Le coronavirus a stimulé la créativité de nombreux secteurs. La KU Leuven, par exemple, a dû trouver d’urgence des solutions alternatives pour que la période des examens puisse se dérouler en toute sécurité. C’est ainsi que la salle Hollywood de Kinepolis Antwerpen a accueilli en juin près de 2 000 étudiants bien appliqués.
Chaque année, le Congresbureau de la KU Leuven et de l’UZ Leuven assure l’organisation de dizaines de congrès, symposiums et autres évènements. Autant d’occasions qui sont tombées à l’eau à cause du coronavirus. Mais l’équipe n’est pas restée inactive pour autant. Au contraire : elle a déployé dans toute la Flandre un réseau de sites où les étudiants ont pu passer leurs examens écrits en toute sécurité. Hanne Van den Keybus est Conference Organiser à la KU Leuven. Elle nous explique comment l’organisation a attaqué le problème.
Pourquoi avez-vous dû rompre avec la procédure habituelle et organiser les examens en dehors des campus ?
Hanne Van den Keybus : « À la KU Leuven, seulement 14 % des examens se font en ligne. Au début, nous avons tenté d’organiser un maximum d’examens sur les campus. Mais il s’est avéré que nous n’avions pas suffisamment de locaux disponibles pour le faire sans risque. C’est pourquoi nous avons recherché de la capacité supplémentaire dans chacune des provinces où nous sommes implantés. Pour les examens de nos étudiants en Lettres et en Économie et Sciences du commerce, qui sont nos deux campus d’Anvers, nous avons collaboré avec Kinepolis Antwerpen. »
Comment en êtes-vous venus à vous adresser à Kinepolis ?
Hanne Van den Keybus : « C’est Annelies Wauters, Regional Account Manager chez Kinepolis, qui a contacté nos campus d’Anvers. Elle avait appris que nous étions à la recherche de sites externes pour nos examens. Il nous a suffi de visiter le complexe pour nous convaincre que la salle Hollywood serait parfaite pour accueillir nos étudiants. Sans compter que l’emplacement de Kinepolis Antwerpen est idéal : il est très bien desservi par les transports en commun et les possibilités de parking sont amplement suffisantes. »
Comment s’est passée votre collaboration exactement ? Qui a pris la tête des opérations ?
Hanne Van den Keybus : « Nous avons vite établi une véritable synergie. Bien entendu, la KU Leuven a émis toute une série de directives dont nous avons dû tenir compte. Annelies les a prises en considération et s’est mise au travail avec beaucoup d’enthousiasme. Elle connaît le site comme sa poche, sait quelles sont les possibilités et trouve toujours des solutions. En trois semaines seulement, c’était plié. Une collaboration on ne peut plus efficace ! »
À quoi ressemblait un jour d’examen typique ?
Hanne Van den Keybus : « Chaque journée était divisée en trois blocs d’examen de 3 heures chacun, répartis entre 08h30 et 17h30. Et c’est aussi grâce aux collaborateurs de Kinepolis Antwerpen que notre organisation a été si bien rodée pendant cette période inhabituelle. Ils ont notamment aménagé une tente sur le parking, où les étudiants pouvaient recevoir toutes les instructions et se répartir en files. Des stewards ont contrôlé le respect des mesures de sécurité, comme les règles d’hygiène et de distanciation sociale, et ont accompagné les étudiants vers leur place. Les tables étaient séparées par des intervalles de sécurité et les étudiants ont pu quitter la salle Hollywood par différentes sorties. »
Ce n’est pas souvent que l’équipe de Kinepolis Business doit organiser des examens universitaires. Mais nous sommes prêts à nous démener tout autant pour faire de votre évènement, congrès d’entreprise ou séminaire une expérience aussi sûre qu’agréable.
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