blog post detail
Blijf op de hoogte

Wil jij graag nog meer tips en tricks voor je volgend event of relatiegeschenk? Of wil je alle originele mogelijkheden rond adverteren in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in.

Subscribe to Email Updates

De tips voor een vlotte organisatie van een evenement

Van plan om een evenement te organiseren? Dan weet je wellicht dat er veel meer bij komt kijken dan simpelweg een datum prikken en een locatie vinden. De organisatie van een evenement loopt niet altijd van een leien dakje. Er zijn zoveel verschillende zaken waarop je moet letten voor, tijdens en na het gebeuren. Het is dan ook logisch dat er vaak heel wat stress bij komt kijken. Wil je het hoopje zorgen tot een minimum beperken? Hanteer dan zeker deze tips voor een stressvrij evenement.

 

Duidelijk afgebakende doelstellingen

Vóór je effectief aan de organisatie van je evenement kunt beginnen, moet je natuurlijk een concreet idee hebben van hoe jouw event eruit zal zien. Neem pen en papier en probeer een antwoord te formuleren op volgende vragen:

  • Wat wil je bereiken met je evenement?
  • Wil je jouw gasten informeren of eerder verwennen?
  • Wat wordt het programma?
  • Wat is de doelgroep voor jouw evenement?
  • Hoeveel mensen wil je bereiken?
  • Wat is het budget?

De zoektocht naar een geschikte locatie

Heb je een antwoord kunnen formuleren op bovenstaande vragen? Dan kun je beginnen met de uitwerking van jouw evenement. Je start het best met de zoektocht naar een geschikte locatie. Ga zeker op locatiebezoek en boek niet zomaar blindelings. Daarna ga je op zoek naar de perfecte datum. Is een exacte datum prikken nog niet mogelijk? Wist je dat je bij Kinepolis ook een optie kunt nemen? De film- en/of receptiezaal van jouw keuze wordt dan voor een periode vrijgehouden. Zo hoef je geen overhaaste keuzes te maken.

 

Tip: een concreet idee is broodnodig wanneer je naar een locatie zoekt. Jouw locatiepartner ter plaatse moet namelijk goed begrijpen wat je wilt, zodat hij je optimaal kan begeleiden in jouw organisatieproces.

 

Tot in de kleinste details

Eens je de locatie en datum hebt vastgelegd kun je het event tot in de fijnste details beginnen uitwerken. En die details zijn vaak belangrijker dan je denkt. Meer nog: je evenement staat of valt met die details. Je herinnert je misschien wel een gelegenheid waar het eten verschrikkelijk was. Of waar je bij elk bezoek aan het sanitair vreesde voor nare ziektes. Goed inspelen op de basisbehoeftes van mensen is de sleutel tot een tevreden publiek. En is dat niet wat iedere organisator wil? Zorg dus zeker voor voldoende eet- en drankmogelijkheden én proper sanitair. Maak beiden makkelijk bereikbaar en probeer de wachttijden tot een minimum te beperken.

 

Tip: werk met een professionele cateraar die ervaring heeft met evenementen. Hij kan kwaliteit op grote schaal leveren en gaat vaak flexibeler om met last minute wijzigingen.

 

Organiseer je een evenement om je bedrijf in de picture te zetten? Vergeet dan zeker de verschillende visibiliteitsmogelijkheden niet. Je hebt wellicht al nagedacht over hoe je de ruimte wilt inrichten? Denk dan ook goed na over hoe je de visibiliteit van je merk of bedrijf zult implementeren in die inrichting.

 

Een draaiboek voor een vlot verloop

Zodra je een goed idee hebt van hoe je evenement eruit zal zien, kun je beginnen met het opstellen van een checklist. Daarin moet je zeker denken aan: drank en eten tijdig bestellen, de uitnodigingen versturen, eventuele reminders, enzovoort. Wil je op de dag zelf voor een vlotte werking zorgen? Maak dan een gedetailleerd draaiboek op van alle activiteiten en de verantwoordelijke(n) per functie.

 

Tip: duid één hoofdcoördinator aan, zo weet iedereen wie hij exact moet contacteren bij vragen of problemen.

 

Hopelijk helpen deze tips je al een heel eind op weg bij de organisatie van een perfect evenement. Heb je toch nog vragen of twijfels onderweg? Dan kunt je altijd rekenen op de ervaring van onze B2B Account Managers. Ze begeleiden je doorheen het hele proces en staan de dag zelf ook klaar om je voldoende te ondersteunen. Zin om zelf aan de slag te gaan? Contacteer ons!

 

 

Evenementlocatie

Stand-up comedy in de cinema
Lien Van Vynckt
Lien Van Vynckt is aan de slag bij Kinepolis sinds 2008, vanaf 2015 als National B2B Account Manager. Begin april 2017 werd zij National Key Account Manager Food, verantwoordelijk voor de contracten en afspraken met de Food Partners, ook in de shops. “De volgende stap in mijn B2B-ontwikkeling!” Of ze nu werkt voor klanten of leveranciers, altijd staat ‘maatwerk’ centraal. En meedenken! De laatste film die haar kippenvel gaf was ‘De Premier’. Jawel, Lien is een echte Vlaamse film-fan.
Lien Van Vynckt, qui travaille à Kinepolis depuis 2008, occupe le poste de National B2B Account Manager depuis 2015. Début avril 2017, elle est devenue National Key Account Manager Food, responsable des contrats et accords avec les partenaires food, y compris dans les shops. « C’est l’étape suivante dans mon développement B2B ! » Qu’elle travaille pour des clients ou des livreurs, « le travail sur mesure » reste au centre de ses préoccupations. Et la participation également ! Le dernier film à lui avoir donné la chair de poule était « De Premier ». Hé oui, Lien est une fan de films flamands.
 

Andere blogs in de kijker:

Hoe maak je een draaiboek voor je evenement?

Lees meer Read more

5 troeven van een cinemazaal als eventlocatie

Lees meer Read more

Een evenement organiseren bij Kinepolis: hoe werkt het?

Lees meer Read more

bg-img4n.jpg

Heb je nog een vraag?

Kijk zeker eerst even op onze FAQ-pagina. Staat jouw vraag er niet tussen? Geen probleem, laat je vraag achter via het onderstaande contactformulier. Onze medewerkers komen binnen de 48 uur terug met een antwoord.

Meer lezen?

Kinepolis, een polyvalente partner voor je event

Lees meer Read more

Kinepolis, een polyvalente partner voor je event

Wanneer films misschien niet aan de orde zijn voor jouw evenement

Lees meer Read more

Onze Kinepolis-bioscopen

Lees meer Read more

Blijf op de hoogte