een reden waarom veel bedrijven kiezen voor Kinepolis als evenementenlocatie.

Er zit een groot pak ervaring bij het Kinepolis Business team. Elk jaar begeleiden zij circa 1.200 evenementen per jaar in de Kinepolis-bioscopen over het hele land. Event planning zit hen in het bloed, net als nauw samenwerken met allerlei partners, van eventbureau tot en met audiovisuele partners. De Kinepolis-infrastructuur leent zich soepel voor allerlei soorten evenementen, van S tot XXL.

 

Tip: op zoek naar inspiratie voor je event? Neem een kijkje bij de cases van Kinepolis Business.

 

Events van S tot XXL

 

Het ene event is het andere niet. Een intieme receptie of informele drink kun je makkelijk zelf aan. Maar van zodra je een groter aantal mensen wilt uitnodigen voor een grootschaliger gebeuren met een programma, wordt de opzet iets anders. Dan moet er (veel) meer voorzien en voorbereid worden. Ook wanneer je bepaalde doelstellingen wilt behalen met je event, is het goed om de organisatie projectmatig aan te pakken. Van zodra improviseren niet meer kan, denk je best aan het opzetten van een projectteam. Op dat moment overweeg je best ook of je al dan niet een bureau inschakelt.

 

Evenementenbureau ja/nee

 

Hoe groter of belangrijker het event, hoe meer tijd er in de voorbereiding gaat zitten. Tijd die je medewerkers misschien niet hebben, omdat ook de andere taken op hun dagelijkse to-dolijst blijven staan. Even ‘tussen de bedrijven door’ een belangrijk congres of viering organiseren: klinkt goed, lukt zelden.

 

Wat doet zo’n bureau precies?


Kijk even naar
deze checklist: zowat elke stap van de voorbereiding kan een evenementenbureau voor jou invullen. Belangrijk is wel dat je vooraf exact afspreekt wat je van hen verwacht, wat zij van jou verwachten en hoe de samenwerking concreet zal verlopen.

 

Uiteraard kost het iets om specialisten in te schakelen. Daartegenover staat dat ook de tijd van je medewerkers een kostprijs heeft. Een ervaren event planner met een goed adressenboekje krijgt het ook snel voor mekaar. Het mag gezegd, doorgaans sneller dan je het zelf allemaal zou regelen. Wie nog niet zo vaak een evenement heeft georganiseerd, betaalt nu eenmaal vaak het nodige leergeld. Figuurlijk maar ook letterlijk. Onervarenheid kan… jawel, (veel) geld kosten.

 

Tip: hoe beter je briefing en het gesprek met je bureau, hoe correcter het voorstel dat zij kunnen maken. Vertrek van een globale inschatting maar sta open voor aanpassingen naarmate alles definitief vorm krijgt en exacte kosten bekend worden. Een bureau kan je ook helpen bij… het leren correct budgetteren van een event.

 

Evenementenbureau - kantoor.jpg

 

Wat mag het kosten?

 

Nu we het toch over kosten hebben: hoe bepaal je het budget? Houd voor ogen dat een budget opstellen geen haastklusje is maar een continu proces. Starten kun je het best met een globale inschatting. Dat doe je voordat er offertes worden aangevraagd. Werk je met een bureau, dan kun je samen met hen die inschatting maken. Daarna wordt het voorlopige budget stap voor stap bijgewerkt naarmate de offertes binnenkomen.

E-book Budget

Een event planner heeft geen lade vol kant-en-klare offertes. Doorgaans neemt het enkele weken in beslag voor een totaalofferte tot in de details is afgewerkt. Hou daar rekening mee bij je retroplanning en ga dus tijdig op zoek naar je partner. Sommige bureaus vragen een fee voor het maken van offertes. Bespreek dit punt zeker vooraf.

 

 

Met welke kosten moet je allemaal rekening houden bij het budgetteren?

Hier vind je een handige checklist.

 

 

Hoeveel kost zo’n bureau? Wat mogen ze vragen voor hun eigen diensten? In het uurtarief zien we grote verschillen. Vraag transparantie over de kosten en de posten. Vaak krijgt een evenementenbureau ook een commissie van de andere partners die zij aan het werk zetten.

 

Tip: heb je meetbare doelstellingen voor je evenement? Dan kun je een deel van de honorering afhankelijk maken van het behalen van die objectieven. Zo wordt je partner nog actiever betrokken bij het welslagen van je event.

 

Wanneer contacteren?

 

Wanneer precies schakel je een bureau in? Liefst niet als het vijf voor twaalf is, denkt de event planner. Ga enkele maanden vooraf op zoek naar de juiste partner. Op deze portal van Eventonline met handige zoekbuttons vind je een vrij volledig overzicht van bureaus, leveranciers en andere partners. Niet alleen de top 10 van Belgische event planners, maar ook minder bekende gespecialiseerde partners. Je tikt bijvoorbeeld ‘evenementenbureau Antwerpen’ in en krijgt een ruime selectie voorgeschoteld.

 

Wat is het beste evenementenbureau? Daar is geen antwoord op. Je kunt wel op zoek gaan naar het bureau dat het beste past bij jou en het evenement in kwestie.

Kortom, op jacht naar ‘the perfect match’.

  • Doe navraag bij andere bedrijven met welk evenementenbureau zij goede ervaringen hebben. Neem geen genoegen met enkel de naam, vraag ook door over samenwerking, creativiteit, flexibiliteit, respect voor afspraken e.d.m. Vergeet niet te polsen naar prijs/kwaliteit.

