Van plan om een evenement te organiseren? Dan weet je wellicht dat er veel meer bij komt kijken dan simpelweg een datum prikken en een locatie vinden. De organisatie van een evenement loopt niet altijd van een leien dakje. Er zijn zoveel verschillende zaken waarop je moet letten voor, tijdens en na het gebeuren. Het is dan ook logisch dat er vaak heel wat stress bij komt kijken. Wil je het hoopje zorgen tot een minimum beperken? Hanteer dan zeker deze tips voor een stressvrij evenement.
Duidelijk afgebakende doelstellingen
Vóór je effectief aan de organisatie van je evenement kunt beginnen, moet je natuurlijk een concreet idee hebben van hoe jouw event eruit zal zien. Neem pen en papier en probeer een antwoord te formuleren op volgende vragen:
- Wat wil je bereiken met je evenement?
- Wil je jouw gasten informeren of eerder verwennen?
- Wat wordt het programma?
- Wat is de doelgroep voor jouw evenement?
- Hoeveel mensen wil je bereiken?
- Wat is het budget?
De zoektocht naar een geschikte locatie
Heb je een antwoord kunnen formuleren op bovenstaande vragen? Dan kun je beginnen met de uitwerking van jouw evenement. Je start het best met de zoektocht naar een geschikte locatie. Ga zeker op locatiebezoek en boek niet zomaar blindelings. Daarna ga je op zoek naar de perfecte datum. Is een exacte datum prikken nog niet mogelijk? Wist je dat je bij Kinepolis ook een optie kunt nemen? De film- en/of receptiezaal van jouw keuze wordt dan voor een periode vrijgehouden. Zo hoef je geen overhaaste keuzes te maken.
Tip: een concreet idee is broodnodig wanneer je naar een locatie zoekt. Jouw locatiepartner ter plaatse moet namelijk goed begrijpen wat je wilt, zodat hij je optimaal kan begeleiden in jouw organisatieproces.
Tot in de kleinste details
Eens je de locatie en datum hebt vastgelegd kun je het event tot in de fijnste details beginnen uitwerken. En die details zijn vaak belangrijker dan je denkt. Meer nog: je evenement staat of valt met die details. Je herinnert je misschien wel een gelegenheid waar het eten verschrikkelijk was. Of waar je bij elk bezoek aan het sanitair vreesde voor nare ziektes. Goed inspelen op de basisbehoeftes van mensen is de sleutel tot een tevreden publiek. En is dat niet wat iedere organisator wil? Zorg dus zeker voor voldoende eet- en drankmogelijkheden én proper sanitair. Maak beiden makkelijk bereikbaar en probeer de wachttijden tot een minimum te beperken.
Tip: werk met een professionele cateraar die ervaring heeft met evenementen. Hij kan kwaliteit op grote schaal leveren en gaat vaak flexibeler om met last minute wijzigingen.
Organiseer je een evenement om je bedrijf in de picture te zetten? Vergeet dan zeker de verschillende visibiliteitsmogelijkheden niet. Je hebt wellicht al nagedacht over hoe je de ruimte wilt inrichten? Denk dan ook goed na over hoe je de visibiliteit van je merk of bedrijf zult implementeren in die inrichting.
Een draaiboek voor een vlot verloop
Zodra je een goed idee hebt van hoe je evenement eruit zal zien, kun je beginnen met het opstellen van een checklist. Daarin moet je zeker denken aan: drank en eten tijdig bestellen, de uitnodigingen versturen, eventuele reminders, enzovoort. Wil je op de dag zelf voor een vlotte werking zorgen? Maak dan een gedetailleerd draaiboek op van alle activiteiten en de verantwoordelijke(n) per functie.
Tip: duid één hoofdcoördinator aan, zo weet iedereen wie hij exact moet contacteren bij vragen of problemen.
Hopelijk helpen deze tips je al een heel eind op weg bij de organisatie van een perfect evenement. Heb je toch nog vragen of twijfels onderweg?
Dan kunt je altijd rekenen op de ervaring van onze B2B Account Managers. Ze begeleiden je doorheen het hele proces en staan de dag zelf ook klaar om je voldoende te ondersteunen. Contacteer ons!
