La compagnie d’assurances Baloise Insurance, filiale du Baloise Group suisse, est née en 2013 des suites de la fusion de Mercator, Avéro et Nateus. Une équipe de quatre personnes est depuis lors responsable de l'organisation d'évènements, principalement pour les courtiers avec lesquels collabore Baloise Insurance ainsi que pour ses propres collaborateurs. Frank Tilleman, assistant marketing, a acquis une solide expérience dans ce domaine. Comment l'équipe « bleue » - le logo de Baloise Insurance est bleu – gère-t-elle ces évènements et comment Kinepolis Business s’intègre-t-il dans cette approche ?
Baloise Insurance organise un large éventail d’évènements : séminaires, road shows, célébrations du Nouvel An, conférences pour les courtiers, sans oublier les évènements dans le cadre du sponsoring, comme du KAA Gent, du Standard, du Baloise Belgium Tour et de l'équipe cycliste de Topsport Vlaanderen Baloise, grâce à laquelle Baloise Insurance a acquis une notoriété importante en trois ans à peine. Comme vous pouvez le constater, Baloise Insurance ne fait pas les choses à moitié !
Le bureau d’évènements interne
L’équipe PR et Events fait office de « bureau d’évènements interne » de Baloise Insurance.
Frank : « Nos clients proviennent de tous les départements de l’entreprise, du comité de direction aux RH, en passant par les départements opérationnels. Ils déposent chez nous une demande et une indication de budget, après quoi nous élaborons et présentons quelques propositions. Ces dernières incluent le concept, le lieu, la restauration, les fournisseurs… avec une budgétisation pour les diverses possibilités. Dès que nous avons le feu vert, nous démarrons les préparatifs. »
Bien que chaque évènement soit élaboré « à partir de zéro », une longue expérience entre néanmoins en ligne de compte.
Frank : « Nous savons quels sont les besoins et nous connaissons de très nombreux fournisseurs. Pour chaque demande, nous avons en tête des « packs » avec lesquels nous pouvons nous mettre au travail. Cette expérience est extrêmement utile, car de nombreux détails entrent en ligne de compte lors de l’organisation d'un évènement de ce type de A à Z. Nous plaçons la barre très haut. Nous visons toujours à créer l’effet « waouh » pour tout le monde. Et comme nous avons une solide réputation à défendre dans ce domaine, chaque mission reste un véritable défi. Nous ne visons rien d’autre que l’excellence ! »
Quel est le rôle de l’équipe évènementielle ?
Frank : « Nous élaborons chaque évènement comme un projet. Nous passons les accords avec toutes les parties concernées, veillons à ce que tout se passe comme convenu et mettons les points sur les « i ». Oui, nous sommes sévères (rires). Nos exigences en matière de qualité et d’excellence sont élevées. Et nous aimons personnaliser. Pour la décoration de la salle, nous créons le look & feel adéquat, nous développons des « eyecatchers » et créons des effets de lumière. Nous n’hésitons pas non plus à modifier l’agencement de la salle. Nous tenons à apporter notre touche personnelle à un évènement.
« Tout le monde est important pour la réussite d’un évènement. Les techniciens, naturellement, mais aussi le personnel en charge du vestiaire et de la propreté des toilettes. Je m'assure de briefer chacun d’entre eux correctement : qui est Baloise Insurance, qui sont les invités, quels sont les objectifs ? Je leur dis souvent de s’amuser au travail, car alors vous travaillez avec un grand sourire. Quant à nous, nous ne profitons de l’évènement que lorsque tous les invités sont rentrés chez eux satisfaits. »
Kinepolis : un lieu propice aux évènements
Un des lieux qui revient souvent dans le programme de Baloise Insurance est Kinepolis. C’était déjà le cas avant la fusion en 2013. Chaque cinéma Kinepolis a déjà servi plus d’une fois comme lieu d’organisation d’un évènement.
« Prenez par exemple une fête du personnel. Vous pouvez d'abord planifier une partie académique avec une présentation audiovisuelle dans une salle de cinéma, puis un walking dinner et la possibilité de danser dans la salle Hollywood. Début 2016, nos collaborateurs ont été agréablement surpris par la décoration et les effets de lumière, avec le thème « Bleu » de Baloise Insurance.
Entre professionnels
« Kinepolis est un excellent partenaire. Nous savons ce qu’il a à offrir et ce que nous pouvons en faire. Nous nous connaissons d’ailleurs depuis longtemps. Et c’est aussi pour cela que nous sommes à même de nous concerter efficacement, entre professionnels. Je sais ce que je peux demander. Autre atout : l’équipe Business de Kinepolis est professionnelle et flexible, ce qui rend notre collaboration extrêmement agréable. »
A-t-il encore un conseil pour les organisateurs d’évènements ?
« Vous souhaitez pouvoir dormir sur vos deux oreilles en tant qu’organisateur ? Dans ce cas, travaillez avec le fournisseur adéquat, sur lequel vous pouvez compter, aussi pour le lieu de votre évènement ! »
