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Voici comment organiser un évènement réussi.

 

Organiser un évènement, cela peut être amusant. Ponctué de défis, certes, mais aussi satisfaisant. Cela peut aussi être un véritable chemin de croix.

Le secret de sa réussite réside dans l’approche. Aborder l’évènement de manière réfléchie et structurée et ce sera déjà la moitié du travail qui sera accompli. Nous vous en dévoilons tous les secrets sur ce blog, de A à Z. De la restauration à l’utilisation de cookies. Que vous souhaitiez organiser un congrès pour neurochirurgiens, un atelier pour écrivains amateurs, une fête d’entreprise, un évènement musical ou un symposium.

Cette longue check-list vous sera utile dès le premier brainstorming, et jusqu’au clap de fin. Un outil solide pour les entrepreneurs indépendants, mais aussi les agences d’évènementiel expérimentées. Comparez-la à un GPS qui vous conduira vers le succès.

objectifs évènement
groupe cible évènement
budget évènement
date et heure évènement
lieu évènement
restauration évènement
marketing évènement
pendant l'événement
évaluation évènement
 

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Chapitre 1 : Définir des objectifs

Voilà pourquoi vous le faites !

Le pourquoi de l’organisation d’un évènement est probablement plus important encore que son comment.

définir des objectifs évènement

« Pourquoi est-ce que j’organise un évènement ? Quel est l’objectif précis visé ? » Si vous organisez un évènement pour votre entreprise ou pour un client, vous vous poserez plus que probablement ces questions.

Au premier abord, il semble normal que vous vous les posiez. Mais ce n’est pas toujours le cas. Toutefois, ce pourquoi n’en reste pas moins que le fondement de l’ensemble de votre projet. Lorsque vous serez capable d’apporter une réponse claire et précise à la question du pourquoi, vous serez sur la bonne voie. Celle de la réussite.

Pourquoi organisez-vous cet évènement ?

Vous envisagez d’attirer des nouveaux clients et relations grâce à une fête d’entreprise ? Vous souhaitez accroître la notoriété de votre entreprise, marque ou client ? Vous souhaitez organiser un congrès ? Ou plutôt une fête du personnel étonnante ? Allez-vous simplement demander une rémunération équitable ou voulez-vous vendre autant de tickets que possible pour votre évènement afin qu’il vous rapporte de l’argent ?

Quand vous aurez la réponse à ces questions, rédigez-la dans un langage clair afin que vous sachiez parfaitement ce que vous voulez et ce que vous voulez atteindre. Vos objectifs vous serviront à déterminer le où, le quand, le comment et le avec qui de votre évènement.

Ce n’est pas très difficile, mais quand même un peu...

Réfléchir à l’objectif recherché ne semble pas vraiment insurmontable. Et en effet, simplement coucher ses rêves sur papier n’a rien de très compliqué. Ce qui l’est un peu plus, c’est si vous confrontez ces projets à la réalité. À la lumière de celle-ci, vous verrez rapidement si l’un ou l’autre projet est réalisable. Ou pas. Dans ce cas, vous devrez alors probablement très rapidement décider de revoir quelque peu vos ambitions, voire de les mettre totalement au placard. Pour une gestion d’évènement efficace, évaluez d’abord les possibilités avant de vous mettre à rêver. Restez cependant ambitieux, tout en essayant de garder les deux pieds sur terre, et ce dès le début.

Une ébauche des objectifs

Les objectifs que vous pourriez vous fixer ne manquent pas, ils dépendent du type d’évènement que vous voulez organiser :

  • Le nombre de personnes auxquelles vous voulez envoyer une invitation. Cela tombe sous le sens.
  • Augmenter la productivité de cette filiale ? Accompagnez alors cet objectif d’un pourcentage réaliste.
  • Un effectif trop éphémère ? Essayez alors de porter la rotation du personnel de 5 mois en moyenne à 2 ans.
  • Une augmentation des ventes de l’ordre de X % ? Réfléchissez à la manière avec laquelle vous pouvez y parvenir grâce à votre évènement.

Il existe de nombreuses possibilités, tant que vous restez réaliste et pertinent et que vous travaillez effectivement à la concrétisation de ces objectifs pendant l’ensemble du trajet.

Objectifs réalistes

Mais comment faire, comment formuler des objectifs vraiment réalistes ? Comment savoir avec certitude si quelque chose est réalisable lorsque vous ne l’avez pas encore essayé ? Vous disposez de 2 outils de taille à cette fin. Tout d’abord, il y a votre bon sens, et éventuellement celui de votre (vos) partenaire(s). Il vous mènera loin.

Et puis, il y a également Internet. Ce que vous n’avez pas encore essayé l’a peut-être déjà été il y a longtemps par des centaines, voire des milliers de personnes. En apprenant à leurs dépens, en tombant, puis en tombant encore et se relevant. Lisez ces aventures en long et en large sur le web et sur les réseaux sociaux afin de ne pas devoir réinventer la roue. Google est ton ami !

Astuce!

Procédez de manière SMART

Il y a également quelques règles de base judicieuses que vous pouvez suivre. Des objectifs SMART en font partie. SMART signifie Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste et Temporel. Une check-list de vérification pratique pour des objectifs intelligents. En suivant le principe SMART, vous ferez un grand pas dans la bonne direction.

  • Spécifique
    Tentez de définir vos objectifs de manière aussi précise que possible. Déterminez clairement ce que vous voulez atteindre. Plus vous serez précis, plus grande sera la probabilité que vous atteigniez votre objectif. C’est un peu comme paramétrer votre GPS sur le centre de la ville ou sur une adresse spécifique avec numéro. Ne dites donc pas : je veux avoir beaucoup de participants à mon évènement, mais plutôt je veux au moins 400 inscriptions et 350 personnes présentes. Pour ce faire, je vais envoyer 5 000 invitations personnalisées et utiliser les services d’un centre d’appel.
  • Mesurable
    Vos objectifs doivent être mesurables. En d’autres termes, veillez également à pouvoir vérifier ce que vous prévoyez. Mesurer, c’est...Vous connaissez la chanson. Vous pourrez ainsi clairement déterminer votre avancement en cours de route (et apporter les adaptations nécessaires et utiles) et ensuite l’évaluer efficacement. « Je veux que notre team-building soit sympa » n’est pas mesurable. Alors que « Je veux 35 participants, dont 25 inscrits au barbecue qui est ensuite organisé. », l’est.
  • Ambitieux
    Comme nous l’avons déjà dit, vos objectifs doivent être réalisables. Rêver, c’est bien, mais il faut garder les pieds sur terre. Cela ne veut cependant pas dire que vous ne pouvez être ambitieux. Tenter de convaincre une personnalité de participer à votre évènement de networking est peut-être difficile, mais bel et bien réalisable. Tenter de faire de même avec le Roi, ça l’est en revanche un peu moins.
  • Réaliste
    Les objectifs ambitieux sont bien beaux et certainement appréciés lorsqu’ils sont atteints. Mais sont-ils vraiment pertinents pour votre projet ? Les défis pour le défi ont peut-être leur place dans un camp sportif, mais s’ils n’apportent rien aux objectifs de votre évènement (comme générer des leads), ils sont alors inutiles. Si cette personnalité si difficile à avoir n’est source d’aucun prospect ou rendez-vous supplémentaire, il s’agira alors tout simplement d’une perte de temps, d’argent et d’énergie.
  • Temporel
    La planification. La clé d’un évènement réussi. Conseil numéro un : commencez à temps. Et essayez ensuite de fixer une date pour tout ce que vous envisagez de faire. S’occuper de l’orateur (des orateurs) inspirant(s) pour cette date et de la restauration de l’évènement pour cette date. Envoyer les invitations pour tel jour et clôturer les inscriptions à telle ou telle date au plus tard. Votre planning sera votre feuille de route, et ce dès le premier jour. Si vous le suivez de manière stricte, tout ira bien.

