Qu'est-ce qu'un événement hybride ? Astuces, exemples et avantages.

Un événement hybride vous fait peut-être penser à un événement d'un thriller de science-fiction, mais ce n'est pas un concept futuriste dans un avenir lointain. C'est une façon contemporaine de combiner le monde hors ligne et en ligne lors d'un événement et de maximiser l'impact ou la portée de celui-ci. Retrouvez tous les détails à ce sujet et découvrez ce que cela signifie pour vous en tant qu'entreprise dans cet article.

Événement hybride : une définition

Un événement hybride est une combinaison d'un événement physique et virtuel dans lequel les deux domaines interagissent. Souvent, un événement physique - avec des conférenciers, un public, des keynotes, une animation, etc. - est simplement étendu à un public qui suit l’événement numériquement. Mais suivre ce qui se passe ailleurs ne suffit pas. Pour vraiment parler d'un événement hybride, il faut avoir une interaction entre le monde hors ligne et en ligne.

Définition : un événement hybride est un événement live que vous complétez avec un composant virtuel, afin que les participants puissent suivre et participer, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Qu'est-ce qu'un événement hybride (et qu'est-ce que ce n’est pas ?)

Un événement hybride…

• Permet de fusionner de manière fluide le monde en ligne et hors ligne grâce à la technologie, par exemple les participants en ligne peuvent suivre via une plate-forme de streaming.
• Fournit une expérience de visualisation conviviale pour tous les participants.
• Traite le public live et en ligne de la même manière.

Il existe de nombreux degrés d'interdépendance entre la partie en ligne et hors ligne. Et à mesure que cet entrelacement s’intensifie, on parle de plus en plus d'un concept hybride. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples avec un degré d'interaction croissant et situés à différents endroits (théâtres, studios et cinémas).

Événement hybride : quelques exemples

Livestream avec public live

Un premier exemple est le lancement de l'un de vos produits. En termes de configuration, il s'agit généralement d'un streaming en direct avec un public en ligne, mais vu qu’il y a un public live qui peut interagir avec et/ou réagir au présentateur, ce type d’événement peut être qualifié d’hybride. Surtout si vous permettez aux spectateurs en ligne de poser des questions ou de réagir – tout comme les spectateurs live – au moyen d’une fonction de chat en direct.

Conférence en ligne et hors ligne
Un deuxième exemple hybride est l'organisation d'une conférence dont la scène principale avec public est diffusée en direct, complétée par des modules en ligne et/ou des interviews que chacun peut suivre (à domicile ou en live). En plus d'interagir dans les modules séparés, les intervenants peuvent engager une conversation avec le public sur scène, à domicile ou dans la salle et les visiteurs en ligne et hors ligne choisissent les modules auxquels ils souhaitent participer.

Concrètement : ces dernières années, diverses conférences médicales ont fait appel aux services de Kinepolis. Grâce à la qualité d'image élevée, les médecins ont pu suivre les procédures médicales sur un grand écran dans plusieurs de nos cinémas. Ces interventions ont ensuite été discutées lors d'une conférence internationale. Sans que toutes les personnes présentes ne perdent du temps précieux assis dans un avion pendant des heures.

Tournoi eSport
Un bon exemple d'un événement hybride est l'organisation d'un tournoi d'eSport. En tant que participant, vous pouvez venir assister au tournoi sur place, mais l'événement est (en général) également diffusé dans le monde entier. Y compris cérémonie d'ouverture, concerts, interviews des joueurs, clips et après-match. Le public est également impliqué par le biais de sondages, des réactions en ligne et des sessions de chat.

Par ailleurs, l'eSport est devenu tellement grand qu'on ne peut même plus dire que c’est un phénomène émergent. C'est un phénomène à part entière : lors de la Coupe du Monde (2020) d'un jeu populaire, le tournoi a attiré pas moins de 3,8 millions de spectateurs simultanés (!).

Comme disait Dicaprio dans Django Unchained : « Vous attiriez ma curiosité. Vous forcez mon attention. »

Événements hybrides au cinéma
Une image vaut mille mots. Nous n'avons donc pas du tout besoin d'expliquer l'impact d'un film au cinéma. Certains films se prêtent à une combinaison intéressante avec un événement de fond. Par exemple, le sujet peut être mieux cadré sur la base d'un film, ou un nouveau film est le moment idéal pour faire du buzz autour d’un sujet ou d’un thème spécifiques.

