De evenementenlocatie voor je bedrijfsevent? Die wil je als organisator zo snel mogelijk vastleggen. Het is misschien wel het belangrijkste stukje van je puzzel: andere zaken zoals de uitnodigingen, catering en aankleding hangen er allemaal van af.

Om jou te helpen in je zoektocht naar de ideale evenementenlocatie, verzamelden onze experts hieronder de belangrijkste tips. Van een haalbaar budget tot een unieke locatie met een onvergetelijke uitstraling.

Welke type evenement organiseer je?

Een ontspannend bedrijfsuitje, een beurs met tientallen standhouders of een inspirerend congres met internationale sprekers? Het type evenement en de manier waarop jij er invulling aan wilt geven bepalen naar welke locatie je op zoek gaat. Leg daarom op voorhand goed vast wat je voor ogen hebt en wat je doelstellingen zijn.

Welke capaciteit is er nodig?

Verwacht je 50, 500 of 5.000 mensen? Zijn je gasten allemaal op hetzelfde moment aanwezig of werk je met tijdslots? Of kunnen de genodigden verspreid worden over verschillende zalen? Op basis van je gastenlijst weet je naar welke capaciteit je moet zoeken. 

Tip: de 10 evenementenlocaties van Kinepolis hebben naast de grote bioscoopzalen ook meerdere kleine ruimtes voor bijvoorbeeld break-out sessies, brainstorms en lezingen in beperkte groep. Net als multifunctionele receptieruimtes waar je een receptie kan organiseren of je gasten samenbrengt voor een netwerklunch. 

Wat zijn de vereisten voor je evenementenlocatie?

Aan locaties voor congressen, beurzen, personeelsfeesten, teambuildings en bijscholingsdagen geen gebrek. Maar om die ene plek te vinden die écht aansluit bij de doelstellingen van jouw bedrijfsevenement, moet je het zoekveld kleiner maken. Bepaal daarom je vereisten op vier niveaus:

• Budgettair
• Logistiek
• Technisch 
• Uitstraling

Budgettair

Of je nu carte blanche hebt gekregen of binnen een budget werkt: voor je op zoek gaat naar een evenementenlocatie, moet je weten wat je bedrijf kan en wil spenderen. Misschien heb je al een totaalbudget in gedachten voor de locatie, of werk je met een gemiddeld budget per persoon. 

Belangrijk om te weten: is je budget enkel voor de huur van de locatie, of moet je er ook bijvoorbeeld catering en technische uitrusting mee betalen? 

Tip: kies voor een flexibele evenementenlocatie die ervaring heeft met verschillende soorten zakelijke evenementen. Meestal bieden zij meerdere opties aan afhankelijk van je budget. 

Wist je dat je bij Kinepolis zowel een personeelsfeest kan organiseren voor al je werknemers, als een vergadering in beperkte kring? We hebben verschillende formules voor elk type event en voor elk budget. 

Logistiek

De logistieke vereisten voor je evenementenlocatie hangen nauw samen met je doelgroep. Ten eerste voor de bereikbaarheid: een meerdaagse beurs met internationale gasten vraagt bijvoorbeeld om een goede verbinding met de luchthaven en de nabijheid van hotels. Voor een teambuilding met meerdere filialen wil je dan weer een centraal punt op de kaart kiezen.

Zoek zeker naar een locatie met voldoende parkeergelegenheid - het liefst met een eigen (gratis) parking. Parkeren in de omliggende straten is geen probleem als je slechts twintig mensen verwacht, maar met een langere gastenlijst is dat vaak wel een struikelblok. Een vlotte verbinding met het openbaar vervoer is altijd een pluspunt. 

Tip: ben je op zoek naar een evenementenlocatie in een drukke stad zoals Brussel, Antwerpen of Gent? Dan is het handig als die net buiten het centrum ligt, zoals de meeste Kinepolis-bioscopen. Zo vermijd je files bij het binnen- en buitenrijden van de stad. 

