Le lieu, le décor, les équipements audiovisuels, etc. sont autant d'éléments d'un évènement qui contribuent au cachet et à l'image de l'entreprise qui l'organise. Mais ce que les participants se remémoreront sans doute le plus, c’est un conférencier capable de captiver son public jusqu'à la dernière seconde. Dans ce blog, nous vous aidons à trouver cette perle rare pour votre prochain évènement.
Recherchez une expertise avérée
Dans le plan par étapes pour l'organisation de votre évènement, une grande importance est accordée à la recherche des bons conférenciers. Il est préférable de s'atteler à la tâche plusieurs mois à l'avance, les bons conférenciers étant très prisés et leur agenda dès lors très chargé. Une fois les thèmes de votre évènement fixés, vous pourrez commencer votre recherche. Et à cet égard, rien ne vaut la pratique. Inscrivez-vous donc à des évènements similaires et assistez personnellement à autant de conférences et présentations que possible. Analysez le sentiment que vous en retirez mais demandez également l'avis des personnes présentes. Ont-elles trouvé le contenu pertinent ? La manière de présenter était-elle captivante ? En ont-elles vraiment tiré quelque chose ?
Une chose est certaine : il vous sera impossible de passer toutes vos journées à assister à des évènements. C’est donc le moment idéal pour faire appel à votre réseau. Appelez plusieurs personnes et demandez à vos contacts sur LinkedIn s'ils ont récemment rencontré des conférenciers de qualité, s'ils connaissent un conférencier qui pourrait correspondre à ce que vous recherchez, celui qui pourra apporter ce petit plus à votre évènement, ceux qui à l'heure actuelle attirent le plus de monde, etc.
Plateformes en ligne
On trouve sur Internet quelques plateformes sur lesquelles vous pouvez louer les services de conférenciers inspirants. Ainsi, Unizo a lancé le site De Sprekers, qui propose déjà plus de 120 conférenciers, classés par thème. Vous y trouverez une brève présentation de chaque conférencier et pourrez consulter les sujets de leurs présentations d’un simple clic. Les explications y sont souvent détaillées.
Surfez également sur Read my lips. Cette plateforme propose 150 conférenciers et modérateurs. Les informations y sont également légion : présentation détaillée, biographie, thèmes et matériel photo et vidéo. Vous pourrez ainsi vous faire une idée de ce que le conférencier pourra vous apporter à vous et à votre évènement.
Faites plus ample connaissance
Ensuite, dressez une liste restreinte de conférenciers potentiels. Il vous reste quelques points à clarifier avant de procéder à la sélection définitive. Comme souvent, les médias sociaux peuvent s'avérer une riche source d'informations. Recherchez-y des réactions, les évènements lors desquels le conférencier a déjà pris la parole et l'impact qu'il a eu. Vous pourrez ainsi vous faire une première idée de son image. Il se peut que ce processus vous permette de déjà écarter quelques noms. Veillez cependant à prendre les réactions, positives ou négatives, avec beaucoup de précautions. En ligne, n'importe qui peut cracher son venin, et parfois, des fans peuvent se montrer un peu trop enthousiastes.
Étape suivante : contactez personnellement les conférenciers de votre liste (par téléphone ou e-mail). Présentez brièvement votre évènement et ses objectifs et expliquez que vous êtes intéressé par une collaboration. Abordez directement la question de la rémunération demandée par le conférencier. Elle est généralement proportionnelle à l’ampleur et au rayonnement de l'évènement. Tenez également compte des éventuels frais de déplacement et de séjour. Si le conférencier préfère donner sa présentation en néerlandais ou en anglais, comptez alors des coûts supplémentaires pour la traduction (simultanée).
Si un conférencier s'avère bien trop coûteux pour votre budget, ne vous laissez pas tenter. Continuez vos recherches, et peut-être trouverez-vous un conférencier ayant peut-être moins d'influence mais qui sera tout autant capable de captiver son public. N'oubliez pas que même les plus grands conférenciers ont eu des débuts modestes.
Derniers accords
Vous avez trouvé le(s) conférencier(s) idéal(idéaux) ? Passez alors vos derniers accords. Intégrez le conférencier à votre feuille de route et partagez-la désormais avec lui. Discutez ensemble du contenu de la présentation, adaptez-le si nécessaire et fixez une date à laquelle vous souhaitez recevoir la présentation définitive et les grandes lignes de son contenu. Prévoyez suffisamment de temps pour tout traiter (chargement, traduction, impression, abstracts, etc.).
Votre conférencier a récemment publié un ouvrage ? Vous pouvez l'offrir aux participants en le glissant dans le goodie bag. Tâchez d'impliquer les conférenciers dans votre évènement, réfléchissez ensemble à de possibles incentives ou à des angles d’approche originaux pour apporter une dimension supplémentaire à votre évènement. Votre organisation et la motivation des conférenciers ne pourront qu'en tirer profit.