Le point de départ

La définition de vos objectifs lors de l’organisation d’un évènement constitue la première étape, déterminante pour toutes les suivantes. Et au final, également pour ce qui ressortira de votre évènement. Ne fixez donc pas vos objectifs à la va-vite et réfléchissez-y consciencieusement. En vous y reprenant de préférence à deux fois. C’est alors que votre évènement fera certainement mouche.

objectifs SMART
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Chapitre 2 : Définir le groupe cible

Qui voulez-vous voir participer à votre évènement ?

Vous avez déterminé le pourquoi. Passons au suivant. Le qui.

définir le groupe cible évènement

La question cruciale : qui allez-vous inviter à votre évènement pour atteindre vos objectifs ? Même s’il est fort probable que vous aviez déjà un groupe cible spécifique à l’esprit lors de l’établissement de ces objectifs. Quoi qu’il en soit, il s’agit d’un choix important et déterminant, aussi bien pour le déroulement de votre évènement que pour son issue.

Six questions ciblées pour choisir le bon groupe cible

Vous ne savez pas vraiment comment vous y prendre ? Une réponse à chacune de ces 6 questions vous mettra sur la bonne voie. Même si vous devrez encore réfléchir, en fonction de votre évènement. Au boulot !

1. Quel groupe cible correspond à mes objectifs ?

Si vous avez formulé vos objectifs clairement, la réponse à cette question ne sera alors jamais qu’un coup d’épée dans l’eau, même si l’issue ne vous apparaît pas toujours clairement. Lors de la définition de vos objectifs, vous avez probablement pensé au groupe cible le plus évident, mais il est rare que tout soit aussi tranché. Vous devrez de toute façon vous creuser la tête.

2. Interne ou externe ?

Avec le groupe cible interne, vous visez pratiquement toutes les personnes qui travaillent ou ont travaillé au sein de votre entreprise, accompagnées de leur partenaire et éventuellement des enfants. Des plus jeunes aux plus âgées, de l’ouvrier au travailleur indépendant, en passant par l’administrateur. Un public peu homogène donc. Cependant, vous pouvez bien évidemment segmenter ce groupe (par exemple, en vous limitant aux cadres supérieurs) en fonction de l’objectif de votre évènement.

Dans le cas d’un groupe cible externe, vous visez fournisseurs, clients, la presse, des habitants du quartier, etc. Toute personne qui, d’une manière ou d’une autre, est liée à l’organisation, sans en faire partie. Ce lien avec votre entreprise peut par exemple représenter un possible intérêt pour votre produit ou organisation et, par là, des prospects et clients potentiels.

Généralement, vous déterminerez assez rapidement si vous voulez viser un groupe cible interne (fête de Saint-Nicolas) ou externe (présentation de produit). Ou les deux (inauguration du nouveau bâtiment d’entreprise). Ici également, il n’existe pas de réponse toute faite, et vous devrez mettre nombre d’éléments en balance.

Même si les délimitations ne doivent pas être strictes, il est important de poser des choix clairs.

3. Comment atteindre le(s) groupe(s) cible(s) choisi(s) ?

Vous possédez plus que probablement déjà les coordonnées de vos relations (aussi bien internes qu’externes). Veiller à ce qu’une invitation pour votre fête du personnel atteigne ses destinataires ne devrait pas poser problème. Si vous voulez atteindre un groupe cible plus large, comme les « spécialistes réseau IT », vous pouvez choisir de louer ou acheter les coordonnées auprès d’un courtier d’adresses. Vous connaîtrez ainsi avec précision le nombre de destinataires de votre invitation.

Mais vous pouvez bien entendu également choisir de faire connaître votre évènement partout au moyen des réseaux sociaux. Moyennant une brève recherche, vous pourrez rapidement déterminer s’il est préférable de faire appel à LinkedIn, Facebook ou Twitter. Ou à l’ensemble de ces réseaux. Toutes ces plates-formes disposent d’outils spécifiques destinés à vous aider.

4. Comment susciter l’intérêt de mon (mes) groupe(s) cible(s) pour mon évènement ?

« Qu’est-ce que j’ai à y gagner ? » Il s’agit invariablement de la première question que se posera votre invité en voyant votre invitation. Car aussi étrange que cela puisse paraître, personne (à part éventuellement vos amis et membres de votre famille) ne souhaite passer son précieux temps libre à votre évènement uniquement pour vous faire plaisir. Mais soyons honnête, au final, vous vous posez également cette question lorsque vous choisissez les personnes que vous allez inviter. Retenez donc qu’en règle générale, une personne ne se présentera à votre évènement que si elle en tire également profit, d’une manière ou d’une autre. À vous de faire le nécessaire pour que ce soit le cas. Créez donc une situation win-win.

5. Qu’est-ce que j’attends de la part de mes invités ?

Voici une question importante à laquelle vous devrez clairement répondre : pourquoi voulez-vous que toutes ces personnes participent à votre évènement ? Voulez-vous consolider les liens avec vos clients, les persuader de signer ou d’acheter quelque chose, générer de nouveaux leads, ou renforcer la cohésion au sein de votre propre entreprise ? La réponse à ces quatre questions orientera votre évènement dans autant de directions différentes.

6. Combien de gens voulez-vous inviter ?

La réponse à cette question dépend de différents facteurs. Citons évidemment le budget établi, l’espace disponible sur le site choisi et bien entendu également la taille du groupe cible dans votre fichier. Mais la quantité n’est pas un gage de qualité. Plus ne signifie pas nécessairement mieux. Faites donc de la qualité (en fonction de vos objectifs) votre préoccupation première. Privilégiez donc 25 invités manifestant un intérêt sincère pour votre produit, plutôt que 85 invités principalement motivés par le bar à huîtres gratuit.

Citons un autre facteur dont vous devez clairement tenir compte avant de lancer vos invitations et qui nous conduit directement à un point crucial : les no-shows.

Ce que vous devez clairement savoir sur les « no-shows »

Les invités qui s’inscrivent à votre évènement et au final ne viennent pas, appelés « no-shows », sont un véritable problème dans le monde de l’évènementiel, le plus souvent quand il s’agit d’évènements gratuits. Gratuits pour les invités, comprenez bien. Car il vous en coûtera toujours de l’argent.

Certains secteurs en pâtissent plus que d’autres. Il y a quelques années encore, on partait du principe que pour des évènements externes non payants, quelque 35 % des personnes inscrites n’y participaient au final pas. Ce problème semble particulièrement ancré dans le secteur IT, même si la situation semble progressivement s’améliorer. Aujourd’hui, on vise grosso modo un taux inférieur à 10 %, même si ce chiffre reste élevé. Surtout quand on sait que chaque no-show, chaque chaise qui reste vide, vous coûte de l’argent (songez à la location du lieu, la restauration, le chauffage, etc.). En outre, ils réduisent également le rendement de votre évènement.

Ce pourcentage est un peu moins élevé dans le cas des évènements payants. Et c’est logique, car une personne qui paye aura plus tendance à participer.

Dans l’intervalle, quelques organisations professionnelles se sont mises d’accord pour passer à l’action et ont créé l’association The Promise, dont l’unique objectif est de réduire ce phénomène par la sensibilisation. Elles mettent surtout en avant l’aspect moral du gaspillage. Elles ont même créé un clip vidéo pour l’occasion.

