Vous avez pour tâche d’organiser un évènement ou une fête d’entreprise. Comment choisir dès maintenant le site évènementiel parfait pour votre évènement ? D'une part, le nombre d’invités sur votre liste jouera un rôle important, et d'autre part, le type d'évènement vous aidera également dans votre choix. Dans ce post de blog, nous vous expliquons ce qu’il faut faire.
Rechercher une salle d’évènement idéale, c’est un peu comme l'histoire de la poule et de l'œuf. Qu'est-ce qui vient en premier ou qu'est-ce qui détermine l'ordre exact ? Le type d'évènement, comme une réception pour vos clients, une présentation pour un public sélectionné ou un congrès international, détermine dans un certain sens le nombre d’invités sur votre liste et par conséquent la taille du lieu. Bien entendu, vous pouvez également avoir en tête une liste d’invités approximative et adapter le contenu exact de l'évènement en conséquence.
Ci-dessous, nous nous concentrerons d'abord sur la taille du site que vous souhaitez louer, puis nous vous expliquerons plus en détail les types d'évènements et comment une salle doit remplir un certain nombre de conditions.
Quelle taille doit faire le site évènementiel ?
Si vous optez pour une réception de 100 invités, vous aurez logiquement besoin de moins d'espace que pour un dîner cinq services avec les mêmes 100 invités. Pourquoi ? La surface nécessaire par personne est plus petite lors d'une réception avec quelques tables hautes que lors d'un dîner avec tables rondes.
Il semble un peu étrange de réfléchir ainsi à votre salle d’évènement, mais il est très important d'en tenir compte. Rien de plus agaçant qu'une salle remplie de tables et d’invités dans laquelle vous pouvez à peine bouger ou, au contraire, une pièce spacieuse qui semble beaucoup trop grande et vide pour un nombre restreint d'invités.
Ci-dessous, nous vous donnons les superficies moyennes et les agencements correspondants tels qu'ils sont habituellement utilisés. Il s'agit de la surface nette (hors tables, bar, buffet, cabine de dj, estrade...) dont vous aurez besoin au minimum pour que vos invités puissent bouger et se déplacer confortablement dans votre salle.
Il reste encore quelques chiffres à prendre en compte lors de l'aménagement de la salle. Si vous organisez un dîner avec buffet, il convient de prévoir une table de buffet par 50 personnes. Pour un bar, nous en comptons 1 par 100 invités.
Comment déterminer exactement la liste d’invités pour votre évènement ? C’est dans notre checklist incontournable que vous trouverez la réponse.
Une salle d’évènement pour chaque type d’évènement
Le type d'évènement détermine également l’aspect de votre salle. Pour une présentation de produit, (l’espace prévu pour) une estrade/une tribune/un écran sera nécessaire, car sinon seule la première rangée pourra voir l'orateur, sa présentation et le nouveau produit. Déterminez donc à l'avance le contenu exact de votre évènement ou fête d'entreprise, afin de connaître l’équipement et la taille nécessaires qu'une salle devra posséder.
Besoin d'aide pour répondre à ces questions ? Dans ce post de blog très détaillé, nous vous aiderons à ne rien oublier !
Que vous soyez à la recherche d'une salle d'évènement à Bruxelles, Anvers, Louvain, Gand ou tout autre endroit central, à Kinepolis, vous trouverez à coup sûr la salle parfaite. Avec ses 10 complexes de cinéma, Kinepolis dispose d'un large éventail de salles de cinéma et de salles polyvalentes. Pour chaque type d’évènement, il existe un lieu idéal. La meilleure preuve ? Voici quelques-unes de nos expériences !
Présentation avec « walking dinner »
Chaque année, Aquafin invite ses collaborateurs à un évènement de Nouvel An. Plus de 1000 invités sont accueillis dans les Kinepolis Antwerpen, Hasselt et Brugge. L’administrateur délégué donne d’abord une présentation sur l'année écoulée et sur les lignes directrices pour l'avenir dans une salle de cinéma. L'entreprise a choisi de ne pas organiser les évènements simultanément, mais à des dates différentes sur les trois sites. Cependant, il est possible d'utiliser des gadgets de pointe à Kinepolis pour présenter un streaming en direct dans plusieurs cinémas.
La deuxième partie de cet évènement d'entreprise se déroule dans l'une des salles polyvalentes des cinémas Kinepolis . Là, les invités sont conviés à un walking dinner signé J&M Catering.
« Dès que vous recherchez un site pouvant accueillir correctement plus de 500 personnes, le choix s'avère limité. De plus, Kinepolis se trouve à des endroits centraux et facilement accessibles. »
- Nico Van Gestel, Aquafin.
Salon d'information avec spectacle
UNIZO a reçu 300 entrepreneurs débutants pour un évènement à Kinepolis Gent et Hasselt. Une salle polyvalente a été transformée en un salon d'information avec les partenaires de l'organisation des entrepreneurs. Ensuite s’est déroulé un spectacle informatif dans une salle de cinéma. La soirée s'est terminée par un drink avec restauration dans la salle polyvalente.
Petit-déjeuner avec film
Chaque année, la Deutsche Bank invite ses clients corporate et leurs enfants à un évènement familial. Rendez-vous à Kinepolis Bruxelles, au Heysel. Les invités peuvent d'abord déguster un délicieux petit-déjeuner suivi d'une projection de film dans différentes salles.
« En choisissant Kinepolis, nous pouvons inviter le nombre de personnes que nous voulons. Le nombre de places disponibles est très flexible. »
- Véronique Doneux, Deutsche Bank.
Congrès
Kinepolis Antwerpen accueille depuis déjà plusieurs années la plus grande conférence informatique de Belgique. Techorama accueille 1 500 participants dans onze salles, pour un mélange de présentations et de réseautage. Grâce aux salles de cinéma, il y a de la place pour de grandes projections impressionnantes. Les salles polyvalentes permettent à leur tour une connexion personnelle.
À présent, vous avez une idée de ce qu’il est possible de faire à Kinepolis. Comme vous avez pu le découvrir, pas besoin d’un film pour organiser un évènement ou une fête d'entreprise à Kinepolis. Nous avons bien plus à offrir !
Envie de savoir à quoi ressemblerait votre évènement à Kinepolis ? Nos B2B Account Managers se feront un plaisir de vous aider !
