Pourquoi faire appel à une agence évènementielle et comment s'y prendre ?

Organiser une fête, c'est à la portée de tout le monde. Vraiment ? It’s party time ! Si vous voulez organiser un évènement pour votre entreprise, pas mal de choses sont en jeu. La réputation de l'entreprise ainsi que la satisfaction (et la sécurité !) de vos clients, par exemple. Vous ne voulez prendre aucun risque et souhaitez faire bonne impression à coup sûr ? Alors, il est important de mettre en place une équipe spécialement dédiée à votre projet, comme une agence évènementielle. Pourquoi suivre cette voie, comment faire le bon choix et que pouvez-vous attendre ?

Tout le monde connaît un assistant de direction ou tout autre collaborateur qui est un pro de l'organisation d'évènements, du drink après le travail à une grande fête d'anniversaire. Par ailleurs, chaque entreprise compte généralement un comité des fêtes composé de bénévoles qui se mobilisent avec plaisir pour la préparation d'un congrès, d'une présentation ou d'un évènement pour le personnel. Ne manquez pas d'apprécier leurs efforts à leur juste valeur, car l'organisation d'un évènement couvre (beaucoup) plus d'aspects que vous ne le pensez.

Pourquoi faire appel à une agence évènementielle ?

Un propre comité des fêtes ? Vous en avez un ! Alors pourquoi chercher en externe ce qui est déjà disponible en interne ?

Il y a plus d'une bonne raison. Pour faire simple, l'organisation d'évènements est un travail de spécialistes. Comparez-la à la cuisine : tout le monde est capable de préparer une forme de repas, mais un chef et son équipe vont plus loin. Cela requiert du savoir-faire, une expertise, un ensemble de compétences et, de préférence, l'expérience qui s'impose. 

Conseil : la mise en place d'un évènement est rarement un travail en solo. À quelques exceptions près, cette tâche est généralement accomplie par une équipe qui réunit des compétences complémentaires. Mettez-vous en quête d'un partenaire potentiel en ayant bien cette idée en tête.

Expérience requise

On ne saurait trop insister sur l'importance de l'« expérience ». Quiconque organise une fête du personnel une fois par an, sait plus ou moins comment s'y prendre après cinq ans. En effet, il ou elle a déjà connu et résolu la plupart des problèmes. La personne qui accomplit cette tâche 30 à 50 fois par an pour des entreprises très diverses en retire une plus grande expérience. Un tel partenaire peut vous faire progresser à pas de géant.

C'est également une raison pour laquelle de nombreuses entreprises choisissent Kinepolis comme lieu pour leur évènement.

L'équipe Kinepolis Business dispose d'une très grande expérience. Chaque année, elle encadre environ 1 200 évènements dans les cinémas Kinepolis dans tout le pays. Elle a l'organisation d'évènements dans le sang, tout comme l'étroite collaboration avec divers partenaires, de l'agence évènementielle à des partenaires audiovisuels. L'infrastructure de Kinepolis se prête avec souplesse à toutes sortes d'évènements, de la taille S à XXL.

Astuce : vous êtes en quête d'inspiration pour votre évènement ? Allez donc jeter un œil aux exemples d'évènements de Kinepolis Business.

Évènements de la taille S à XXL

Chaque évènement est différent. Vous pouvez facilement vous charger de l'organisation d'une réception intime ou d'un drink informel. Il en va tout autrement si vous souhaitez inviter un grand nombre de personnes à un évènement de plus grande envergure assorti d'un programme. Il s'agit alors de prévoir et préparer (beaucoup) plus. Si vous désirez atteindre certains objectifs avec votre évènement, il est judicieux de gérer l'organisation dans le cadre d'un projet. Une fois que l'improvisation est exclue, mieux vaut mettre sur pied une équipe qui sera dédiée à celui-ci. C'est à ce moment-là que vous envisagerez également de faire appel ou non à une agence.

Agence évènementielle oui/non

Plus l'évènement gagne en taille ou en importance, plus il sera nécessaire de consacrer du temps à la préparation. Du temps dont vos collaborateurs ne disposent peut-être pas étant donné que d'autres tâches les attendent au quotidien. Organiser un congrès important ou une fête « entre les entreprises » est une idée qui peut vous plaire mais sachez que cela marche rarement.

Que fait exactement une telle agence ?

Examinez cette check-list : une agence évènementielle peut se charger pour vous de pratiquement chaque étape de la préparation. Il est important que vous déterminiez au préalable et avec précision ce que vous attendez d'elle, ce qu'elle attend de vous, et comment la collaboration se déroulera concrètement.

Il va de soi que le recours à des spécialistes a un prix. Ceci dit, le temps de vos collaborateurs coûte aussi de l'argent. Un event planner expérimenté, disposant d'un bon carnet d'adresses, accomplira la tâche rapidement. Et, soyons honnête, généralement plus rapidement que si vous vous chargiez de tout vous-même. Quelqu'un qui n'a pas souvent organisé un évènement en payera le prix. Au sens figuré comme au sens propre. Le manque d'expérience peut en effet coûter de l'argent (beaucoup d'argent même).

Conseil : plus le briefing et l'entretien avec l'agence seront détaillés, plus la proposition que celle-ci soumettra sera correcte. Partez d'une évaluation globale, mais soyez ouvert aux adaptations au fur et à mesure que le projet prendra une forme définitive et que les coûts exacts se préciseront. Une agence peut également vous aider à... apprendre à budgétiser correctement un évènement.

Combien cela peut-il coûter ?