Astuce!

The Promise contacte (de manière sympathique) les no-shows et leur fait gentiment savoir qu’il est dommage de ne pas avoir participé à l’évènement. Elle leur demande ensuite si, en échange, elles sont prêtes à soutenir l’une des bonnes causes proposées. Les no-shows prendront ainsi conscience du fait que leur absence n’est pas passée inaperçue. La prochaine fois, ils réfléchiront alors peut-être à deux fois et éviteront de s’inscrire au hasard à des évènements.

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Chapitre 3 : Définir et gérer le budget

Déterminer le budget

La taille de votre évènement est en grande partie déterminée par votre budget. Il mérite donc toute votre attention.

définir le budget évènement

Vous avez déterminé vos objectifs et votre (vos) groupe(s) cible(s). Penchons-nous à présent sur le budget. Comment l’établir ? Et quelle partie du budget allez-vous consacrer à chaque élément ? Et que faire si vous risquez de le dépasser ?

À combien s’élève mon budget total ?

Il s’agit littéralement de la première chose à savoir avant de pouvoir vous lancer dans le budget de votre évènement. Vous basez-vous sur un budget imposé et devez-vous organiser votre évènement en fonction de celui-ci ou planifiez-vous d’abord votre évènement pour voir ensuite combien il vous en coûtera ?

Outils de création de votre budget

Pour planifier votre budget, vous pouvez simplement créer une feuille de calcul en Excel et y saisir un à un vos coûts et dépenses. Il existe également une foule d’applications spécifiques pour le calcul et la gestion du budget fiables, mais payantes comme Planning pod, Smartsheet ou Grenadine. Le prix de l’application dépend de sa performance, de ses capacités et de son professionnalisme.

Mais vous pouvez également vous débrouiller et télécharger le Event Budget Template gratuit que nous mettons à votre disposition.

Que devez-vous clairement intégrer dans la planification de votre budget ?

Les éléments suivants doivent de préférence figurer dans votre budget. Vous pouvez bien entendu en ajouter d’autres, mais les suivants constituent un minimum indispensable. Au cours du projet, vous pourrez également jongler avec les différents coûts, afin que le décompte soit juste le jour venu.

  • Item : indiquez dans cette colonne tous les éléments individuels que vous voulez inscrire au budget. Visualisez l’ensemble de votre évènement, du début à la fin, et notez tout ce qui peut coûter de l’argent. Ne vous limitez certainement pas aux aspects les plus coûteux, comme le site, la restauration et AV (audiovisuel), mais songez également aux plus petits coûts comme le marketing, le transport, la réservation d’un DJ et/ou des artistes, le service d’hôtesses, la composition d’un goodiebag, les pourboires, etc. Indiquez donc TOUT. Et de manière aussi détaillée que possible.

    Prenez note de chaque élément séparément et essayez de ne rien regrouper, pas même si ce regroupement semble logique au premier abord (comme la nourriture et les boissons). Au sinon, la tâche s’annoncera plus ardue lorsque vous devrez jongler avec ces budgets.
  • Description : décrivez chaque poste de manière courte et succincte, tout en restant aussi clair et précis que possible. Est-ce que c’est important ? Oui ! Car tout le monde saura ainsi de quoi il en retourne précisément et même une personne de l’extérieur pourra évaluer si un élément est essentiel pour la réussite de votre évènement. Comme votre patron ou client.
  • Volumes nécessaires : les quantités sont cruciales lors de l’établissement d’un budget. Le moindre changement peut avoir des retombées majeures sur votre budget, et ce, dans les deux sens. Consacrez-y donc suffisamment d’attention.
  • Coût estimé : les tarifs varient. Il se peut qu’un site évènementiel coûte par exemple nettement plus que son voisin. Dans ce cas, il suffit souvent d’introduire un ordre de grandeur, afin que vous vous fassiez une idée de votre budget.
  • Coût réel : indiquez ici le coût effectif. Ce point est surtout important pour une évaluation a posteriori et constitue une information précieuse pour le prochain évènement.

Au boulot

Une fois que tous les éléments entraînant des coûts figurent sur votre planning, l’heure est venue de rendre ces coûts estimés aussi réalistes que possible. Vous aurez ainsi une idée claire de votre budget final. Il est par exemple intéressant de définir au préalable un coût maximal par participant. Divisez régulièrement, à mesure que vous avancez, le coût total prévu (à ce moment) par le nombre d’invités et vous saurez directement où vous en êtes.

E-book Budget

À la recherche des prix

Tenez compte du fait que la plupart des fournisseurs ne vous donneront que des prix généraux ou approximatifs si vous ne demandez pas une offre spécifique (et vous ne pouvez pas encore le faire, car n’oubliez pas que vous ne savez pas précisément quand ni où aura lieu votre évènement et vous n’en connaissez pas non plus l’ampleur précise). Mais vous pourrez de cette manière vous faire une idée claire de ce que vous pourrez obtenir, et à quel prix.

Il est clairement intéressant d’utiliser ici une feuille de calcul supplémentaire reprenant vos différents fournisseurs et leurs conditions. Vous saurez ainsi toujours à qui vous adresser. Et serez également en mesure de comparer les prix, bien entendu.

Attention, il ne s’agit pas de quelque chose qui se fait en un claquement de doigts. Commencez donc suffisamment longtemps à l’avance.

Prévoyez également un fonds catastrophe

Même si vous planifiez et prévoyez tout, vous n’êtes jamais à l’abri d’une tuile. Il est donc judicieux de déjà en tenir compte : prévoir une petite caisse spéciale n’est pas un luxe superflu.

Qu’est-ce qui peut déraper ? Songez au worst case scenario – la pire chose qui pourrait arriver – et rédigez votre liste. Qu’en est-il des frais d’annulation ? Improbable, mais pas impossible... Quel montant est-il préférable de réserver ? Environ 15 % du budget total suffisent dans la majorité des cas. Généralement.

Le budget dérape ?

Votre budget menace déjà de déraper lors de la phase de conception ? Il est alors probable que vous ayez fait preuve de trop d’optimisme, surtout s’il s’agit de votre première fois. Mais ne paniquez pas tout de suite. L’heure est venue de commencer à songer au sponsoring.

Sponsoring

La recherche de sponsors pour un évènement porte toujours ses fruits, même si cela demande peut-être beaucoup d’efforts de votre part. La notoriété est essentielle pour une multitude d’entreprises, et nombreuses seront celles prêtes à payer pour que vous les aidiez à améliorer la leur. Veillez donc à constituer un dossier de sponsoring convaincant. Si vous travaillez pour un géant de la chimie en train d’organiser un salon international auquel des orateurs de renom participeront, vous viserez bien entendu d’autres types de sponsors que ceux vers lesquels vous vous tournerez si votre patrouille de scouts locale organise une pièce de théâtre. Ceux-ci trouveront eux aussi des sympathisants auprès des commerçants et des agences bancaires locaux. Les budgets accordés connaîtront cependant d’importantes disparités.

Faire mouche avec des goodiebags

Les goodiebags font toujours cet effet : tout le monde en veut un. Et c’est une bonne chose pour vous, et pour vos sponsors. Le plus beau dans l’histoire, c’est qu’il ne vous en coûtera rien. Vos sponsors vous offrent gratuitement des gadgets arborant leur nom et leur logo. Et souvent, ils payent une contribution pour être présents dans votre goodiebag. Tout dépendra un peu de la taille de votre évènement et de son importance.

