Wat is een hybride event? Met tips, voordelen en voorbeelden

Een hybride event klinkt als een gebeurtenis uit een sci-fi thriller, maar het is geen futuristisch concept uit de toekomst. Het is een hedendaagse manier om bij een evenement offline en online te combineren en de impact of het bereik te maximaliseren. Hoe dat zit en wat je daar als bedrijf mee bent, lees je in dit artikel.

Organiseer een hybride event in één van onze bioscopen →

Hybride event: een definitie

Een hybride event is een combinatie van een fysiek en virtueel evenement waarbij beide delen op elkaar inspelen. Vaak wordt een fysiek evenement - met sprekers, publiek, keynotes, animatie, etc. -  gewoon uitgebreid met een publiek dat digitaal meevolgt, maar meevolgen alleen is niet voldoende. Om echt over een hybride evenement te kunnen spreken, heb je interactie tussen de offline en online wereld nodig.

Definitie: een hybride event is een live evenement dat je aanvult met een virtueel onderdeel, zodat deelnemers van overal kunnen volgen én deelnemen.

Wat is een hybride evenement (en wat is het niet?)

Een hybride evenement...

• Laat online en offline naadloos versmelten dankzij technologie,
  zo kunnen online deelnemers bijvoorbeeld meevolgen via een streamingplatform.
• Voorziet een gebruiksvriendelijke kijkervaring voor alle deelnemers.
• Behandelt het live en online publiek op dezelfde manier.

Er bestaan heel wat gradaties van verwevenheid tussen het online en offline gedeelte. En naarmate dat de verwevenheid toenmeent, spreek je meer en meer van een hybride concept. Hieronder een aantal voorbeelden met een groeiende mate van interactie en van verschillende locaties, van theaters tot studio’s en bioscoopzalen.

Hybride event: enkele voorbeelden

Livestream met live publiek
Een eerste voorbeeld is een productlancering voor één van je producten. Qua opzet is dat meestal een livestream met online publiek, maar omdat het gekoppeld is aan een live publiek dat kan interageren en/of reageren op de presentator, telt het toch mee. Zeker als je met een chatfunctie het mogelijk maakt voor online-kijkers om net zoals live kijkers vragen te stellen of te reageren.

Online en offline conferentie
Een tweede hybride voorbeeld is het organiseren van een congres of een conferentie waarvan het hoofdpodium met live publiek gestreamd wordt, aangevuld met online modules en/of interviews die iedereen (thuis of fysiek) kan volgen. Naast interactie in de aparte modules, kunnen de sprekers op het podium in gesprek gaan met het publiek, thuis of in de zaal en kiezen online en offline bezoekers waar ze aan willen deelnemen.

Concreet: de afgelopen jaren vonden verschillende medische conferenties hun weg naar Kinepolis. Dankzij de hoogstaande beeldkwaliteit konden artsen in een aantal vestigingen medische ingrepen haarfijn meevolgen op een groot scherm. Die ingrepen werden vervolgens besproken op een internationale conferentie. Zonder dat alle aanwezigen daarbij kostbare tijd verloren door uren in een vliegtuig zitten.

Esports-toernooi
Een mooi voorbeeld van een hybride event is het organiseren van een esports-toernooi. Als deelnemer kan je fysiek naar het toernooi komen kijken, maar het gebeuren wordt (vaak) ook wereldwijd gestreamd. Inclusief een openingsceremonie, optredens, interviews met spelers, clips en nabesprekingen. Ook het publiek wordt betrokken door middel van polls, het citeren van online reacties en chatsessies.

Esports is trouwens al zo groot, dat je niet meer kan zeggen dat het in de lift zit. Het is al aangekomen: bij het WK (2020) van een populair spel, haalde het toernooi maar liefst 3,8 miljoen gelijktijdige(!) kijkers.

Zoals Dicaprio in Django Unchained zegt: “You had my curiosity. But now you have my attention."

Hybride events in de bioscoop
Eén beeld zegt meer dan duizend woorden. De impact van een bioscoopfilm hoeven we dus helemaal niet uit te leggen. Sommige films lenen zich tot een interessante combinatie met een inhoudelijk evenement. Zo kan het onderwerp bijvoorbeeld beter gekaderd worden aan de hand van een film, of is een nieuwe film net een ideaal moment om meer publiciteit voor een bepaald onderwerp te krijgen.

