L'organisation d'un évènement est une chose très complexe. Heureusement, vous n’êtes pas seul. En général, vous collaborez avec diverses parties. Pensez au catering, à la location de matériel, à la localisation de l’évènement, à l’infrastructure IT, etc. Bien entendu, toutes ces parties auront été dûment briefées afin que votre évènement se déroule sans accroc. Un bon briefing est la clé du succès. Mais en quoi cela consiste-t-il ?
Beach party pour 200
En 2016, coordinateur d’évènements figurait en cinquième position des métiers les plus stressants, selon le magazine Forbes. Ce qui n’est pas étonnant si vous considérez tout ce que cela implique. Un bon briefing doit cependant vous permettre de bien amorcer les choses. Les deux mots-clés seront : l’ordre et la structure. Vous savez exactement ce que vous voulez et à quoi devra ressembler le résultat final. Hélas, il n’existe pas encore d’accessoire à brancher à votre cerveau pour partager clairement votre vision ! Tout l’art consistera donc à schématiser de manière structurelle votre évènement, grâce à un briefing détaillé. Cela semble compliqué ? Laissez-vous guider !
Premier point : les informations de contexte : Qui êtes-vous ? Comme se définit votre entreprise ? Que voulez-vous atteindre ? Qui ? Qu’attendez-vous de cet évènement ? Répondez à ces questions en quelques phrases concises. Il sera également essentiel de savoir de quel type d'évènement il s’agit. Vous organisez un walking dinner raffiné ? Ou plutôt une beach party extravagante ? Pensez à indiquer le nombre de participants. En effet, s’il est possible de faire tenir une vingtaine de chaises pliantes dans une voiture particulière, en transporter 200 relèvera d’une tout autre organisation.
Le nombre d’invités est également important pour la localisation de l’évènement et le briefing. N’essayez pas d’organiser un évènement pour 50 personnes dans une salle prévue pour en accueillir 45. Cinq personnes, ce n’est pas la fin du monde, me direz-vous. Rien n’est moins vrai, vous ne savez pas combien de personnes se rajouteront en dernière minute. Vous risquez alors de vous retrouver à 65, coincés comme des sardines dans une boîte.
Finger food ou 25 services
Que manger ? Que boire ? Un autre aspect essentiel de l’organisation de votre évènement ! Vous prévoyez l’option « finger food » ? Des sandwiches, un walking dinner ou un menu 25 services ? La différence est de taille ! Gardez également à l’esprit que si vous servez des bouchées chaudes ou des plats, il vous faudra disposer d’une infrastructure de cuisine. Et rien de plus pénible que des clients insatisfaits qui se plaignent que leur soupe au brocoli est glacée. Pas seulement froide : GLACÉE. Intégrez dans votre briefing le menu prévu avec le plus de détails possible.
Comme pour tous les aspects d’un event, prévoyez pour la partie repas des solutions de secours. Régimes végétarien, vegan, halal, allergies... Vous ne savez pas à quoi vous risquez d’être confronté. En revanche, si vous êtes paré à toutes les éventualités, rien ne peut échouer. Et à propos des « solutions de secours », cela vaut aussi pour les infrastructures de cuisine. Spécifiez clairement ce qui est sur place et ce qui ne l’est pas, de sorte que votre éventuel service de catering puisse se préparer comme il faut.
Canevas
Inutile de faire part de la totalité de votre canevas dans votre briefing : une version abrégée suffira. Mais précisez clairement qui vous attendez, quand, et pour combien de temps. Si vous voulez voir arriver vos convives à 14 heures précises sur le lieu de l’évènement, prévoyez une marge de manœuvre, et indiquez 13 h 30 précises. En Belgique, les embouteillages sont la règle...
Grâce au canevas prévu dans votre briefing, les employés du catering comprendront également qu'ils devront éviter les bruits de casseroles pendant le discours de l’orateur. Par ailleurs, le canevas crée une sorte de transparence entre toutes les parties. Chacun est parfaitement informé de ce qui est attendu de lui, et quand.
Souhaitez-vous un exemple de canevas ? Un modèle est à votre disposition ici.
Enfin...
Outre le canevas, votre document de briefing devra également comporter les coordonnées de toutes les parties. Il peut également s'avérer judicieux de joindre un petit organigramme de votre département. Ainsi, vos partenaires cernent mieux qui vous êtes et qui ils peuvent contacter si vous-même n’êtes pas joignable. Mieux vaut prévenir que guérir, n'est-ce pas ?
En résumé, il est important de reprendre les choses de la manière la plus détaillée possible. Efforcez-vous d’anticiper tout ce qui pourrait mal se passer. La structure est l’autre pilier essentiel sur lequel repose votre briefing. Veillez à présenter une vue d’ensemble claire, tant pour les personnes qui vont recevoir votre briefing, que pour vous-même. Envie de découvrir d’autres conseils pour réussir l’organisation d’un évènement ? Consultez notre plan par étapes pour un évènement réussi.
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