Vous pouvez bien entendu y déposer vous-même des choses, en guise de remerciement pour les personnes ayant assisté à l’évènement. Mais il vous en coûtera alors quelque chose. Cette approche est toutefois bénéfique pour votre notoriété et de surcroît, très sympa. Envie de découvrir ce qui est le plus apprécié dans un goodiebag de ce type ? Voici notre top cinq !

  • Miam ! Il peut s’agir d’un échantillon. Il ne doit pas nécessairement être sain. Ce qui est bon passe toujours bien.
  • Bons de réduction et vouchers. Plus il y en a, mieux c’est. Mais veillez à ce qu’ils correspondent aux centres d’intérêt de vos invités.
  • Gadgets. Des gadgets amusants et originaux font presque toujours leur petit effet.
  • Des gadgets utiles à utiliser au bureau, dans la cuisine ou en voiture. Un peu monotone peut-être, mais utile.
  • Goodies électroniques : une clé USB donnant accès à une foule de promotions en ligne exclusives. Une solution écologique qui plus est !

Bottom line : faites-en quelque chose qui a de la valeur (du moins un peu). Les dépliants et prospectus n’y ont généralement pas leur place.

goodiebag

Astuce!

Entrée payante ?

Vous pouvez également envisager de faire payer l’entrée. Réfléchissez-y bien. Si vous organisez un gala de bienfaisance prestigieux ou une remise de prix à l’allure internationale, vous avez carte blanche. Dans le cas d’évènements moins connus et uniques, c’est risqué. Faire payer l’entrée peut tourner à votre avantage, ou à votre désavantage. Si c’est à votre avantage, votre budget vous en sera reconnaissant. Sinon, vous risquez de vous retrouver avec une salle bien trop grande.

astuce
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Chapitre 4 : Date, durée et heure

Le meilleur moment pour votre évènement

 

À quel moment organiser votre évènement ?

10 conseils pour ne pas faire un coup dans l'eau.

calendrier concurrents

1. Vérifiez le calendrier de vos concurrents

Si vous ne deviez vérifier qu'une chose, assurez-vous de ne pas choisir la même date que votre concurrent. Ce dernier vise en effet le même public, les mêmes médias et les mêmes moyens. Optez donc clairement pour un autre moment, même si vous constatez que selon vous, l'évènement n'a rien de comparable au vôtre.

les autres évènements

2. Surveillez aussi les autres évènements

Si des évènements qui intéressent votre groupe cible sont également organisés un jour bien précis, n’optez pas non plus pour ce jour. Surtout s'il s'agit d'évènements d'envergure, car il sera d'autant plus ardu de trouver des restaurateurs de qualité, des services de navettes, des bureaux d'artistes, des professionnels AV ou des logements.

évitez les vacances

3. Évitez les vacances

Vous pouvez organiser un évènement en été, mais sachez que cela réduira le nombre d'inscrits. Surtout pendant le congé du bâtiment, lors duquel une grande partie du monde des affaires tourne (vraiment) au ralenti. À ne pas faire donc. Les vacances de fin d'année et les vacances de Pâques ne sont pas non plus idéales si vous voulez avoir du monde.

calendrier sportif

4. Étudiez le calendrier sportif

Si un match important, une finale ou l'arrivée d'une course cycliste est prévu, songez également à une autre date. Même si vous prévoyez un grand écran, la plupart des gens préfèreront choisir où et avec qui ils encourageront leur équipe favorite. Et il y a de fortes chances que ce ne soit pas lors de votre évènement.

la politique

5. La politique peut aussi jouer les trouble-fêtes

Vérifiez qu'aucun congrès de parti ou activité publique d'un parti politique ou groupe d'intérêt important ne soit organisé ce jour-là. Il pourrait chiper une partie de votre public. Et les politiques que vous voudriez inviter comme orateurs devront certainement décliner votre offre.

oubilez les lundis

6. Oubliez les lundis

Ne choisissez jamais un lundi. Les lundis n'ont rien de bon. Connaissez-vous quelqu'un qui veut commencer la semaine avec un évènement ? Le mardi, le mercredi et le jeudi sont idéaux pour les évènements d'affaires, même si vous devez tenir compte des personnes travaillant à mi-temps dans le cas du mercredi. Le vendredi, le samedi et le dimanche conviennent surtout aux évènements festifs.

les fournisseurs

7. Les fournisseurs et leurs pics

Vos fournisseurs connaissent également leurs pics d’activités, des périodes où leur disponibilité est limitée. Les restaurateurs et photographes sont par exemple très prisés au printemps, pendant la période des communions. Sans oublier celle des nombreux mariages. Vérifiez donc quelle est la période la plus chargée de vos principaux fournisseurs.

les saisons

8. Les saisons

L'hiver est la saison qui vous jouera le plus de tours. Neige, glace, tempête et dégel peuvent être à l'origine de nombreux no-shows. En tant qu'event manager, évitez donc l'hiver, si vous le pouvez. En été, vous devrez cependant tenir compte des vacances et du beau temps, car c'est la période des terrasses. Il y a toujours quelque chose !

éloignez-vous des heures de pointe

9. Éloignez-vous des heures de pointe

Personne n'aime se retrouver volontairement dans les heures de pointe, surtout sur la place centrale d'une grande ville. Veillez donc à ce que votre évènement ne commence pas au milieu des heures de pointe du matin ou du soir. Ou se termine à ce moment.

préférence le travail

10. After work, on oublie de préférence le travail

Après une longue journée de travail, la plupart des personnes en ont assez. Il est possible d'organiser un évènement après les heures de travail, à condition qu'il soit convivial et agréable. Si vous souhaitez organiser un congrès sur les calculs rénaux pendant l'heure de table, vous ne rencontrerez pas un franc succès. Peu de personnes rechigneront par contre à l'idée de participer à un barbecue accompagné d'un bowling.

 
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Chapitre 5 : Lieu

Le lieu, le facteur de succès déterminant pour votre évènement.

Il est le visage de votre évènement. Ni plus ni moins.

lieu évènement

Vous connaissez votre budget, vous avez une idée du nombre d'invités et vous savez quel type d'évènement vous allez organiser. Vous pouvez alors vous mettre à la recherche d'un lieu adéquat. Ou plutôt du lieu parfait. Et ce n'est pas qu'une simple étape. Il s'agit de l'une des décisions les plus importantes que vous prendrez lors du processus d'organisation d'un évènement à succès. Il y a une foule de choses dont vous devez tenir compte.

Pourquoi un lieu adéquat est-il si important pour la réussite de votre évènement ?

Le lieu, le bâtiment ou le terrain sur lequel vous organisez votre évènement détermine dans une large mesure l’image dégagée. Il s'agira en quelque sorte du visage de votre projet. Il est donc relativement important, et il vaut clairement la peine de s'y atteler sérieusement. Ne vous laissez certainement pas séduire par l'idée de réserver le premier site que vous visitez et qui vous plaît. Étudiez autant d'options différentes que possible et évaluez soigneusement les avantages et inconvénients de chacune.

Différents types d'évènements et de lieux possibles

La liste des lieux qui pourraient convenir à votre évènement est infinie. Veillez dès lors à ce que le lieu soit en adéquation avec le type d'évènement que vous envisagez d'organiser. Il va sans dire que vous ne ferez pas bonne impression si vous organisez un grand dîner de gala dans la cantine du club de football communal.

