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Organiser une réception soi-même : de quoi faut-il tenir compte ?

Une réception réussie commence par une bonne préparation. Le véritable travail commence une fois la date fixée. Organiser une réception est quelque chose de très complexe. Par où commencer ? Nous avons rassemblé quelques conseils pour vous aider à vous y retrouver.

 

Fixez votre budget

Avant de donner forme à votre réception, fixez votre budget et respectez-le afin d'éviter la douche froide financière le lendemain. Une réception organisée à moindres frais n’a pas à être cheap. En effet : il est toujours possible de trouver une alternative peu coûteuse mais stylée à toute idée grandiose.

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Trouvez l'emplacement adéquat

L'emplacement a un impact essentiel sur l’atmosphère de votre évènement. Mais ne vous laissez pas emporter par vos sensations. Tenez également compte de quelques facteurs pratiques :

  • Le lieu est-il facile d'accès ?
  • Y a-t-il suffisamment de places de parking ?
  • Quelle est la capacité maximale de la salle de réception ?
  • La salle de réception est-elle accessible à tous ?
  • Quels sont les équipements disponibles ? Par exemple le nombre de toilettes, les équipements audiovisuels, le nettoyage,…

 

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Kinepolis Business dispose de salles de cinéma de diverses tailles, avec toute l'assistance technique nécessaire. Aisément accessibles en voiture et via les transports en commun, nos onze sites offrent un espace de parking plus que suffisant pour tous vos invités.

 

Depuis septembre 2017, Kinepolis Antwerpen dispose d'un nouveau site évènementiel exclusif : le Loft. Grâce à l'entrée spéciale à l'avant de notre cinéma, le Loft est idéal pour des réceptions réunissant jusqu'à 400 personnes. Les parois vitrées latérales inondent la pièce de lumière naturelle et permettent aux invités de contempler une vue splendide sur le site de Kinepolis Antwerpen.

 

Décorer la salle de réception

L'un des aspects les plus agréables dans l'organisation d'une réception est l'aménagement de la salle. Allez-vous travailler sur un thème précis, ou opter plutôt pour une élégante simplicité ? Quel que soit votre choix, ce sont les détails qui font la différence !

  • Insufflez une convivialité naturelle avec des plantes et des fleurs.
  • Concoctez un éclairage d'ambiance et évitez l’éclairage fluorescent trop vif.
  • Réunissez les participants dans des coins-canapés douillets.
  • Tapissez les murs de jolies toiles ou de panneaux d'information originaux.
  • Garnissez les tables (avec ou sans chaises) d'un petit bouquet et prévoyez des serviettes, des cure-dents, etc.
  • Surprenez vos invités avec des ballons,… Et pourquoi pas une cabine photographique ?

 

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Choisissez le traiteur de votre réception

Bien entendu, vous voudrez aussi que vos invités aient quelque chose à se mettre sous la dent. Prévoyez donc différents en-cas et boissons. Pour garder le contrôle de votre budget, vous pouvez éviter les spiritueux. Un bon vin ou une délicieuse bière locale sont tout aussi savoureux. Vous pouvez aussi faire preuve d'originalité avec un surprenant mocktail, pour le plus grand plaisir des « Bob » parmi vos invités.

 

Votre restauration fait partie intégrante du ressenti de votre réception. Cherchez un traiteur passionné, qui rehaussera votre réception avec des saveurs originales. Choisissez des en-cas offrant une variété suffisante entre poisson, viande et alimentation végétarienne. Ainsi, tout le monde pourra se régaler. Tenez également compte des éventuelles allergies de vos invités. À titre d'exemple, vous pouvez indiquer les ingrédients de vos plats (gluten, cacahuètes,...).

 

Vous peinez à choisir un traiteur pour votre réception ? Ou vous préférez vous concentrer sur la décoration des lieux ? Kinepolis Business collabore depuis des années avec  J&M Catering. Cette entreprise de restauration se chargera de tout pour vous, sans rien laisser au hasard. Ainsi, vous et vos invités pourrez pleinement savourer une réception réussie.