Vous pouvez bien sûr également combiner d'autres types d'événements avec une projection de film. Par exemple, vous pouvez regarder un film en présence des acteurs et du réalisateur, suivi d’un questions-réponses entre le public et les créateurs. Ce tour de questions peut à son tour être diffusé simultanément en ligne auprès d’un public plus large.

Dégustation de vin (ou essai d'un produit) sur place et à domicile
Cependant, c'est encore plus amusant lorsque les spectateurs peuvent participer pleinement depuis chez eux. Par exemple, un producteur de vin autrichien a organisé une dégustation de vin en Russie, suivie par près de 150 personnes qui ont également participé depuis leur domicile. Cela nécessite une plus grande préparation logistique, mais le public partage pleinement l'expérience, ce qui augmente l'impact et la satisfaction.

Teambuilding à plusieurs endroits, géré de manière centralisée
Comme dernier exemple, citons la tendance dans les grandes entreprises à organiser une journée d'équipe à partir d'un studio central, complétée par des activités dans plusieurs filiales ou autres lieux physiques. Par exemple, dans les différents cinémas de Kinepolis, les employés et collègues de tout le pays peuvent jouer à Mario Kart les uns contre les autres avec un animateur central qui assume la tâche de commentateur.

Concrètement : une entreprise active au Benelux souhaitait organiser une journée interactive pour ses clients. Depuis le studio Blue Moon (avec un public live), les présentateurs ont pu associer au programme les clients présents dans 13 cinémas Kinepolis à travers le Benelux au moyen d’interviews, de concours et plus encore.

Les avantages des événements hybrides

Le succès de votre événement dépend de votre concept et de la préparation, mais si vous vous y prenez correctement, le potentiel est énorme.

Avec un événement hybride :

• Il n'y a pas de limite au nombre de participants.
• Vos participants en ligne ne perdront pas de temps à se déplacer. Les frais de déplacement sont également éliminés. Résultat : un plus grand nombre de participants et un événement respectueux de l’environnement !
• Vous créez de nouveaux contenus, car tout est filmé. De cette façon, vous avez du matériel intéressant à offrir ou à utiliser (en épisodes) dans des campagnes de marketing, réservé ou non aux abonnés.
• Le public interagira plus facilement. Tout le monde n'aime pas forcément poser une question en séance plénière, mais c'est beaucoup plus facile depuis le confort de votre propre chaise de bureau et/ou clavier. Faire un sondage est également plus facile, sauf si vous aimez compter les mains levées.
• Vous collectez plus de données, que vous pouvez utiliser dans le respect de toutes les directives RGPD pour analyser le succès de votre événement. Des données que vous pourrez également utiliser pour soutenir votre approche marketing et commerciale, par exemple des campagnes marketing (automatiques) basées sur la participation à (une partie de) l'événement.

Vous voulez encore plus d'avantages ?

• Dans un événement hybride, il est beaucoup plus facile d'utiliser les nouvelles technologies et les possibilités multimédias. Pensez, par exemple, à l'utilisation d'hologrammes.
• Et vous avez plus d'options pour mettre en évidence les sponsors.

De plus, vous bénéficiez également de tous les avantages d'un événement physique :

• Vous êtes maître du planning et vous pouvez ajouter des vidéos supplémentaires pour les pauses ou organiser des sessions en petits groupes.
• Il existe aussi de nombreuses possibilités de réseautage en ligne. Une invitation LinkedIn, par exemple, est envoyée en un seul clic et la plupart des plateformes proposent désormais aussi des salles de sous-commission virtuelles.

Y a-t-il aussi des inconvénients ?

Il n'y a pas de réels inconvénients, même si l'organisation d'un événement hybride peut devenir plus complexe en raison, entre autres, de la configuration technique. Le prix peut également être à l’avenant. Il est donc important que vous réfléchissiez bien à ce que vous voulez réaliser et que vous commenciez à temps.

« Saviez-vous que chez Kinepolis, vous pouvez réserver les studios BLUE MOON @ Kinepolis, entièrement équipés pour organiser ce type d'événements. De plus, notre équipe B2B expérimentée vous aiguille tout au long du processus afin que vous puissiez dormir sur vos deux oreilles. »

Quand opter pour un événement hybride ?

La possibilité d’avoir une plus grande portée est une raison importante pour laquelle les entreprises choisissent un événement hybride. Pour un événement physique, vous êtes limité à un nombre fixe de participants, tandis que vous pouvez facilement étendre votre public en ligne.