Voici déjà une liste (alphabétique) des types d'évènements les plus courants et des lieux possibles, pour vous inspirer. Vous constaterez que vous pouvez transformer pratiquement n'importe quel lieu en cadre idéal pour votre projet. C'est à vous de déterminer le site qui mettra le mieux votre évènement en valeur. Et n'oubliez pas que moins le lieu sera en adéquation avec l'ambiance que vous voulez créer pour votre évènement, plus vous devrez le compenser avec la décoration.

Où trouver un lieu adéquat pour mon évènement ?

Lorsque vous avez une idée du site sur lequel vous voulez organiser votre évènement, il convient de trouver ce lieu idéal à vos yeux et de le réserver. Compter sur sa bonne fortune pour tomber sur ce site en or est aussi sensé que d'acheter un billet de loterie pour financer votre évènement.

Il est préférable de consulter des sites web spécialisés pour vous éclairer. Ils vous aideront à mettre les choses au clair et vous y trouverez résolument ce que vous cherchez. Car, croyez-nous, les sites disponibles sont nombreux. Très nombreux. Les portails web suivants sont de véritables « one-stop shops » pour les organisateurs d'un évènement.

  • Event Planner
    • Lieux et organisateurs d'évènement et de fête
    • Eventplanner.tv : tout sur l'organisation d'évènements + sujets liés au monde des affaires
    • Actualités du secteur et avis
    • Demander une offre
  • Event Online
    • Sites pour évènements d'entreprise, congrès et salons
    • Bureaux d'évènement, bureaux d'organisation et fournisseurs
    • Actualités du secteur
  • Venues Online
    • Offre B2B étendue de sites de réunion, de congrès et d'évènement en Europe
    • Demander une offre

À quoi prêter attention lors de la recherche d'un site évènementiel ?

Le bâtiment n'est bien entendu pas le seul élément qui importe. La situation contribuera également à la réussite ou à l'échec de votre évènement. Assurez-vous donc que le site est facilement accessible, que sa position est relativement centrale et que la distance moyenne le séparant de votre groupe cible est acceptable. Si vous organisez un évènement à l'allure internationale, sélectionnez alors un lieu situé à proximité d'un aéroport. Dans ce cas, tenez également compte de l'accessibilité en transports publics.

Cinq questions incontournables à poser en contactant votre site évènementiel potentiel.

Vous avez enfin trouvé quelques sites qui correspondent à votre projet et à vos attentes. L'heure est donc venue de rassembler autant d'informations pertinentes que possible. N'hésitez donc pas à poser des questions. Beaucoup de questions. Mais commencez par les cinq qui suivent. Vous ne les oublierez ainsi pas.

  1. Quel est le prix forfaitaire pour la location du site choisi ? N'oubliez pas de demander quelles sont les possibilités pour le montage et le démontage. D’ailleurs, essayez d'obtenir un tarif préférentiel pour les jours supplémentaires dont vous pourriez avoir éventuellement besoin à cette fin.
  2. Que faire en cas d'annulation ? Tenez compte des éventuels problèmes qui pourraient survenir.
  3. Qu'en est-il de la restauration ? Y a-t-il un restaurateur ou chef prédéfini ou devez-vous le prévoir ? Il s'agit d'une question cruciale à prendre au sérieux. Les répercussions sur la réussite de votre évènement (et votre budget) sont en effet considérables.
  4. Quelles sont les possibilités AV et sonores prévues sur le site ? Qu'en est-il de l'alimentation électrique ? Est-il possible de jouer de la musique en live ?
  5. Le parking est-il payant ou gratuit ? Qu'en est-il des services de navettes et taxis ?

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Le côté pratique

Vous avez choisi votre site, l'heure est désormais venue de vous pencher sur les aspects plus pratiques. Disposez-vous de tout le nécessaire pour assurer un déroulement fluide de votre évènement ? Qu'est-ce que le lieu peut fournir, et de quoi devez-vous vous occuper vous-même ?

  • Tables, chaises, nappes, fleurs, vestiaire ?
  • Café, thé, snacks pendant les pauses ?
  • Aménagements pour les personnes handicapées ?
  • Comment est l'acoustique ?
  • Le chauffage est-il suffisant ?
  • Le site est-il loué ce jour-là à d'autres entreprises ou bénéficiez-vous d'une exclusivité ?
  • ...

Discutez de toutes les choses à faire et à éviter

« There is more to it than meets the eye » dit-on en anglais, ou « Les apparences sont trompeuses » en français, est un adage qui a plus que jamais sa place ici. N'oubliez donc pas de parcourir avec le propriétaire les éléments les moins évidents (établissez une liste au préalable !). N'hésitez pas à vous renseigner à propos des services supplémentaires proposés ou non par le site, et n'oubliez certainement pas d'aborder les éventuelles limitations. Voici de quoi démarrer.

  • Montage et démontage ?
  • Équipe de nettoyage ?
  • Sécurité et protection ?
  • Nombre maximal d'invités (concernant les règlements des pompiers) ?
  • Pouvez-vous faire appel à d'autres fournisseurs (par ex. pour AV, service, décoration,etc.) ?
  • Est-ce que je m'engage pour un montant minimum ? Que se passe-t-il si le nombre d'inscriptions est inférieur aux attentes ?

Astuce!

Visitez le site à l'avance

À moins que vous ayez une bonne raison de ne pas le faire, vous devez prévoir du temps pour vous rendre sur le lieu et l'examiner en détail. Et faites-le de préférence avant la signature d'un contrat. Même si les photos illustrant les dépliants, brochures et sites web vous aideront à vous en faire une idée, il reste énormément de choses que vous devez évaluer sur place. N'oubliez pas non plus de demander si le site peut fournir des références.

Demandez donc une visite complète, du parking au hall d'accueil et des espaces d'évènement aux installations sanitaires. Cette visite vous donnera peut-être des arguments de négociation avant même d'accepter définitivement. Vous ne le regretterez pas.

astuce
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pendant l'évènement
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Chapitre 6 : Restauration

Le cœur de vos invités passe (surtout) par leur estomac.

Même si votre évènement ne tourne pas autour de la restauration, il faut y prêter attention. Quel est le rôle de la restauration ?

restauration évènement

Le site que vous avez choisi s'occupe-t-il de l'ensemble de la restauration (et est-elle conforme à vos exigences de qualité ?) Vous pouvez alors respirer. C'est un souci de moins. Si ce n'est pas le cas, vous devrez vous en charger. Mais pas de panique, nous allons vous guider.

Restaurateur ou traiteur ?

Voici la première question à vous poser : allez-vous opter pour un restaurateur professionnel ou votre budget est-il limité ? Dans ce cas, il serait alors préférable de partir à la recherche d'un traiteur local. La plupart d'entre eux fournissent des produits d’une excellente qualité et peuvent souvent faire preuve d'originalité.

La présentation est plus importante que ce que vous imaginez

Veillez à ce que la restauration soit adaptée au style de votre évènement : la manière dont vous servirez quelque chose est souvent aussi importante que ce que le chef préparera. Surtout lors de l'organisation d'une fête thématique, vous devez réfléchir de manière novatrice, tout comme votre équipe en cuisine. Ne choisissez donc pas votre restaurateur à la va-vite.

Déterminez ce dont vous avez besoin

Petit-déjeuner, brunch, lunch avec sandwiches ou sous la forme de buffet, goûter, walking dinner, live cooking, snacks, etc. Tout est possible, et bien plus encore. Avec ou sans service. Décidez de ce dont vous avez besoin en fonction du type d'évènement et de votre budget.