  • Er zijn high-end bureaus die high-end events opzetten waar een navenant prijskaartje aan vasthangt. Er zijn er ook die topkwaliteit leveren voor een redelijke prijs. Wat wil je zelf als bedrijf uitstralen? Kies je partner in functie daarvan.

  • Plan met je shortlist van bureaus een kennismakingsgesprek. Daarin pols je vooral hoe de ‘chemie’ is. Een ‘klik’ voelen en op dezelfde golflengte zitten zijn onmisbaar voor een goede samenwerking rond een event.

  • Sommigen organiseren een pitch tussen evenementenbureaus. Natuurlijk kun je dat doen, maar vergeet niet dat pitchen jou tijd (lees: geld) kost en dat niet ieder bureau graag meedoet aan een ‘gratis’ pitch.

  • ‘Ervaring’ is een veel gebruikte (en misbruikte) slogan. Laat die slogan hard maken door concrete, recente referenties die je kunt natrekken. En trek ze effectief na.

Evenementenbureau - match.jpg

Evenementenbureau gekozen? Een eerste werkgesprek kan al heel vroeg in de voorbereiding plaatshebben, van zodra je weet welk soort event je wilt gaan organiseren voor welke doelgroep in (ongeveer) welke periode. Voor zowat alle elementen van je event kan het evenementenbureau vanuit zijn expertise met je meedenken.

 

Wat kun je bespreken?

Een goed bureau denkt zelfs héél graag met je mee, creatief, organisatorisch en budgetmatig. Van thema & concept tot follow-up.

Denk eraan: goede bureaus putten uit een rijke bagage aan ervaring. Zij kennen het aanbod aan locaties op hun duimpje, hebben meestal een goed zicht op de evenementenagenda in jouw regio en hebben in de praktijk al gezien welke thema’s en concepten goed werken - en welke niét.

Een goed evenementenbureau helpt je met vragen zoals:

  • Is dat moment (week, dag, uur) optimaal voor mijn event?
  • Op welk moment hebben we zo weinig mogelijk concurrentie van andere events?
  • Hoe zorg ik voor een maximale aanwezigheid (en dus een minimaal aantal no-shows)?
  • Hoe nodigen we de gasten uit?
  • Hoe bouwen we het programma best op?
  • Met of zonder presentator?
  • Voorzien we iets apart voor kinderen en jongeren?
  • Hoe kunnen we ons publiek verrassen met de catering?
  • Wie komt in aanmerking voor een live act?
  • Thema, aankleding, dress code?
  • Hoe zorg ik voor een optimale ontvangst van de gasten?
  • Wat stoppen we precies in de goodiebag?
  • Hoe halen we de pers en de blogs van influencers?
  • Hoe plannen we opbouw en afbraak van het event decor?
  • Welke follow-up voorzien we nadien?

Evenementenbureau - receptie.jpg

 

 

 

Trendtip 2018

“Een evenement moet een wow-factor hebben. Met een zeventje maak je geen indruk meer. Een evenement moet minimaal een negen waard zijn om te blijven hangen. Dit betekent dat je beter eens in de twee jaar iets goeds kunt organiseren, dan dat je elk jaar iets organiseert dat het net niet is.” - Marga Groot Zwaaftink, bureau CommGres"

 

 

What’s next?

Ben je klaar om je eigen event in de steigers te zetten? Het B2B team van Kinepolis Business maakt je graag wegwijs naar alle verdere stappen. Geef een seintje!

 

Door Bart Gees

Par Bart Gees

Bart Gees
Sinds 1 juni 2017 de nieuwe National B2B Manager. Zijn carrièrepad voerde hem al langs Interbrew, Coca-Cola Enterprises, The Coca-Cola Company, Plopsa & Aramark, met sales & marketing als rode draad. Kinepolis Business is voor hem ‘een sexy en boeiend product’ en een gedreven team dat dag na dag met de partners bouwt aan merkbekendheid, impactvolle activaties & advertising en unieke event-belevingen. Kippenvel in de cinema? Dat was o.m. de ‘Star Wars’-saga, samen met zijn tienerzonen.
Le 1er juin 2017, Bart Gees est devenu le nouveau National B2B Manager. Sa carrière l’a conduit dans des entreprises comme Interbrew, Coca-Cola Enterprises, The Coca-Cola Company, Plopsa et Aramark, toujours dans la vente et le marketing. Pour lui, Kinepolis Business, c’est « un produit séduisant et captivant », et une équipe motivée qui travaille jour après jour avec les partenaires à renforcer la notoriété des marques, et à mettre en place des activités et publicités accrocheuses et des évènements uniques. La chair de poule au cinéma ? C’était devant la saga Star Wars, avec mes fils ados.
 

Andere blogs in de kijker:

De meest gestelde vragen over bioscoopvouchers

Lees meer Read more

Welk fiscaal voordeel geniet je voor relatiegeschenken?

Lees meer Read more

Zet bioscoopvouchers in voor loyaliteitsprogramma’s en promotionele acties.

Lees meer Read more

bg-img4n.jpg

Ook overtuigd?

Onze medewerkers helpen je maar al te graag verder. Contacteer ons en wij komen binnen de 48 uur terug op je vraag.

Meer lezen?

Kinepolis, een polyvalente partner voor je event

Lees meer Read more

Kinepolis, een polyvalente partner voor je event

Wanneer films misschien niet aan de orde zijn voor jouw evenement

Lees meer Read more

Onze Kinepolis-bioscopen

Lees meer Read more

Blijf op de hoogte