Cependant, il y a encore des facteurs à prendre en compte :

• Si la majorité de votre groupe cible peut être présente, un événement physique suffira.
• Si cette audience physique ne dépasse pas les 30% de votre cible, par exemple parce que les participants viennent principalement de l'étranger, vous devriez envisager un événement hybride.
• Peut-être est-ce justement votre intention de n'inviter qu'un nombre limité d'invités à l’événement physique, tout en laissant le plus de personnes possible goûter à l'expérience ?

Votre entreprise opère-t-elle dans différents pays ou souhaitez-vous organiser un événement dans différents endroits ou au-delà des frontières nationales ? Dans ces cas aussi, il est intéressant d'opter pour une solution hybride. Et parfois, il est plus facile (ou moins cher) de collaborer avec des conférenciers internationaux bien connus lorsqu'ils ne sont pas obligés de voyager.

Hype éphémère ou phénomène durable ?

Vous pourriez penser que les événements hybrides sont une hype, mais ils n’ont absolument rien d’un phénomène éphémère. Des événements hybrides ont lieu depuis des années, bien que le covid-19 ait accéléré l'avancée. Le confort (à moindres coûts) d’une participation à un événement depuis son domicile ou dans une salle commune est bien trop grand pour être simplement ignoré. Tout comme le fait de pouvoir cibler un groupe de spectateurs en ligne illimité. Les événements hybrides ne feront que gagner en popularité dans les années à venir et joueront donc un rôle de plus en plus important dans la démarche de communication de nombreuses entreprises et organisations.

Astuces pour organiser un événement hybride

Afin d'avoir un public satisfait à l’issue de votre événement, nous recommandons de prévoir :

• Une expérience dynamique : rien n'est plus ennuyeux que de regarder tout le temps la même image.
• Une interactivité suffisante : organiser des sondages ou des épreuves en ligne, laisser les téléspectateurs poser des questions (via un chat) auxquelles on répond en direct, ...
• Attention et implication : le public sympathise-t-il avec l'un des participants ou y a-t-il quelque chose à gagner ?
• Des attentes claires : quelle est la différence entre la participation en ligne et physique en termes de prix, d'avantages, de matériel, ...
• Une intégration sans faille des éléments hors ligne et en ligne : si vous offrez une pause aux participants à l'événement physique, assurez-vous d'avoir une alternative intéressante pour les spectateurs à domicile. Par exemple, vous pouvez diffuser un numéro musical ou des vidéos de sponsors à votre public en ligne.

Pour l’organisation d’un évènement – qu’il soit online, offline ou hybride – il faut prendre en compte de nombreux éléments et penser à vous faire accompagner par des spécialistes. Certainement si vous incluez un débat dans votre événement, nous vous conseillons d’engager une agence spécialisée. Celle-ci est en effet habituée à développer un scénario détaillé et à prévoir tous les détails afin que votre débat se déroule comme souhaité. Sachez qu’un modérateur professionnel (par exemple un présentateur, un journaliste,…) sera également un atout majeur lors d’un tel évènement.

La restauration comme élément unificateur

Si vous avez prévu de la restauration ou un déjeuner pendant l'événement physique, il serait dommage que vos invités numériques restent sur leur faim. Associez-les aussi à l'expérience !

Kinepolis Business l'a déjà fait pour ses clients en organisant une livraison de repas (n’hésitez pas à solliciter notre aide), mais vous pouvez également collaborer avec des sites de livraison de repas et fournir des codes de réduction, par exemple.

Vous voulez d'autres idées inspirantes ? Envoyez un colis-restauration à l'avance et/ou partagez une savoureuse vidéo de recette en ligne d'un chef (renommé) qui apprend à préparer un snack en quelques minutes.

La garantie Kinepolis pour le succès et la qualité de votre événement

En tant qu'entreprise ou organisation, vous pouvez réserver la Salle 13 à Kinepolis Anvers et admirer le tout nouveau studio BLUE MOON. Un studio à la pointe de la technologie qui peut être personnalisé en fonction de vos souhaits - que ce soit en combinaison ou non avec des options de réception supplémentaires et des salles de sous-commission.

Épatez votre public avec :

• Les possibilités hautement technologiques du studio
• Un écran LED et de projection sur lequel vos vidéos et contenus prennent vraiment vie
• Un grand plateau de télévision avec pas moins de 160 places physiques
• Une équipe de production professionnelle pour vous accompagner tout au long de votre événement
• Un parking facilement accessible et spacieux
• Des options de streaming vers votre domicile et/ou vers tous les cinémas Kinepolis au Benelux, y compris les salles de sous-commission virtuelles
• Une large gamme d'options de restauration professionnelle

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