Demandez à votre restaurateur ce qu'il a à offrir, et, surtout, à quel prix. Demandez dans tous les cas un devis détaillé mentionnant tous les coûts séparément. Vous aurez ainsi un aperçu parfait et pourrez facilement l'adapter.

Goûter pour la bonne cause

Quelle que soit la solution gastronomique choisie, il est clairement intéressant de demander une dégustation à votre restaurateur. Vous pourrez ainsi découvrir les différents plats, accompagnés de leurs vins. Vous saurez ainsi parfaitement ce qui sera servi à vos invités.

Souhaits spéciaux

Demandez également au chef s'il peut tenir compte de souhaits particuliers, comme un menu végétarien ou végétalien. La demande de mets adaptés pour cause de maladies et allergies est également fréquente. Citons également les diverses restrictions religieuses auxquelles vous pourriez vous heurter. Demandez quelles sont les possibilités.

Inviter votre restaurateur

Il n'est pas inhabituel de demander à votre restaurateur de venir découvrir le site de l'évènement. Il y verra peut-être (ou plutôt probablement) des choses qui vous ont échappé et que vous pourrez dès lors anticiper. Et n'hésitez pas à poser des questions. Il n'y a pas de bête question, et votre restaurateur y répondra avec plaisir.

 

What’s hot & what’s not

Vous êtes peut-être débordé, c’est pourquoi nous avons étudié les toutes dernières tendances pour vous. Mais aussi ce qui ne l'est PLUS DU TOUT ! Disons, just to be on the safe side !

grab and go

Grab & go

Les food trucks tendance proposant les mets les plus étonnants, à manger sur le pouce, sont au top ! En proposant un ou plusieurs food trucks lors de votre évènement, vos invités perdront moins de temps. Un en-cas rapide, sain et savoureux, et le tour est joué ! Tendance et abordable.

gaspillage

Gaspillage

Une grande partie de la nourriture produite est jetée. Il s'agit d'une pratique contre laquelle de plus en plus de personnes luttent, et heureusement. Nous citerons comme exemple qui retient particulièrement l’attention, les no-shows. Peut-être serait-il intéressant de faire don du surplus à une organisation pour démunis ?

bistronomie

Bistronomie

Une cuisine savoureuse, délicieuse et surtout… pragmatique ! C'est le leitmotiv de la dernière génération de chefs, qui n'en a cure des tendances. Pour eux, pas de diminutifs marinés sur des lits de balivernes. Une cuisine de qualité, avec des produits locaux et des vins moins connus, mais tout aussi savoureux, une ambiance détendue,... est-ce que cela convient pour votre évènement ?

buffet standard

Buffet standard

Une salade flétrie, un rosbif caoutchouteux, du saumon détaché et l'incontournable tomate aux crevettes. Admettez que c'est d'un ennui... Heureusement, cette forme de restauration est révolue, et tout le monde le sait. Réfléchissez donc encore bien si cette formule venait à être choisie pour votre fête d'entreprise.

smart menu

Smart menu

Réfléchir au menu, afin que tout ce qui sera servi lors de l'évènement soit bénéfique à la santé de vos invités. Une bouchée saine, riche en protéines, à base de viande maigre ou de poissons gras (oméga 3) et de légumes locaux frais augmentera votre vigilance et vous évitera de vous assoupir après le repas.

sucre et gras

Sucre et gras

Limitez de préférence l'offre en sucres et graisses, surtout les snacks habituels qui accompagnent le café. Même s'ils sont savoureux et offrent un regain d'énergie de courte durée, l'assoupissement suivra rapidement. Tout le monde sera de mauvaise humeur, lent et sans entrain. Tout ce que vous voulez éviter, n'est-ce pas ?

Catering Kinepolis

 
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Chapitre 7 : Marketing

Faire connaître son évènement

Tout a été fixé. Il ne reste plus qu’à faire le nécessaire pour que tout le monde le sache. Et surtout... ait envie de venir.

marketing évènement

Si vous avez un budget illimité, vous pouvez vous lâcher. Faites ce que vous voulez : télévision, radio, imprimés, bannières, etc. Il est cependant très probable que les budgets soient limités, et les grosses dépenses interdites. Comment vous y prendre pour la promotion d'un tel évènement ?

Conseils inestimables pour que le marketing de votre évènement reste abordable.

Un site web consacré à l'évènement

Voici le point de départ. Il peut s'agir d'une page sur le site web de votre entreprise ou d'un site web complet dédié à votre évènement. Quoi qu’il en soit, toutes les informations y sont rassemblées et les participants peuvent s'y inscrire ou acheter des tickets. Si vous n'avez pas d'espace web, créez alors un évènement sur Facebook.

  • Rendez votre site attrayant et mentionnez clairement le lieu, la date et le sujet. Mais aussi le public attendu et l'éventuel code vestimentaire. Mettez votre évènement en avant de manière captivante grâce à du contenu simple à identifier. Évitez les gros blocs de texte.
  • Si des orateurs sont présents à votre évènement, accordez-leur une place de premier choix sur votre site, avec photo, texte et explications. Vous disposez d'interviews vidéo avec le ou les orateur(s) ou avez l'occasion d'en réaliser ? Faites-le ! Ils ont un grand pouvoir d'attraction.
  • Le principal élément à ajouter sur la page de votre évènement est le bouton « S’INSCRIRE MAINTENANT ». Veillez à ce qu'il saute immédiatement aux yeux et à ne pas le noyer dans des futilités.

Invitations par e-mail ou courrier ?

Allez-vous opter pour une version papier de l’invitation ou pour une version numérique ? Une invitation papier a plus de cachet et apportera plus de corps à votre évènement, au propre comme au figuré. Mais si votre budget est serré, le choix pour l'e-mail sera vite posé. Tirez-en alors le meilleur.

  • Votre principale préoccupation est d'être vu, ouvert et lu. Veillez dès lors à choisir une ligne d'objet captivante. Vous n'attirerez pas les lecteurs avec une douzaine de phrases loufoques. L'objet de votre mail peut faire froncer quelques sourcils.
  • Envoyez votre invitation le week-end. La plupart des personnes lisent également leurs e-mails à ce moment. Pour commencer, vous n'aurez pratiquement aucune concurrence dans la messagerie. Et votre invité sera peut-être plus réceptif à votre message dans un contexte détendu.
  • Apportez de la crédibilité à votre e-mail grâce à un lien vers une vidéo ou des témoignages.
  • Ne pas se limiter à un. Envoyez donc votre e-mail une nouvelle fois, sans pour autant spammer. Envoyez d'abord, longtemps avant l'évènement, un e-mail d'annonce, éventuellement accompagné d'une ristourne pour réservation rapide. Renvoyez un e-mail juste avant la fin de la date d'inscription officielle, et quelques jours plus tard un e-mail « dernière chance pour encore vous inscrire ». Juste avant l'évènement, envoyez un nouveau rappel comportant toutes les données pertinentes (et éventuellement une toute dernière chance pour s'inscrire). Veillez de toute manière à ce que votre e-mail soit à chaque fois intéressant et pertinent.

Les réseaux sociaux sont vos amis

Les évènements sont des évènements sociaux lors desquels vous rassemblez des personnes partageant un intérêt commun. Et quel est-il ? Ha oui, c'est vrai. Le travail. Le contrôle des réseaux sociaux portera ses fruits, sans aucun doute.