Je kan natuurlijk ook andere soorten evenementen combineren met een filmvoorstelling. Zo kan je bijvoorbeeld een film bekijken, samen met de cast en regisseur. Dat kan je dan laten volgen door een vraag-en-antwoordronde tussen publiek en de makers. Die vragenronde kan dan tegelijkertijd online gestreamd worden naar een breder publiek.

Wijnproeverij (of testing van een product) op locatie en thuis
Het is echter nog leuker als kijkers thuis volledig kunnen participeren. Zo organiseerde een Oostenrijkse wijnproducent een wijndegustatie in Rusland waarbij een 150-tal mensen thuis ook meededen en meekeken. Dat vergt een grotere logistieke voorbereiding, maar het publiek deelt helemaal in de ervaring, wat de impact en tevredenheid verhoogt.

Teambuilding op verschillende locaties, maar centraal gestuurd
Als laatste voorbeeld ontstaat er bij grote bedrijven de trend om een teambuilding te organiseren vanuit één centrale studio, aangevuld met activiteiten op een aantal bedrijfs- of andere fysieke locaties. Zo kan je bijvoorbeeld in de verschillende bioscopen van Kinepolis medewerkers en collega’s in heel het land Mario Kart tegen elkaar laten spelen met een centrale host als verslaggever.

Concreet: een bedrijf dat actief is in de Benelux wou een interactieve dag organiseren voor hun klanten. Vanuit één filmzaal konden de presentatoren alle aanwezigen in 13 Kinepolisbioscopen doorheen de Benelux betrekken bij het programma met interviews, wedstrijden en meer.

De voordelen van hybride evenementen

Het succes van je evenement hangt af van je concept en voorbereiding, maar als je het goed doet, is het potentieel enorm.

Met een hybride event:

• Staat er geen grens op het aantal deelnemers.
• Ondervinden je online deelnemers geen tijdverlies door zich te moeten verplaatsen. Ook reiskosten vallen weg. Goed voor het aantal aanwezigen en de milieuvriendelijkheid van je evenement!
• Creëer je zelf ook content, want alles wordt gefilmd. Zo heb je interessant materiaal om achter aan te bieden of (in stukjes) in te zetten in marketingcampagnes, al dan niet na registratie.
• Is de drempel voor interactie lager. Niet iedereen stelt graag in een volle zaal een vraag, maar vanuit het comfort van je eigen bureaustoel en/of toetsenbord is dat veel makkelijker. Ook een poll afnemen gaat eenvoudiger, tenzij je graag opgestoken handen telt.
• Wordt er meer data verzameld, die je met respect voor alle GDPR-richtlijnen, kan inzetten om te analyseren hoe succesvol je evenement was. En dat je ook kan gebruiken om je marketing- en salesaanpak te ondersteunen, zoals (automatische) marketingcampagnes op basis van deelname aan (een deel van) het evenement.

Wil je nog meer voordelen?

• Bij een hybride event kan je veel makkelijker nieuwe technologieën en multimediale mogelijkheden inschakelen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van hologrammen.
• En je hebt meer opties om sponsors in de verf te zetten.

Daarnaast heb je ook alle voordelen van een fysiek evenement:

• Jij bepaalt de planning en kan extra filmpjes toevoegen voor tijdens pauzes of breakout sessies organiseren.
• Er zijn voldoende netwerkmogelijkheden om online aan te bieden. Een LinkedIn-verzoek is bijvoorbeeld snel verstuurd en de meeste platformen bieden tegenwoordig ook virtuele break-out rooms aan.

Zijn er ook nadelen?

Echte nadelen zijn er niet, al kan de organisatie van een hybride event wel complexer worden door o.a. de technische configuratie. Dat kan ook een prijskaartje met zich meebrengen. Het is dus belangrijk dat je goed nadenkt over wat je wil bereiken en dat je er op tijd aan begint.

Ontdek de mogelijkheden van een hybride bedrijfsevent bij Kinepolis →

Wanneer kies je voor een hybride event?

Een belangrijke reden waarom je als bedrijf voor een hybride event kiest, is de kans op een groter bereik. In vergelijking met een fysiek event ben je beperkt tot een vast aantal deelnemers, terwijl je een online gedeelte eenvoudig kan uitbreiden.

