Hoe evalueer je een evenement?

Eindelijk is het zover. Je evenement is voorbij en het was een groot succes, al zeg je het zelf. Maar hoe denken jouw gasten daar nu over? Tijd om eens naar hun mening te peilen en feedback te verzamelen voor de volgende editie. Hoe begin je aan zo’n evaluatie en welke vragen mogen niet ontbreken op jouw evaluatieformulier?

Feedback verzamelen tijdens je evenement.

Het zit erop, je kan eindelijk ontspannen. Of nog niet helemaal, want het is tijd om feedback te verzamelen over jouw event. Dit is de enige manier waarop je 100% zeker kan zijn of jouw evenement een succes was voor je gasten of net niet. Het is ook erg handig om zo enkele tips te verzamelen die je kan meenemen voor je volgende editie.

Je kan ervoor kiezen om je gasten tijdens het evenement om feedback te vragen, als alles afgelopen is of een combinatie van beide. Tijdens het evenement is misschien iets moeilijker omdat je daarvoor extra werkkrachten moet inschakelen. Denk maar aan host of hostessen die op sommige events klaar staan met iPad in de hand. En dat is misschien iets waar je op dat moment absoluut geen behoefte aan hebt.

Soms wordt ook gewerkt met QR-codes, wat al iets makkelijker is. Je hangt enkele posters op met de QR-code samen met een catchy boodschap die jouw gasten oproept om jouw evenement te raten en hun mening achter te laten. Het kan wel leuk zijn om een gastenboek neer te leggen zoals op een trouwfeest. Maar hoe later op de avond en hoe rijkelijker de alcoholische dranken vloeien, hoe nuttelozer en onleesbaarder de tekstjes.

Evaluatieformulier na je evenement.

De andere optie is een evaluatie eenmaal je evenement afgelopen is. Het internet staat vol met miljoenen sites die beloven de beste en meest gebruiksvriendelijke evaluatieformulieren te hebben. Helaas kunnen we je geen eenduidig antwoord geven, maar we kunnen je wel onze drie favorieten voorstellen.

• Surveymonkey is een van de meest gekende enquête-tools. In de gratis versie krijg je 10 vragen die je kan uitsturen naar 100 gasten en je kan het design afstemmen op jouw bedrijf. Een nadeel is wel dat je geen data-export kan doen. Positief is dat je de upgrade al kan kopen vanaf 26 dollar per maand. Daarvoor kan je ook gebruik maken van een heleboel handige features.

• Ben je meer fan van een creatieve twist in je form? Dan is Typeform de perfect fit voor jouw evaluatieformulier. De interface is elegant, simpel en enorm gebruiksvriendelijk. Er zit al enorm veel inbegrepen in de gratis versie, waaronder ongelimiteerde vragen en antwoorden en basis-reporting. De mogelijkheden met de betalende versie zijn eindeloos en dat voor slechts 25 dollar per maand.

• Als laatste hebben we nog Google forms in de aanbieding. Ook hier kan je weer een beroep doen op ongelimiteerde vragen en ontvangers. De data wordt automatisch verzameld in Google Spreadsheets en je kan de forms erg makkelijk embedden in je e-mails of op je website. Er zijn nog een heleboel handige tools en features binnen Google forms. Maar het beste van al? Het is volledig gratis.

Wat staat er in je evaluatieformulier?

Je hebt een keuze gemaakt tussen de verschillende enquête-tools en wilt aan jouw evaluatieformulier beginnen. Wat mag er zeker niet ontbreken? Welke vragen zijn cruciaal en welke zijn nice to have en dus niet verplicht? We zetten alles even voor je op een rijtje.

Eerst en vooral is het belangrijk om voor jezelf uit te maken waarom je deze enquête houdt. Is het puur voor de evaluatie van je evenement? Of stuur je het uit om leads te genereren? Als iedereen die het evaluatieformulier van jouw evenement invult, zijn of haar gegevens achterlaat, kan je die bijhouden en gebruiken om achteraf newsletters of nurture mails naartoe te sturen. Mensen overtuigen om een e-mailadres in te vullen is helaas niet altijd een makkelijke opgave.

Daarom kan je een soort van beloning in ruil aanbieden. Deze kan je trouwens ook gewoon geven aan iedereen die de enquête invult, los van het feit of ze hun gegevens achterlaten of niet. De beloning hoeft niet extreem waardevol te zijn. Een kortingscode van x procent op de volgende editie van je event of een gratis cinematicket is vaak al voldoende om je gasten blij te maken.

Je kan het evaluatieformulier voor jouw evenement onderverdelen in vier grote blokken. Eerst en vooral hebben we locatie. Wat vonden de gasten hiervan? Was alles naar wens? Waren er bijvoorbeeld voldoende stoelen? Is de locatie makkelijk bereikbaar? Stond alles duidelijk aangeduid? Is ze origineel? Welke sfeer straalde ze uit?

Ruimte voor verbetering?

Het volgende puntje is organisatie. Dit kan erg breed opgevat worden. Was iedereen voldoende geïnformeerd? Ontving iedereen de tickets ruim op voorhand? Maar je kan evengoed vragen stellen over het programma, over de connectiviteit (was er wi-fi?), over de catering of eventuele standjes op je evenement.

Inhoud & programma horen grotendeels samen. Voldeed het programma aan de verwachtingen? Voldeden de beloofde sprekers of standjes die aanwezig waren op het evenement, aan jouw verwachtingen? Was de inhoud voldoende kwalitatief? Werd achteraf ook een moment voorzien waarbij je kon netwerken met de andere gasten?

Als laatste en misschien wel het meest belangrijke puntje, kan je vragen om algemene feedback. Wat is je gasten het meest bijgebleven? Dat kan zowel positief als negatief zijn uiteraard. Wat zijn aanbevelingen voor de volgende keer? Hebben de gasten nog tips waarmee je de volgende editie nog beter kan maken? Belangrijk is wel dat deze vraag niet verplicht is.

Deel je feedback.

Oké, je hebt alle vragen opgesteld en het evaluatieformulier over jouw evenement staat klaar om de wereld ingestuurd te worden. Zorg ervoor dat je elk mogelijke etappe getest hebt, schakel desnoods collega’s in om ook 2 minuten te testen. Zo kan je snel en efficiënt jouw formulier in verschillende browsers en op gevarieerde devices uitproberen.

Ready? Send! Je moet het ijzer smeden als het heet is, dus stuur je evaluatieformulier zo snel mogelijk de deur uit. Liefst zelfs de volgende dag of maximum drie dagen later, kort op de bal spelen is de boodschap. Je kan de enquête uitsturen naar al je gasten, maar je kan ze ook verspreiden via jouw website of via je sociale kanalen. Daarnaast kan je ook een aangepaste versie uitsturen naar de no shows. Waarom kwamen ze niet opdagen? Misschien hebben ze nog nuttige feedback waarmee je volgende keer rekening kan houden.

Je kan het evaluatieformulier ook sturen naar je partners, standhouders en sprekers. Hoe meer feedback en input, hoe beter. Deel achteraf ook je bevindingen. Als je gasten een opmerking hadden over de catering, kan je deze misschien naar hen forwarden. Eerlijke feedback is voor iedereen nuttig.

Zo, dat waren onze tips in a nutshell. Moet je nog beginnen aan het organiseren van jouw event en weet je niet goed hoe eraan te beginnen? Download dan hier ons draaiboek hoe een evenement organiseren.

Zit je nog steeds met vragen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met onze B2B Account Managers.