 

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N'oubliez pas les équipements audiovisuels

La musique joue un rôle crucial dans l'ambiance de votre réception. Peut-être comptez-vous faire appel à un orchestre live ou à un DJ ? Assurez-vous que la musique ne soit pas trop forte, mais pas trop discrète non plus. Vous prévoyez une présentation ? Vérifiez à l'avance si tous les équipements techniques sont en ordre afin que votre présentation ne tombe pas à l'eau. Sur la base de vos projets, une société de location spécialisée vous fournira l'installation sonore adéquate, avec les bons accessoires. Vous n'êtes pas un pro de la technique ? Alors, pensez à vérifier, lorsque vous ferez votre demande, si votre fournisseur vous aidera pour l'installation et les tests.

 

Vous organisez votre réception en collaboration avec Kinepolis Business ? Dans ce cas, vous pouvez compter sur le soutien professionnel d'Auvicom. Il vous fournira du matériel supplémentaire en cas de besoin, ainsi qu'un technicien sur place pour résoudre rapidement et efficacement les problèmes inattendus. Vous souhaitez diffuser quelque chose de particulier en streaming à l'autre bout du monde ? Aucun problème. Découvrez ici nos services de streaming.

 

Assurez un accueil chaleureux

Il n'y a rien de plus agaçant que d'arriver sur place et de ne pas trouver où a lieu la réception. Guidez vos invités grâce à des indications claires et prévoyez un guichet d'accueil où ils pourront se présenter. Cela vous permettra ensuite de savoir, après l’évènement, quels invités sont venus ou non. Un vestiaire surveillé est un atout supplémentaire, qui permettra à vos invités de se débarrasser de leurs vestes et autres effets (écharpes, parapluies,...) en toute sécurité.

Des hôtesses aimables qui veillent au bon déroulement des arrivées allégeront votre travail et donneront à vos invités une bonne impression avant même qu'ils accèdent à la réception. Conseil : pour un accueil soigné dans les moindres détails, offrez un apéritif à vos invités dès l’entrée.

 

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Envoyez une invitation attrayante

Une invitation bien formulée donne envie d’assister à la réception. Vous pouvez envoyer votre invitation par e-mail, mais une invitation par la Poste est bien plus personnelle. En outre, les destinataires auront ainsi toutes les informations importantes sous la main, alors qu'un e-mail est vite perdu.

 

Une invitation contenant uniquement du texte donne un effet très distingué, mais vous pouvez sans problème utiliser des photos ou des illustrations. Veillez à envoyer les invitations à temps afin que vos invités puissent bloquer la date suffisamment à l'avance dans leur agenda.

 

Vous êtes à la recherche d'un lieu sympathique et du support nécessaire pour votre prochaine réception ? Vous êtes curieux de découvrir notre nouveau site évènementiel, le « Loft » ? Ou vous souhaitez de plus amples renseignements sur nos services en matière d'évènements ? Nos B2B Account Managers sont à votre écoute.

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Stephanie Hostijn
Begin 2015 startte Stephanie Hostijn als stagiaire bij het B2B support team. Vervolgens verving zij de National Account Manager om daarna weer te keren naar het support team. In mei 2018 werd zij National Key Account Manager Non-Food. “Ik organiseer evenementen voor bedrijven, help hen de juiste Kinepolis-kanalen in te zetten voor hun marketing en werk met hen samen rond bioscoopvouchers. Fantastisch. Ik haal veel voldoening uit tevreden klanten.” Van welke films houdt ze? “Romantische films en komedies, zeker. ‘The Notebook’ is mijn favoriet.”
Début 2015, Stephanie Hostijn a intégré l’équipe support B2B en tant que stagiaire. Elle a ensuite remplacé le National Account Manager avant de réintégrer l’équipe de soutien. En mai 2018, elle est devenue National Key Account Manager Non-Food. « J’organise des évènements pour des entreprises, les aide à mettre à profit les bons canaux Kinepolis pour leur marketing et collabore avec eux sur les chèques-cinéma. Fantastique. Rendre ses clients satisfaits est très gratifiant. » Son type de films ? « Les films romantiques et les comédies, sans aucun doute. “The Notebook” est mon préféré. »
 

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