Olivier Wauters, Directeur Général de Eventonline, Venues Online et Mice Magazine se tient en face de nous. Un homme fort occupé si vous voulez notre avis, mais également une mine d’informations en ce qui concerne les changements au sein du secteur de l’évènementiel. Nous l’avons cuisiné et découvert quelques conseils utiles pour l’organisation d'un évènement.
Eventonline et Venues Online sont deux sites Internet dont les visiteurs sont uniquement corporate. En d'autres termes, ils sont utilisés comme base de données d'idées. Ce ne sont pas des sites de réservation. Les visiteurs viennent y puiser de l’inspiration lorsqu’ils recherchent un lieu d'évènement ou un certain fournisseur pour leur prochain évènement, lancement ou journée en famille. Si un annonceur en particulier les intéresse, les visiteurs doivent toujours le contacter directement.
Mice Magazine est un magazine numérique qui propose chaque jour un contenu intéressant sur le secteur de l’évènementiel. Il peut s'agir de cas, de conseils utiles, d'articles rédactionnels ou des dernières nouvelles.
Les gens ont-ils moins le temps de se rendre à un évènement ?
De nos jours, tout le monde a de plus en plus à faire. Nous avons un travail à temps plein, nos loisirs après les heures de travail et de préférence encore un peu de temps libre pour entretenir une vie sociale. De temps en temps, vous avez aussi la chance de vous affaler dans votre fauteuil en rentrant chez vous. Quand c’est le cas, vous avez moins envie de vous préparer pour partir à l’un ou l’autre évènement.
Les gens se rendent-ils réellement de moins en moins à des évènements ou est-ce seulement une impression ?
Olivier Wauters : « C’est bel et bien un défi pour le secteur de l’évènementiel de rassembler des visiteurs. Le temps joue certainement un rôle important, mais ce n’est pas tout. Un autre facteur important est la numérisation. Il n’est plus nécessaire de découvrir de nouvelles choses. Vous pouvez très bien suivre la plupart des sujets depuis votre fauteuil et être toujours au courant de tout. Selon moi, la circulation est également un facteur important. Pour certains évènements, vous devez traverser la moitié de la Belgique et vous perdez facilement quelques heures. C’est très démotivant d’entendre chaque matin à la radio qu'il y a de nouveau des centaines de kilomètres d’embouteillage. »
Le mardi et le jeudi sont très prisés pour aller à un évènement
« De la nourriture et des boissons gratuites à un évènement ne suffisent plus. Vous devez offrir un petit plus pour attirer vos invités. Le moment de votre évènement joue également un rôle très important. Si vous organisez une conférence de 9 h à 12 h, la plupart des invités viendront. Si vous organisez un évènement jusqu’à 17/18 h, vous pouvez déjà faire une croix dessus ou vous attendre à de nombreux départs dès 15 h.
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Selon nos chiffres, un planning hebdomadaire moyen se présente comme suit : le lundi, les gens se remettent dans le bain et vérifient qu'ils n’ont rien manqué durant le week-end. Le mardi est un bon jour pour organiser un évènement, tout comme le jeudi. Le mercredi est un jour plus calme ou un jour de congé pour beaucoup de personnes. Le vendredi, personne n’est vraiment motivé et tout le monde pense déjà au week-end. Lorsqu’il fait beau, le week-end commence même déjà à 15 h pour beaucoup. »
La menace terroriste a-t-elle beaucoup d'impact sur la présence à vos évènements ?
« Les attentats de Bruxelles en 2016 ont très certainement eu un impact. Il a été perçu dans toute la Belgique et même dans les pays voisins. Il n’a heureusement été que de courte durée. En septembre 2016, le secteur de l’évènementiel s’était en grande partie redressé. Excepté à Bruxelles. L'impact s’est révélé énorme, et 2016 a été une très mauvaise année pour la capitale européenne. Heureusement, 2017 semble mieux se dérouler. Quant à savoir si des attentats comme ceux de Manchester et Londres ont un gros impact, je ne pense pas.
Nous constatons toutefois que les organisateurs tiennent mieux compte des situations possibles. L'aspect de la sécurité est plus important que jamais dans le secteur de l’évènementiel. Fort heureusement, vous pouvez garantir à 99,9 % que votre évènement est sans danger pour le public. Le gros problème, c’est tout ce qui peut se passer autour du lieu de votre évènement. Pensez par exemple à l’important groupe de personnes qui attend souvent à l’extérieur pour entrer, comme au Sportpaleis. C’est ce groupe-là qui est vulnérable. Vous pouvez minimiser les risques, mais hélas, vous ne pouvez jamais garantir le risque zéro.
Par ailleurs, nous constatons que certaines choses ne se font plus depuis les attentats terroristes. Pensez par exemple aux faux feux d’artifice. J'ai déjà remarqué à d’autres évènements qu'ils entraînent un léger sentiment de panique auprès du public. Mieux vaut donc les éviter lors de votre évènement. Ce sont des aspects auxquels vous devez de plus en plus faire attention en tant qu'organisateur. »
Quels changements au sein du secteur de l’évènementiel vous ont-ils frappé ?
« Ces deux à trois dernières années, j'ai remarqué qu’un événement était de plus en plus axé sur l’expérience. Pourquoi un client se rendrait-il d’un point A à un point B (votre évènement) ? C’est une question que de nombreux organisateurs doivent se poser. De nos jours, l'événement doit offrir un petit plus pour que les invités consentent à faire le déplacement ou libèrent un moment précieux dans leur agenda.