  • Inventez d'abord un hashtag court, simple et amusant pour votre évènement et utilisez-le ensuite dès que vous le pouvez, dans CHAQUE communication.
  • En règle générale, vos comptes Facebook, Twitter et LinkedIn font référence à votre site web. Une intervention mineure permettra d'orienter directement vos visiteurs vers la page de votre évènement.
  • Envoyez autant de tweets que vous le pouvez. Grâce au caractère volatile d'un mur Twitter, ils ne s'afficheront jamais tous en même temps et ne gêneront personne. Utiliser un canon pour tuer une mouche n'est généralement pas judicieux, sauf sur Twitter. Veillez cependant à fournir à chaque fois des informations pertinentes et intéressantes.
  • Postez votre évènement sur Facebook et LinkedIn (ça, vous le saviez !). Réfléchissez à un logo ou à une image pour votre évènement et à votre hashtag. Et n'oubliez pas le lien vers la page de votre évènement. Et peut-être qu'une publicité sur Facebook sera également intéressante pour votre évènement.
  • Proposez également, après l'inscription, de partager la participation par le biais des différentes plates-formes de réseaux sociaux. Prévoyez donc des boutons de partage sur le formulaire d'enregistrement.
  • Utilisez votre e-mail de confirmation pour inciter les personnes qui s'inscrivent à suivre votre page Facebook ou compte Twitter, afin de pouvoir les tenir informées de votre actualité.
  • En marge des trois principaux réseaux sociaux, citons également d'autres plates-formes pertinentes comme Snapchat, Pinterest ou Instagram. Tenez compte de la spécificité de chaque plate-forme et vous ne passerez pas inaperçu.

Chaque raison est donc bonne pour vous faire entendre par le biais des différents réseaux sociaux. Mais gardez également cette phrase à l’esprit : qui bouge se fait voir !

Presse et médias

La presse et les médias sont là pour vous, même si votre budget est serré. Ils attendent en effet avec impatience les nouvelles intéressantes. Et peut-être votre évènement en fait-il partie.

  • Prenez le temps d’établir un communiqué de presse (voire une farde de presse complète) intéressant et il sera alors fort probable que les journaux (locaux), revues spécialisées et magazines souhaiteront en parler. Une attention gratuite des médias à saisir.
  • Il en va de même pour les stations de radio locales. Elles adorent généralement l'actualité locale. Si l’envergure de votre évènement est très large (ou que celui-ci est très particulier), il se peut même que les stations de radio nationales souhaitent en parler.

À la recherche de partenaires adéquats

Qui a dit que vous deviez tout faire seul ? C'est ça, personne.

  • Vous verriez ce que vous pouvez obtenir en échange de quelques tickets gratuits. Essayez de conclure des accords d'échange avec des fournisseurs pouvant vous apporter quelque chose. Soit en faisant la promotion de votre évènement par le biais de leurs canaux, soit en fournissant des services ou produits pour votre évènement.
  • Recherchez également des bloggers, vloggers, stars de YouTube, icônes d'Instagram aux nombreux followers sur les médias sociaux. On les appelle des « influencers ». S'ils sont prêts à associer leur nom à votre évènement, votre visibilité s'en trouvera optimisée.

Pendant votre évènement

Ce n'est pas parce que votre évènement est en cours que vous et votre équipe pourrez vous reposer sur vos lauriers.

  • C'est le moment de faire des photos et vidéos, de rassembler des réactions et citations des participants et de les publier sur les réseaux sociaux, avec ou sans commentaires. Publiez çà et là une interview enthousiaste et des reportages en streaming font toujours leur petit effet.
  • Taggez. Encore et encore. Plus vous taguerez de personnes, plus vous aurez de réactions et de « j'aime » et plus vous ferez du bruit. Et plus vous ferez du bruit, plus il y aura de publications et tweets à propos de votre évènement. Et cela vous garantira un démarrage sur les chapeaux de roues pour votre prochain évènement.
  • Envisagez d'ajouter une tombola ou loterie gratuite, en mettant également des prix de sponsors en jeu. Les participants devront alors vous laisser leur adresse e-mail, ce qui vous permettra de constituer un solide fichier d'adresses.

Après votre évènement

L'heure est venue d'évaluer, d'envoyer des remerciements et de rassembler des réactions. Et de les partager. Vous vous construirez ainsi une certaine crédibilité pour votre prochain évènement.

  • Ne faites pas de silence radio soudain sur Twitter. Faites-vous entendre et tweetez d’élogieux remerciements à l'adresse de toutes les personnes présentes, des orateurs et de tous les collaborateurs. Et n'oubliez pas les sponsors !
  • Publiez des photos et vidéos parlantes de l'évènement, des interviews, fragments de présentations et de l'ambiance à l'afterparty. Mais ici aussi : taguez autant de personnes que possible.
  • Restez attentif et partagez tout ce qui est publié à propos de l'évènement. Ici également, le hashtag s'avèrera utile.

La tâche peut vous paraître insurmontable, mais elle ne l'est pas du tout. Vous le verrez très vite quand vous serez plongé dedans. Et aussi que l'event marketing porte ses fruits.

 
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Chapitre 8 : L'évènement

Le jour J ! Qu'est-ce qui peut encore déraper ? Presque tout.

Voici 5 règles d'or pour mener votre évènement à bien.

pendant l'évènement

Vous avez tout suivi à la lettre et tout est prêt pour le grand jour. Les inscriptions vous sont parvenues, la restauration est prête, les sponsors sont là, tout le monde trépigne d'impatience. Le plus dur est-il passé ? Malheureusement non. Car, le jour J, vous devrez veiller à ce que tout se déroule comme prévu. C’est pour cette raison qu’une check-list peut s'avérer utile.

1. Établissez un canevas pour votre évènement

Dans un canevas, décrivez de manière aussi minutieuse que possible tout ce qui doit être effectué à chaque instant, et par qui. Comparez-le au script d'un film. Le programme officiel de votre évènement constitue déjà un bon point de départ.

Basez-vous sur celui-ci pour rédiger minute par minute le déroulement de la journée. Quand tout le monde devra-t-il être prêt ? À quelle heure a lieu le briefing ? À partir de quel moment les personnes en charge de la restauration seront-elles prêtes ? Qui va aller chercher l'orateur (les orateurs) et où ? Dans votre canevas, tout s'accompagne d'un moment et d'un lieu précis, pour ne laisser aucune chance au hasard. Ou du moins aussi peu que possible. Même si vous n'êtes jamais à l'abri d'une tuile...

Canevas pour votre évènement à kinepolis

2. Constituez votre équipe

Heureusement, vous n'êtes pas seul. Déterminez clairement avec vos collègues les responsabilités de chacun. Une personne qui se charge de l'accueil, une personne de la restauration et une autre des hôtesses, du matériel AV, de l'infrastructure informatique, etc. Si chacun veille à assurer le bon déroulement de sa partie et que chacun fait ce qu'on attend de lui, alors tout marchera comme sur des roulettes.

N'oubliez pas d'impliquer vos partenaires, sponsors, exposants et fournisseurs. Chaque partie impliquée doit savoir de A à Z quand et où intervenir précisément dans le scénario, et les parties avec lesquelles elle collaborera. Communiquez clairement ces responsabilités, afin que toutes les personnes impliquées sachent à qui s'adresser à tout moment.

3. Un briefing clair, c’est déjà la moitié du travail

Si vous souhaitez assurer un déroulement fluide de votre évènement, veillez à ce que chacun sache dès le départ ce qu'on attend précisément de lui. Organisez à cette fin un briefing, dans lequel tout est indiqué de manière claire et précise.

Faites ce briefing de manière aussi synthétique et structurée que possible, afin que personne ne s'y perde. Mentionnez-y également clairement les coordonnées de toutes les personnes concernées, afin que chacun soit toujours accessible. Donnez également une copie de votre canevas à chacun (ou une version résumée de celui-ci), afin que chacun sache ce qu'il en est.