Technisch

Je wilt net aan je presentatie beginnen en ontdekt dan dat je niet de juiste kabel hebt om je laptop aan de projector aan te sluiten. Of je moet tweehonderd mensen toespreken zonder microfoon. Stuk voor stuk technische frustraties die een rem zetten op het vlotte verloop van je event. De juiste technische voorzieningen zijn dus een belangrijk aandachtspunt bij het zoeken naar een geschikte evenementenlocatie. Lijst op wat je nodig hebt, ook dingen die logisch lijken zoals internettoegang en sanitaire voorzieningen. 

Tip: er is geen betere plek voor een audiovisuele beleving dan een bioscoop. Kinepolis heeft steeds de nieuwste technologieën in huis om jouw video of presentatie haarscherp op groot scherm te tonen. En met audiotechnologie zoals Dolby Surround en Dolby Atmos creëer je een indrukwekkende sfeer. 

Uitstraling

Ten slotte wil je naast de budgettaire, logistieke en technische vereisten, een unieke locatie vinden die past bij de beoogde uitstraling van je bedrijfsevent. Zo kies je voor een brainstormdag met het team geen kale betonblok, wel een inspirerende omgeving die letterlijk ruimte biedt aan creatieve ideeën. Voor een familiedag ben je op zoek naar een plek met meer dan genoeg animatie, zoals een bioscoop. En een congres met een hedendaags thema vraagt om een hippe locatie met zalen waarin alle ogen op de spreker gericht zijn. 

Kinepolis Antwerpen is al jaren de vaste partner van de meerdaagse IT-conferentie Techorama. Een extra troef voor hun organisatie is dat zij de Kinepolis-bioscoop kunnen omtoveren tot een unieke beleving in hun jaarlijks thema, van schermreclame en posters tot standen van partners en goodiebags. 

Ook de catering bepaalt mee de uitstraling van je bedrijfsevenement. Kies je voor Kinepolis als evenementenlocatie, dan hoef je zelf niet meer op zoek te gaan naar de perfecte cateraar. Met een ruime keuze uit onze zorgvuldig geselecteerde partners vind je ongetwijfeld een geschikt concept dat binnen je beoogde uitstraling én budget past. Hippe cocktailbar, culinaire hapjes of ongedwongen ontbijtbuffet? Alles kan.

Tip: jouw bedrijfsevent kan je bij Kinepolis doortrekken over het hele land. Onze 10 bioscopen zijn verspreid van Oostende tot in Luik en bieden allemaal hetzelfde niveau qua uitstraling, technische uitrusting, service en mogelijkheden. Zo ervaart jouw doelgroep steeds dezelfde unieke beleving, op welke locatie dan ook.  

Stappenplan: zo vind je de perfecte evenementenlocatie

Huiswerk gemaakt? Dan is het tijd om locaties te zoeken die aan jouw vereisten voldoen. Zo pak je dat aan:

1. Maak een lijst van locaties in de omgeving waar jij je bedrijfsevenement wilt organiseren.
2. Beoordeel je lijst op basis van de budgettaire, logistieke en technische vereisten en de beoogde uitstraling. 
3. Lees beoordelingen en cases van de overgebleven locaties om een beter beeld te krijgen van de ervaring en mogelijkheden. 
4. Maak een eindselectie van 3 tot 5 locaties, vraag offertes op en informeer meteen naar de contractuele voorwaarden.
5. Plan een bezoek aan de locaties. Neem zeker een lijst met extra vragen en vereisten mee, zodat je die kan aftoetsen tijdens de rondleiding. 
6. Leg je locatie op tijd vast. Ben je overtuigd? Neem dan geen risico, want populaire locaties zijn snel volzet. Om een bedrijfsevent te organiseren bij Kinepolis, raden we aan om dit minstens 3 maanden op voorhand vast te leggen.

Benieuwd naar Kinepolis als evenementenlocatie?

Misschien voldoet één van onze bioscopen wel aan al je vereisten. Ben je benieuwd naar alle mogelijkheden om je bedrijfsevent te organiseren bij Kinepolis? Onze Account Managers hebben ervaring met verschillende soorten zakelijke evenementen en geven je graag meer informatie over onze bioscopen als evenementenlocatie.