Er zijn echter nog factoren om te overwegen:

• Kan het grootste deel van je doelgroep aanwezig zijn, dan volstaat een fysiek evenement.
• Is dat slechts (of minder dan) 30%, bijvoorbeeld omdat deelnemers vooral uit het buitenland komen, overweeg je best een hybride evenement.
• En misschien is het net de bedoeling om slechts een beperkt aantal gasten fysiek uitnodigen, maar toch zoveel mogelijk mensen van de ervaring laten proeven?

Is je bedrijf werkzaam in verschillende landen of wil je graag iets organiseren op verschillende locaties of over landsgrenzen heen? Dan is het ook interessant om voor een hybride oplossing te kiezen. En soms is het makkelijker (of goedkoper) om samen te werken met bekende internationale sprekers als ze zich niet moeten verplaatsen.

Tijdelijke hype of here to stay?

Je zou kunnen denken dat hybride events een hype zijn, maar het is zeker geen tijdelijk fenomeen. Hybride evenementen vinden al jaren plaats, al versnelde covid-19 de opmars. Het gebruiksgemak (en lagere kosten) om van thuis uit of een gemeenschappelijke locatie aan een event deel te nemen, is veel te groot om zomaar links te laten liggen. Net zoals de schaalbaarheid van ongelimiteerde online kijkers. Hybride events zullen de komende jaren alleen maar aan populariteit winnen én spelen dus een steeds belangrijkere rol in de communicatie-aanpak van veel bedrijven en organisaties.

Tips voor het organiseren van een hybride event

Om na je event een tevreden publiek te hebben, zorg je best voor:

• Een dynamische beleving: niets is saaier dan heel de tijd naar hetzelfde beeld kijken.
• Voldoende interactiviteit: organiseer online polls of opdrachten, laat kijkers vragen stellen (via een chat) die live beantwoord worden, …
• Aandacht en betrokkenheid: leeft het publiek mee met één van de deelnemers of valt er iets te winnen?
• Duidelijke verwachtingen: wat is het verschil tussen online en fysiek deelnemen op vlak van prijs, voordelen, materiaal, …
• Naadloos samengaan van offline en online: voorzie je een pauze bij het fysieke gebeuren, zorg dat je dan een interessant alternatief hebt voor de thuiskijkers. Zo kan je een muzikale act of filmpjes van sponsors streamen naar je online publiek.

Bij het organiseren van een event - of dat nu online, offline of hybride is - komt in elk geval veel kijken. Je laat je dus best omringen door specialisten. Zeker wanneer je een panelgesprek of debat verwerkt in je event, adviseren we om met een gespecialiseerd agentschap in zee te gaan. Zij zijn het namelijk gewend om een gedetailleerd scenario uit te werken en houden rekening met alle details. Ook een professionele moderator (denk bv. aan presentators, nieuwslezers, etc.) is een grote aanwinst bij dergelijke events.

Catering als gemeenschappelijke factor

Is er catering of een lunch gepland tijdens het fysieke event, dan is het jammer als je digitale gasten volledig uit de boot vallen. Laat ze ook deelnemen aan de ervaring!

Kinepolis Business heeft dit al gedaan voor klanten door een food delivery te organiseren (vraag er ons zeker naar), maar je kan ook samenwerken met food delivery websites en bijvoorbeeld kortingscodes voorzien.

Nog meer ideeën? Stuur op voorhand zelf een cateringpakket op en/of deel een smakelijke online receptvideo van een (bekende) chef die je in enkele minuten een snack leert te maken.

De Kinepolis-garantie op succes en kwaliteit

Als bedrijf of organisatie kan je terecht in al onze bioscopen om je te laten verrassen door de uitgbreide mogelijkheden. De technologische uitrusting kan helemaal op maat van jouw wensen worden ingezet - al dan niet in combinatie met extra receptiemogelijkheden en break-out rooms.

Blaas je publiek weg met:

• De high-tech capaciteiten 
• Een LED-en projectiescherm waarop je video’s en content écht tot leven komen
• Een professionele productiecrew die jouw tijdens je hele evenement ondersteunt
• Een vlotte bereikbaarheid en ruime parking
• Streaming-mogelijkheden tot bij je thuis en/of naar alle Benelux Kinepolis bioscopen, inclusief virtuele break-out rooms
• Breed aanbod van professionele cateringopties

Heb je interesse? Ontvang je graag een offerte op maat? Dat kan hier!