Comment choisir le lieu pour votre évènement d'entreprise ? En tant qu'organisateur, vous voulez résoudre cette question le plus rapidement possible. C'est peut-être l'élément le plus crucial de votre puzzle : d'autres aspects tels que les invitations, le traiteur et la décoration en dépendent.
Pour vous aider dans votre quête du lieu parfait, nos experts ont rassemblé ci-dessous les conseils les plus importants. D'un budget réaliste à un lieu unique avec une apparence mémorable.
Quel type d'évènement organisez-vous ?
Une sortie d'entreprise divertissante, un salon professionnel avec des dizaines d'exposants ou un congrès inspirant avec des orateurs internationaux ? Le type d'évènement et la manière dont vous souhaitez l'organiser détermineront le lieu que vous choisirez. Il est donc essentiel de définir vos buts et objectifs à l'avance.
Quelle est la capacité requise ?
Attendez-vous 50, 500 ou 5 000 personnes ? Vos invités seront-ils tous présents en même temps ou allez-vous travailler avec des créneaux horaires ? Les invités peuvent-ils être répartis dans différentes salles ? En fonction de votre liste d'invités, vous pourrez déterminer la capacité requise.
Astuce : les 10 sites évènementiels de Kinepolis offrent, en plus des grandes salles de cinéma, plusieurs petites salles idéales pour des séances de "break-out", des brainstormings et des conférences en petits groupes. Vous y trouverez, également, des salles de réception multifonctionnelles où vous pourrez organiser une réception ou rassembler vos invités pour un déjeuner de networking.
Quelles sont les conditions requises pour le lieu de votre évènement ?
Il y a pléthore d'endroits pour accueillir des congrès, des salons professionnels, des fêtes du personnel, des journées de team-building et des sessions de formation. Cependant, afin de trouver l'endroit qui correspond parfaitement aux objectifs de votre évènement d'entreprise, vous devez restreindre vos options. Pour ce faire, identifiez vos besoins à quatre niveaux :
Budgétaire
Qu'on vous ait donné carte blanche ou que vous opériez dans les limites d'un budget défini, il est essentiel de comprendre ce que votre entreprise peut et veut dépenser avant de débuter la recherche d'un lieu pour votre évènement. Vous pourriez déjà avoir un budget global en tête pour le lieu ou travailler avec un budget forfaitaire par personne.
Bon à savoir : votre budget est-il exclusivement dédié à la location du lieu, ou inclut-il, également, les services de restauration et l'équipement technique ?
Astuce : optez pour un lieu d'évènement polyvalent qui possède une expérience variée dans l'organisation de différents types d'évènements d'entreprise. Ce type de lieu offre généralement plusieurs options adaptées à votre budget.
Le saviez-vous ? Chez Kinepolis, vous avez la possibilité d'organiser non seulement des fêtes du personnel pour l'ensemble de vos employés, mais aussi des réunions en petit comité ? Nous proposons différentes formules adaptées à chaque type d'évènement et à chaque budget.
Logistique
Les besoins logistiques de votre lieu d'évènement sont étroitement liés à votre public cible. En premier lieu, l'accessibilité : par exemple, un salon sur plusieurs jours avec des invités internationaux nécessite une bonne connexion avec l'aéroport et la proximité d'hôtels. Pour un team-building rassemblant plusieurs filiales, il est recommandé de choisir un emplacement central sur la carte.
Assurez-vous que le lieu dispose d'un nombre adéquat de places de parking, de préférence un parking propre et gratuit. Le stationnement dans les rues avoisinantes peut convenir si vous attendez un petit groupe de 20 personnes, mais avec une liste d'invités plus longue, cela peut poser problème. Un accès facile aux transports en commun est toujours un avantage.
Astuce : vous recherchez un lieu d'évènement dans une ville animée telle que Bruxelles, Anvers ou Gand ? Dans ce cas, il est judicieux de choisir un emplacement juste à la périphérie du centre-ville, comme la plupart des cinémas Kinepolis. Cela vous permettra d'éviter les embouteillages à l'entrée et à la sortie de la ville.