4. Faites un dry-run

La veille du grand jour, parcourez étape par étape l'évènement dans son ensemble et comparez la réalité à ce qui figure sur papier. Vérifiez si l'accueil est bien huilé, testez le matériel AV avec l’ingénieur du son, parcourez même le trajet du service sur assiette ou des snacks, etc. Si certains timings doivent être adaptés, c'est le moment.

Essayez surtout de voir ce qui pourrait encore mal se passer et veillez à ne laisser aucune chance au hasard. À chaque étape, demandez-vous : « Et si... ? » Vous n'imaginez pas tout ce qui pourrait encore se passer. Un exercice de ce type permet de mettre au jour une foule d'éléments que vous n'auriez jamais pu anticiper autour d'une table de réunion.

5. Installez la signalisation adéquate

Finalement : installez une signalisation claire afin que chaque personne soit facilement en mesure de trouver son chemin (il s'agit également de la meilleure manière, bon marché qui plus est, de promouvoir vos partenaires et sponsors). La signalisation doit de préférence être identifiable dès les voies d'accès et dans les environs immédiats du site. Ainsi, tout le monde arrivera facilement, et à l'heure, à votre évènement. Demandez à la police locale comment l'organiser au mieux. Certains sites d'évènement professionnels offrent par ailleurs ce service. Vous n'aurez donc pas à vous en inquiéter.

Installez également une signalisation sur le site de votre évènement, surtout si vous l'organisez dans un grand complexe composé de différentes salles. Affichez les informations sur l'horaire de présentation des orateurs dans la salle ; vous ferez grandement diminuer le niveau de stress et d’attitude irascible. Veillez également à ce que le chemin à suivre pour atteindre les sanitaires, les vestiaires et le parking soit clairement indiqué, et ce, pour différentes raisons.

 
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Chapitre 9 : Évaluation

Tirer des enseignements de votre évènement

C'est fini, vous pouvez à présent mesurer le succès de votre évènement.

évaluation évènement

L'heure de l'évaluation a sonné. Quelle était la qualité véritable de votre évènement, si vous vous penchez sur les objectifs fixés au début ? En effet, ce n'est pas parce que tout le monde s'est amusé que l'évènement est une réussite. Et l'inverse est vrai également.

Faites le calcul

Toutes les personnes inscrites étaient-elles présentes ? Votre budget était-il plus ou moins bon ou pas du tout ? Identifiez les postes pour lesquels vous avez dépensé de trop, et surtout déterminez-en la raison. Comptez le nombre de leads créés et vérifiez si cela correspond à l'objectif que vous vouliez atteindre. Parcourez ainsi tous vos objectifs et comparez vos prévisions aux résultats obtenus.

Partagez votre évaluation avec toutes les personnes concernées

Intégrez les chiffres et résultats dans un rapport clair et partagez-le avec toutes les personnes impliquées dans l'organisation de votre évènement. Discutez également de tous les avantages et inconvénients liés au site, de la restauration et de tous les autres services fournis et prenez note de vos conclusions. Il s'agit d'indications précieuses pour un prochain évènement, mais aussi pour les fournisseurs et partenaires.

L'avis de votre visiteur

Pour l'instant, seul votre avis a été pris en compte. Mais il est tout aussi important de savoir ce que vos invités en ont pensé. Et il n'y a qu'une façon de le savoir : en leur posant la question.

Vous pouvez par exemple les soumettre à une évaluation lors de l'évènement, en faisant notamment appel à des hôtesses, aux réseaux sociaux ou à des sondages en direct. Après l'évènement, vous pouvez utiliser un formulaire d’évaluation disponible sur votre site web ou envoyé par e-mail. Cette dernière option est simple, directe et efficace.

Une enquête : une tâche simple, mais importante

Le lendemain, lorsque tout est encore frais dans leur esprit, envoyez à tous les participants un e-mail de remerciement incluant un court questionnaire. Les enthousiastes vous féliciteront volontiers, mais ceux qui ont quelque chose sur l'estomac vous le diront certainement. Qu'il soit positif ou négatif, tout feed-back est le bienvenu.

Boostez le taux de participation

Un petit incentive permet de booster le taux de participation. Et il ne doit pas nécessairement vous coûter cher (voire peut être gratuit). Songez par exemple au téléchargement gratuit d'enregistrements de votre (vos) orateur(s) ou d'une réduction lors d'une prochaine inscription.

Ne pas être trop zélé

Demandez ce que vous voulez savoir. Pas plus. Nom, adresse e-mail, et tout le reste, vous le connaissez déjà. Évitez donc de le demander une nouvelle fois. Vous risquez de perdre votre répondant. Demandez ce que vous voulez savoir. De manière amicale, courte et succincte.

Mais que demander alors ?

Vous ne savez pas encore quelles questions poser concernant votre évènement ? Voici quelques exemples de choses que vous pouvez demander, et qui vous donneront un véritable coup de pouce lors de l'organisation de votre prochain évènement.

Astuce!

10 exemples de questions d’évaluation

  • Donnez une appréciation générale de l'organisation de l'évènement
  • Qu'avez-vous pensé du programme ?
  • Avez-vous apprécié le site ?
  • Les orateurs ont-ils répondu à vos attentes ?
  • Les stands étaient-ils de qualité ?
  • L'offre était-elle satisfaisante ?
  • Le temps consacré au networking était-il suffisant ?
  • Comment évaluez-vous la qualité de la restauration ?
  • L'acoustique de la salle était-elle suffisamment bonne ?
  • Recommanderiez-vous l'évènement à des collègues ?
  • Allez-vous également vous réinscrire lors d'un prochain évènement ?
  • Donnez une appréciation générale de notre évènement

Vous pourriez probablement encore imaginer d'autres questions pertinentes pour votre évènement, et qui pourraient porter votre prochaine édition à un niveau supérieur.

Terminez par une question ouverte sans engagement. Demandez également si vos invités ont d'autres remarques, qu'elles soient positives ou négatives. Les deux sont importants.

astuce

Ça y est: vous avez lu 9 chapitres et près de 9.000 mots, 8.908 pour être précis. Nous espérons que nous vous avons inspiré d’organiser un événement inoubliable. Avez-vous encore des questions? N’hésitez pas à contacter un de nos B2B account managers qui pourront vous aider à faire un grand succès de votre prochain événement. Bonne chance!

Stéphanie Verhelst
Stéphanie Verhelst leerde Kinepolis kennen als jobstudent in 2008. Vanaf 2013 ging zij er vast aan de slag als B2B Account Manager Kinepolis Antwerpen. Sinds mei 2017 is zij National B2B Account Manager. Wat haar boeit in deze nieuwe uitdaging? “Ik werk nog steeds voor een heel fijn product met meerwaarde - events, advertising en gifts - maar nu voor klanten uit het hele land!” Haar favoriete film is Tarantino’s ‘The Hateful Eight’, “unieke sfeer!”
Stéphanie Verhelst a débuté sa carrière à Kinepolis en tant qu’étudiante jobiste, en 2008. À partir de 2013, elle a occupé le poste de B2B Account Manager à Courtrai, puis à Anvers. Depuis mai 2017, elle est National B2B Account Manager. « Mon but reste de proposer un produit de très bonne qualité avec une valeur ajoutée mais désormais, je le fais pour des clients de tout le pays ! » Son film préféré ? « Les Huit Salopards » de Quentin Tarantino.
 

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