Que ce soit une journée de formation pour votre équipe, un événement d'entreprise de grande échelle ou un congrès de plusieurs jours... la clé du succès de tout événement réside dans la création d'une charte bien réfléchi. Mais par où commencer ? Parcourez nos conseils, utilisez notre checklist et téléchargez notre modèle qui vous servira d'exemple pour une bonne charte de votre
événement !
Élaborer une charte : crucial pour tout événement
Lorsque vous recherchez des conseils sur l'organisation d'un événement, il est probable que vous devriez passer par la création d’une charte. Concrètement, une charte est une vision d'ensemble, un scénario ou un manuel pour l'organisation de votre événement.
Vous partagez ce document avec toutes les personnes impliquées en coulisses dans l’organisation de votre événement d'entreprise. Ainsi, les employés et les fournisseurs savent exactement ce qui est attendu d'eux et à quel moment. La charte fournit également une checklist adaptée pour guider la gestion de l'événement.
Considérez la charte comme une feuille de route détaillée pour l'organisation de votre événement. Sans charte, vous et vos partenaires devez avancer à l'aveugle, ce qui n'est souvent pas sans difficultés. Tout comme un système de navigation, une charte vous indique la direction à suivre, des points de repère et vous procure une grande tranquillité d'esprit.
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Checklist pour votre charte : étape par étape
1. Définissez la vision et le concept de votre événement
2. Définissez les responsabilités
3. Établissez la liste des horaires importants
4. Dressez la liste de tous les partenaires et fournisseurs et leurs coordonnées
5. Partagez votre charte avec tous les intervenants de l'événement
1. Définissez la vision et le concept de votre événement
Bien que la charte se concentre principalement sur la planification pratique, il est recommandé de commencer par énumérer les caractéristiques essentielles de l'événement dans votre charte :
- Quel est le nom de votre événement ?
- Qui est l'organisateur ?
- Pourquoi est-il organisé ? Quels sont les objectifs et quel est le public cible ?
- De quel type d'événement s'agit-il ? Pensez à un événement de networking, à un congrès, à une présentation interne de l'entreprise ...
- Quand l'événement a-t-il lieu ?
- Dans quel(s) lieu(x) l'événement se déroulera-t-il ? Est-il organisé en un seul lieu et uniquement hors ligne, ou s'agit-il d'un événement hybride où se côtoient plusieurs lieux et fonctions numériques ?
- Par quels canaux l'événement sera-t-il rendu public ? Les personnes devront-elles acheter des billets ou faire des réservations ?
- Combien d'invités attendez-vous ?
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2. Définissez les responsabilités
Que vous organisiez un événement d'entreprise avec quelques membres de votre équipe ou que vous bénéficiez d'une aide extérieure, il est essentiel de définir clairement les tâches et les responsabilités de chaque personne impliquée dans votre plan d'action. Cela permet d'éviter les malentendus et assure que tout le monde sait ce qui est attendu de lui.
Commencez par identifier toutes les tâches liées à l'événement. Pensez à l'installation des chaises et des bannières, à l'assistance technique, à la collaboration avec le traiteur, à la gestion des intervenants, etc. Ensuite, dressez une liste de tous les membres du personnel et répartissez les tâches entre eux. Il est important d'assigner chaque responsabilité à une personne adéquate disposant du temps nécessaire dans son planning. Discutez-en ensemble pour que chacun se sente à l'aise avec les tâches qui lui sont attribuées.
Définissez également les lignes de communication internes. Qui rend compte à qui et à quel moment ? Prévoyez-vous des points de suivi à des moments précis ? Identifiez également le responsable et le point de contact principal en cas de questions ou de problèmes.
L’élaboration de ces informations dans une charte permet non seulement d'assurer une bonne exécution de chaque tâche, mais également de fournir à tous les employés une compréhension claire de leurs tâches et responsabilités. Cela simplifie l'organisation de votre événement, évite le double travail, les erreurs de communication et réduit le stress inutile.
3. Établissez la liste des timings importants
Prévoyez-vous d'organiser un congrès avec plusieurs orateurs où chacun arrive à des horaires différents ? Les visiteurs de votre événement d'entreprise suivent-ils un programme spécifique ? Le matériel du catering et les goodie bags seront-ils livrés à différents moments de la journée ? Y aura-t-il des services de taxi ou une navette après l'événement ? Notez tous ces éléments dans un timing adapté.
Il se peut que vous ayez déjà établi un programme ou un horaire approximatif de la journée (par exemple, une heure de début et de fin) sur les invitations de l'événement. Ce programme peut servir de base pour votre timing, que vous compléterez avec un planning adapté, indiquant par exemple l'heure d'arrivée de chaque personne et ce qu’il se passe en coulisses.
En établissant ce type de charte, vous pourrez respecter le timing prévu le jour de l'événement. Cependant, lors de la création de votre charte, vous pourriez également identifier des lacunes dans la planification, des activités se chevauchant ou constater que les pauses sont insuffisantes. Votre timing peut donc vous aider à affiner l'organisation de votre événement si nécessaire.
4. Dressez la liste de tous les partenaires, fournisseurs et leurs coordonnées
Intégrez dans votre charte une liste de tous les partenaires et fournisseurs impliqués dans l'événement, ainsi que leurs coordonnées. L'intégration de cette liste dans votre charte garantira une communication fluide.
La liste comprendra toutes les parties externes qui jouent un rôle dans l'événement : les conférenciers, les responsables des lieux, les traiteurs, les techniciens, les entreprises de transport, etc. Créez un tableau dans lequel vous indiquerez leurs noms, fonctions, numéros de téléphone et adresses e-mail. Assurez-vous que vous pouvez les contacter directement via les numéros de téléphone fournis, en cas de problème juste avant ou pendant l'événement. En plus des parties externes, incluez également les contacts internes dans la liste.
Pendant l'événement, ces coordonnées seront précieuses si vous devez agir rapidement ou en cas d’imprévus. Il est rassurant pour vous et toutes les personnes impliquées de savoir que vous pouvez joindre les bonnes personnes en cas de besoin.
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5. Partagez votre charte avec tous les intervenants de l'événement
Avant de finaliser votre charte, assurez-vous de la faire vérifier par vos collègues ou par une personne impliquée dans l'organisation de l'événement. Tout est en ordre ? Dans ce cas, vous pouvez passer à sa diffusion. Envoyez-la à toutes les parties concernées : collaborateurs internes, fournisseurs, partenaires, orateurs, etc. Il est important de ne pas la transmettre aux invités, car elle est exclusivement destinée à assurer une bonne organisation en coulisses de votre événement.
Il est recommandé de communiquer votre charte par e-mail, environ cinq à sept jours avant la date de l'événement. Mentionnez clairement dans l'objet du mail qu'il s'agit d'une charte et demandez un accusé de réception. De cette manière, vous vous assurez que tout le monde a pris connaissance de la charte et sait ce qui est attendu de sa part. Vous pourrez dormir sur vos deux oreilles jusqu'au jour J !
Organiser un événement est une tâche complexe. C'est pourquoi Kinepolis Business va au-delà de la simple mise à disposition de salles de cinéma pour vos présentations d'entreprise. Lorsque vous choisissez Kinepolis pour votre événement d'entreprise, nos B2B Account Managers sont là pour vous offrir une organisation impeccable. Depuis les premières idées créatives jusqu'à l'élaboration d'une charte pour votre événement, en passant par une exécution sans faille le jour J, nous sommes à vos côtés.
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