Technique
Vous êtes sur le point de commencer votre présentation lorsque vous réalisez que vous n'avez pas le bon câble pour connecter votre ordinateur portable au projecteur. Ou peut-être devez-vous parler à deux cents personnes sans microphone. Ces frustrations techniques peuvent sérieusement perturber le bon déroulement de votre évènement. Il est donc crucial de disposer d'installations techniques appropriées lors de la recherche d'un lieu adapté pour votre évènement. Dressez une liste de vos besoins, même ceux qui semblent évidents, tels que l'accès à Internet et les installations sanitaires.
Astuce : rien ne vaut une expérience audiovisuelle dans un cinéma. Chez Kinepolis, vous bénéficiez toujours des dernières technologies pour une projection ultra-nette de votre vidéo ou de votre présentation sur grand écran. De plus, avec des technologies audio telles que Dolby Surround et Dolby Atmos, vous pouvez créer une atmosphère immersive inégalée.
Aspect et ambiance
En plus des considérations budgétaires, logistiques et techniques, vous aspirez à trouver un lieu unique qui reflète l'aspect et l'ambiance de votre évènement d'entreprise. Par exemple, pour une journée de brainstorming en équipe, vous ne choisirez pas un simple bloc de béton, mais plutôt un environnement inspirant qui stimule la créativité. Pour une journée familiale, vous recherchez un lieu offrant une variété d'animations, tel qu'un cinéma. Et pour un congrès sur un thème contemporain, vous avez besoin d'un espace moderne avec des salles où l'attention est focalisée sur l'orateur.
Depuis plusieurs années, Kinepolis Anvers est un partenaire régulier de la conférence informatique Techorama, qui s'étend sur plusieurs jours. Un avantage supplémentaire pour leur organisation est la possibilité de transformer le cinéma Kinepolis en un lieu expérientiel unique, en alignement avec leur thème annuel, à travers la publicité sur écran, les affiches, les stands des partenaires et les goodie bags.
La restauration joue également un rôle crucial dans la réussite de votre évènement d'entreprise. En optant pour Kinepolis comme lieu de votre évènement, vous n'aurez plus besoin de chercher le traiteur parfait. Avec notre vaste sélection de partenaires soigneusement choisis, vous trouverez assurément un concept qui correspond à votre image et à votre budget. Que ce soit un bar à cocktails tendance, des amuse-bouches gastronomiques ou un buffet petit-déjeuner décontracté, tout est envisageable.
Astuce : chez Kinepolis, votre évènement d'entreprise peut s'étendre à tout le pays. Nos 10 cinémas, répartis d'Ostende à Liège, garantissent tous le même niveau de qualité en termes de visibilité, d'équipement technique, de service et de possibilités. Ainsi, votre public cible bénéficiera toujours d'une expérience uniforme, peu importe le lieu choisi.
Plan d'action : comment trouver le lieu idéal pour un évènement
Avez-vous terminé vos recherches ? Alors il est temps de repérer les lieux répondant à vos critères. Voici comment procéder :
- Dressez une liste des lieux disponibles dans la région où vous envisagez d'organiser votre évènement d'entreprise.
- Évaluez chaque option en fonction de vos exigences budgétaires, logistiques, techniques et de l'ambiance souhaitée.
- Consultez les critiques et les études de cas des lieux restants pour obtenir une meilleure compréhension de l'expérience et des possibilités offertes
- Faites une sélection finale de 3 à 5 lieux, demandez des devis et renseignez-vous sur les conditions contractuelles dès que possible
- Planifiez une visite des lieux. N'oubliez pas d'apporter une liste de questions et d'exigences supplémentaires pour les évaluer pendant la visite.
- Réservez votre lieu à temps. Convaincu ? Ne prenez pas de risques, car les lieux les plus prisés sont rapidement réservés. Pour organiser un évènement d'entreprise à Kinepolis, nous vous recommandons de réserver au moins 3 mois à l'avance.
Envisagez-vous Kinepolis comme lieu pour votre évènement ?
Il se peut qu'un de nos cinémas réponde à toutes vos attentes. Souhaitez-vous explorer toutes les options pour organiser votre évènement d'entreprise chez Kinepolis ? Nos Account Managers, forts d'une expérience variée dans la gestion d'évènements d'entreprise, se feront un plaisir de vous fournir davantage d'informations sur nos cinémas en tant que lieux pour vos évènements.