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Pensez par exemple à un orateur intéressant pour un certain évènement. Un PDG qui donne de l’inspiration ou un célèbre trendwatcher permettent d’attirer du monde à votre évènement. Une présentation avec des viennoiseries et une tasse de café, suivie d’un moment de networking, ça ne suffit plus. Vous devez jouer sur les sens de vos invités. Servez un repas très spécial ou un encas en parfaite adéquation avec le thème de votre présentation. Le classique cocktail de crabe et du cava bon marché ne font plus sensation de nos jours. »
Prologue - moment suprême - suivi
« Tout consiste à organiser votre évènement sur un certain thème. Tout en dépend : la décoration, le lieu, les encas, les petits plus, le goodie bag, etc. Même l'invitation peut s’inscrire dans un certain thème. Faites de la publicité pour votre évènement afin que les gens soient impatients d'y être et décomptent les jours, au lieu de décider en dernière minute s’ils vont aller jusque-là ou non.
Pour notre Mice Party annuelle, nous nous efforçons de jouer sur un lieu d’évènement unique. Nous essayons de toujours organiser l’évènement à un endroit où personne n’a jamais été. La précédente édition a ainsi eu lieu au siège de J&M Catering. La société venait tout juste de déménager et tout le monde brûlait d'impatience de découvrir l’endroit pour la première fois. Nous avons également fait beaucoup de publicité pour notre Mice Party.
Nous avons créé un site Internet et placé des publications intrigantes sur nos réseaux sociaux. Après l’évènement, nous avons également assuré tout un flux via des réseaux sociaux, des newsletters, des photos et des vidéos pour que les invités puissent continuer à profiter. Chaque évènement devrait se présenter comme ça. Vous créez le suspense, une sorte de prologue. Votre évènement en lui-même est évidemment le moment suprême. Les messages par après assurent le suivi. Ils permettent de déjà constituer les bases de la prochaine édition. »
La diffusion en direct d’un évènement offre-t-elle une plus-value ?
« Cela dépend du type d’évènement et du groupe cible. Si vous faites venir un célèbre orateur des États-Unis, je pense qu'il est sûrement intéressant de prévoir une diffusion en direct. Ou si votre orateur exotique n’arrive pas jusqu'à vous, vous pouvez vous connecter à lui via une diffusion en direct. Pour un festival de musique, je pense qu'une diffusion en direct permet de toucher un marché supplémentaire.
Je constate très certainement une évolution à ce niveau, mais je pense aussi que la technologie peut encore être améliorée. En fonction du type d'évènement et du type de personnes que vous voulez atteindre, je pense que la diffusion en direct peut d'ores et déjà représenter une plus-value. »
Quel est votre avis sur la « réalité virtuelle » lors des évènements ?
« Je suis tout à fait pour ! Pas seulement la « réalité virtuelle » lors des évènements, mais aussi en dehors. En tant qu’organisateur, pouvoir par exemple visualiser un lieu depuis votre bureau est très efficace. Vous économisez du temps, mais vous montrez également que votre lieu évolue avec son temps et les nouvelles trouvailles technologiques.
J’irais même plus loin. Je pense qu’à court terme, une visite en réalité virtuelle va considérablement gagner en importance. Les lunettes de réalité virtuelle sont encore très onéreuses pour l’instant et les modèles bon marché ne sont pas du tout de bonne qualité. Mais n'était-ce pas également le cas des clés USB il y a quelques années ? Aujourd’hui, on les distribue à la pelle à pratiquement tous les évènements. Les lunettes de réalité virtuelle seront bientôt aussi abordables pour tout un chacun. »
L’expérience de la réalité virtuelle
« Je pense que nous évoluons vers un avenir dans lequel la réalité virtuelle jouera un rôle important. Un organisateur ouvre le tiroir de son bureau et en sort des lunettes de réalité virtuelle. Ces lunettes sont munies d’une oreillette qui vous permet d’être en contact avec le propriétaire du lieu. Vous regardez autour de vous et il sait exactement ce que vous êtes en train de regarder. Il peut ainsi vous donner un feed-back en situation réelle. Une sorte de « téléconférence de réalité virtuelle ». Je vous prends virtuellement la main, vous fait visiter et vous montre pourquoi mon endroit pourrait être le lieu de votre prochain évènement.
La réalité virtuelle lors des évènements répond évidemment parfaitement à l’expérience dont j'ai parlé plus tôt. Les invités sont attirés par des éléments ludiques comme un coin de réalité virtuelle, un barbier, un photomaton, etc. Pour ça, ils veulent bien sortir de leur fauteuil. La réalité virtuelle me semble notamment idéale pour découvrir un nouveau produit. Je ne pense pas que nous nous promènerons tous avec des lunettes de réalité virtuelle d’ici peu, mais un coin de réalité virtuelle séparé a certainement sa place au sein du secteur de l’évènementiel. »
Vous devez retenir que l’organisation de votre futur évènement doit s'articuler autour d'un thème. Pensez à l’expérience, essayez de proposer quelque chose à vos invités qu’ils ne peuvent goûter/voir/trouver/tester nulle part ailleurs. Et vous ? Vous êtes prêt(e) à organiser votre prochain évènement ? N'oubliez plus aucune étape grâce à notre guide pratique qui est la clé d’un évènement sans fausse note.
