Un évènement ne s’organise pas du jour au lendemain. Les clés du succès résident dans une planification précoce et une bonne préparation. Que ce soit avant, pendant ou après votre évènement, certaines étapes ne doivent surtout pas être négligées. Par conséquent, une checklist bien pensée est un outil pour ainsi dire indispensable.
Bien anticiper, c’est déjà à moitié gagner !
L’organisation d’évènements ne fait sans doute pas partie de votre core business. Dans pareils cas, il est toujours intéressant de vous en remettre à un partenaire expérimenté. Comme les B2B Account Managers de Kinepolis Business, qui s’occupent jour après jour de conseiller et d’accompagner les clients qui souhaitent organiser un évènement original. Ils sont donc bien placés pour vous guider, étape par étape.
Leur premier conseil ? S’atteler à temps à son planning évite bien des insomnies, contribue à une organisation réussie et permet même de garder la facture finale sous contrôle. Tout aussi important : définir votre public et vos objectifs concrets. Ce que vous avez en tête ne se prête pas à n’importe quel évènement, sur n’importe quel site choisi au hasard. Pour remercier ou récompenser vos collaborateurs, vous ne vous y prendrez pas de la même manière que pour offrir une agréable soirée à vos clients. De même, une journée de team-building implique d’autres aspects logistiques qu’une présentation de produit.
La checklist, l’outil ultime
Il n’y a rien de plus contrariant que de constater, le jour de l’évènement, que vous avez oublié quelque chose. Impossible alors de rectifier le tir, il ne vous reste plus qu’à limiter les dégâts. C’est précisément pour cette raison qu’une checklist revêt une importance fondamentale. Elle vous assure de ne rien perdre de vue avant, pendant ou après votre évènement. Une bonne checklist n’oublie aucun détail et indique à quelle phase de la préparation vous devez y prêter attention.
En fonction de la taille de votre évènement, l’idéal est de s’atteler au planning de six mois à un an avant le début des festivités. Vous vous accordez ainsi largement le temps de trouver le cadre idéal, d’imaginer une approche originale et de tout mettre sur pied. L’élaboration d’un masterplan ou d’un canevas constitue d’ores et déjà un excellent point de départ. Il formera le fil rouge et vous fournira toutes les données nécessaires pour budgétiser votre évènement. C’est aussi lors de cette phase qu’un plan de communication peut prendre forme.
Sur la base de ce que vous projetez, vous pouvez déjà commencer à nouer des contacts avec d’éventuels présentateurs, orateurs et artistes. Pensez aussi au type de restauration que vous souhaitez proposer. Avec votre équipe, réfléchissez à la manière dont vous allez inviter les participants (par la poste ou en ligne), à la façon de suivre et de traiter les inscriptions, de gérer les relations avec la presse, etc.
Pendant et après l’évènement
Le jour de l’évènement, ce n’est pas encore le moment de relâcher la pression. Vous devrez avoir toutes les informations utiles à portée de main. Cela ne fait jamais de mal non plus de déambuler à gauche et à droite, de discuter avec les visiteurs et de sonder ce qu’ils pensent de l’évènement. Dans le même temps, tenez à l’œil les équipes sur place : demandez-leur si tout se déroule bien, si elles ont besoin de quelque chose ou si elles ont quelque chose à signaler…
Une fois l’évènement passé, attendez encore un peu pour souffler. Cet évènement ne sera peut-être pas le dernier. En réunissant autour de la table tous les intéressés afin de l’évaluer, vous pourrez engranger une mine d’informations pour une prochaine édition. Tout comme parcourir les aspects financiers. N’oubliez pas non plus d’adresser un mot de remerciement à vos collaborateurs, aux sponsors, aux bénévoles, aux orateurs, aux médias, etc. Ils seront ainsi tout aussi motivés si vous souhaitez refaire appel à leurs services plus tard.