Puisque nous abordons la question du coût : comment allez-vous fixer votre budget ? Gardez à l'esprit que la fixation du budget ne se fait pas à la va-vite. Il s'agit d'un processus continu. Commencez par une évaluation globale avant de demander des offres. Si vous faites appel à une agence, vous pouvez procéder à cette évaluation ensemble. Le budget provisoire sera ensuite rectifié au fur et à mesure que vous recevrez des offres.

Un event planner n'a pas un tiroir rempli d'offres prêtes à l'emploi. En général, il faut plusieurs semaines pour élaborer en détail une offre complète. Tenez-en compte dans votre rétro-planning et mettez-vous à la recherche d'un partenaire à temps. Certaines agences demandent des honoraires pour l'établissement d'offres. Ne manquez pas de discuter de ce point au préalable.

Combien coûte une agence de ce type ? Que peut-elle demander pour ses propres services ? Nous constatons d'importantes différences au niveau du tarif horaire. Demandez une transparence en ce qui concerne les coûts et les postes. Souvent, une agence évènementielle reçoit également une commission des autres partenaires auxquels elle fait appel.

Conseil : vous avez des objectifs mesurables pour votre évènement ? Vous pouvez alors subordonner une partie des honoraires à la réalisation de ceux-ci. De cette façon, votre partenaire sera encore plus activement impliqué dans la réussite de votre évènement.

Quand contacter l'agence ?

À quel moment  impliquer une agence ? De préférence pas à la dernière minute, selon l'event planner. Mettez-vous à la recherche du bon partenaire quelques mois à l'avance. Ce portail d'Eventonline, qui comporte des boutons de recherche pratiques, présente un récapitulatif assez complet d'agences, de fournisseurs et d’autres partenaires. Vous y trouverez non seulement le top 10 des event planners belges mais également des partenaires spécialisés moins connus. Si vous indiquez « agence évènementielle Anvers » par exemple, vous obtiendrez une large sélection.

Quelle est la meilleure agence évènementielle ? Il n'y a pas de réponse. Vous pouvez néanmoins vous mettre en quête de l'agence qui convient le mieux à vous-même et à l'évènement.

Bref, vous allez chercher « the perfect match ».

• Demandez à d'autres entreprises avec quelle agence évènementielle elles ont eu des expériences positives. Ne vous contentez pas du nom, mais interrogez-les aussi concernant la collaboration, la créativité, la flexibilité, le respect des accords, etc. N'oubliez pas de vous renseigner au sujet du rapport qualité-prix.
  
  
• Il y a des agences haut de gamme qui organisent des évènements haut de gamme avec un prix à l'avenant. Il y en a d'autres qui fournissent une qualité de premier ordre à un prix raisonnable. Quelle image votre entreprise souhaite-t-elle donner ? Choisissez votre partenaire en fonction de celle-ci.
  
  
• Organisez un entretien exploratoire avec les agences que vous avez présélectionnées. Lors de celui-ci, vous vérifierez surtout si « la chimie s'opère ». Sentir que le courant passe et être sur la même longueur d'ondes sont incontournables pour une bonne collaboration dans le cadre d'un évènement.
  
  
• Certaines entreprises organisent un pitch entre agences évènementielles. Rien ne vous empêche de le faire, mais n'oubliez pas que cela vous prendra du temps (et vous coûtera dès lors de l'argent), et que toutes les agences n'y prennent pas part gratuitement.
  
  
• L'« expérience » est un slogan largement utilisé (et de manière abusive). Concrétisez-le en demandant des références récentes et bien réelles que vous pouvez vérifier. Et vérifiez-les effectivement.

Vous avez choisi l'agence évènementielle ? Un premier entretien de travail peut déjà être planifié très tôt durant les préparatifs, dès que vous savez le type d'évènement que vous allez organiser, pour quel groupe cible, et (plus ou moins) à quelle période. En se basant sur son expertise, l'agence évènementielle pourra se pencher avec vous sur pratiquement tous les éléments de votre évènement.

Quels points aborder ?

Une bonne agence se fera un plaisir de réfléchir avec vous avec créativité, d'un point de vue organisationnel et budgétaire. Du thème et du concept au follow-up.

Ne l'oubliez pas : les bonnes agences ont une large expérience à leur actif. Elles connaissent sur le bout des doigts l'offre de lieux, ont généralement une bonne vue d'ensemble des évènements dans votre région, et ont déjà vu dans la pratique les thèmes et concepts qui fonctionnent bien ou pas.

Une bonne agence évènementielle sera à même de répondre à des questions telles que :

• Le moment (semaine, jour, heure) est-il optimal pour mon évènement ?
• À quel moment avons-nous le moins de concurrence possible avec d'autres évènements ?
• Comment vais-je générer une présence maximale (et un minimum de no-shows) ?
• Comment inviter les convives ?
• Comment constituer le programme ?
• Avec ou sans présentateur ?
• Allons-nous prévoir quelque chose de spécial pour les enfants et les jeunes ?
• Comment surprendre notre public avec le catering ?
• Qui va entrer en considération pour une intervention en live ?
• Thème, décoration, code vestimentaire ?
• Comment accueillir les convives de manière optimale ?
• Que mettre exactement dans le goodiebag ?
• Comment faire parler de nous dans la presse et les blogs d'influenceurs ?
• Comment planifier le montage et le démontage du décor de l'évènement ?
• Quel follow-up prévoir par la suite ?

What’s next?

Vous êtes prêt à mettre en place votre propre évènement ? L'équipe B2B de Kinepolis Business vous guidera avec plaisir lors de toutes les étapes. Faites-nous signe !