Zes gerichte vragen om de juiste doelgroep te kiezen
Weet je niet goed hoe hieraan te beginnen? Als je voor jezelf de 6 onderstaande vragen beantwoordt, dan kom je er beslist wel uit. Al kun je er zelf waarschijnlijk nog een pak meer bedenken, specifiek voor jouw soort evenement. Gewoon doén!
1. Welke doelgroep sluit aan bij mijn doelstellingen?
Als je je doelstellingen helder hebt geformuleerd, dan zal het antwoord op deze vraag nooit echt een slag in het water zijn. Al zal de uitkomst niet altijd even eenduidig blijken. Bij het bepalen van je doelstellingen had je misschien wel de meest voor de hand liggende doelgroep voor ogen, maar zelden is de zaak zo zwart-wit. Het wordt sowieso puzzelen.
2. Intern of extern?
Met de interne doelgroep kijk je aan tegen zowat iedereen die bij je bedrijf werkt of heeft gewerkt, inclusief partner en eventueel kinderen. Van jong tot oud, van arbeider over freelancer tot bestuurder. Niet echt een mooi homogeen publiek dus. Al kun je binnen deze groep uiteraard zelf nog segmenteren (bijvoorbeeld enkel het hoger kader) al naargelang het opzet van je evenement.
Bij de externe doelgroep reken je leveranciers, klanten, sponsors, pers, buurtbewoners, en zo verder. Iedereen die op de een of andere manier met je organisatie te maken heeft, zonder ertoe te behoren. Die link met je bedrijf kan bijvoorbeeld ook een mogelijke interesse in je product of organisatie zijn - prospects en potentiële klanten dus.
Meestal zal al snel duidelijk zijn of je interne (Sinterklaasfeest) of externe (productvoorstelling) doelgroepen wilt aanspreken. Of beide (inhuldiging nieuw bedrijfsgebouw). Ook hier ligt geen pasklaar zwart-wit antwoord voor je klaar, en zul je heel wat zaken tegen elkaar moeten afwegen.
Al hoeft een en ander niet strikt afgebakend te zijn, toch is het belangrijk dat je hierin duidelijke keuzes maakt.
3. Hoe bereik ik mijn gekozen doelgroep(en)?
Van je bestaande relaties - zowel interne als externe - beschik je meer dan waarschijnlijk over de contactgegevens. Een uitnodiging voor je personeelsfeest op haar bestemming krijgen kan hier geen probleem zijn. Wil je een ruimere doelgroep bereiken, neem bijvoorbeeld ‘IT-netwerkspecialisten’, dan kun je ervoor kiezen om contactgegevens te huren of te kopen bij een zogenaamde listbroker. Dan weet je heel precies hoeveel mensen je met je uitnodiging bereikt.
Maar je kunt er natuurlijk ook voor opteren om je evenement luidkeels kenbaar te maken via de sociale media. Mits een beetje research kom je er algauw achter of je hiervoor best Linkedin inschakelt, Facebook of Twitter. Of alles tegelijk natuurlijk. Al deze platformen beschikken over hun eigen specifieke tools om jou hierbij te helpen.
4. Kan ik mijn doelgroep(en) interesseren met mijn evenement?
“What’s in it for me?” Dat is onveranderlijk de eerste vraag die je genodigde zich stelt als jouw uitnodiging binnenrolt. Want hoe vreemd jij dat misschien ook vindt, niemand - behalve eventueel je vrienden en familieleden - offert zijn kostbare vrije tijd op voor jouw evenement, uitsluitend om jou een plezier te doen. Maar laten we eerlijk zijn, uiteindelijk stel jij jezelf die vraag ook als je bepaalt wie je uitnodigt. Onthoud dus dat in de regel iemand pas op je evenement verschijnt als hij of zij daar op de ene of andere manier ook effectief baat bij heeft. Aan jou om er dus voor te zorgen dat dit ook het geval is. Win-win, weet je wel?
5. Wat verwacht ik van mijn genodigden?
Een belangrijke vraag waarop je zeker een duidelijk antwoord moet formuleren: waarom wil je dat al die mensen naar jouw evenement komen? Wil je de banden met je klanten steviger aanhalen, wil je ze overhalen om op iets in te tekenen of te kopen, wil je nieuwe leads genereren, of wil je de cohesie binnen je eigen bedrijf verstevigen? Het antwoord op deze vier vragen zal je evenement evenveel verschillende richtingen uitsturen.
6. Hoeveel mensen nodig ik uit?
Het antwoord op die vraag wordt bepaald door verschillende factoren. Zo is er uiteraard het vooropgestelde budget, de beschikbare ruimte op de gekozen locatie en natuurlijk ook de grootte van de doelgroep in je bestand. Maar kwantiteit is geen garantie voor kwaliteit. Meer is niet per se beter. Laat kwaliteit (in functie van je doelstellingen) dus je grootste zorg zijn. 25 genodigden die oprecht belangstelling hebben voor jouw product zijn te verkiezen boven 85 die vooral oog hebben voor de gratis oesterbar.
Bovendien is er nóg een factor waarmee je hier beslist rekening moet houden als je gaat uitnodigen. Een die ons meteen brengt bij een heikel punt: de no-shows.