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Comment réaliser une invitation soignée pour votre évènement ?

Vous venez de fixer une date et de régler les premiers détails de votre évènement ? Votre programme est pratiquement bouclé ? Dans ce cas, il est temps de penser à vos invités. Car sans eux, pas d’évènement, bien entendu ! Vous ne savez pas comment attirer des invités ? Ou ce que vous devez faire pour attirer un maximum de visiteurs ? Dans ce blog, nous vous expliquons pas à pas comment vous assurer d’avoir un public suffisant.


Un Save The Date pour votre évènement

Vous organisez un évènement pour votre entreprise ? Vous souhaitez que tous vos travailleurs soient présents ? Dans ce cas, il convient de leur communiquer une date le plus tôt possible, afin qu’ils puissent la bloquer dans leur agenda. Vous pouvez à cet effet utiliser un « save the date ». Le terme vous évoque peut-être une invitation à un mariage, mais cette étape est extrêmement importante. Et pas besoin d’attendre que votre programme soit bouclé. Un « save the date » est en fait une sorte de « pré-invitation ». Vous y indiquez la date de l’évènement et essayez déjà d’attiser la curiosité de l’invité en soulevant un coin du voile.


Vous voulez également organiser un évènement pour votre entreprise ? Discutez des possibilités avec l’un de nos B2B Account Managers.


Lorsque vous organisez un congrès, vous pouvez aussi envoyer un « save the date » sans que le programme soit déjà complètement bouclé. Ainsi, les visiteurs intéressés peuvent déjà bloquer la date dans leur agenda. Ce « save the date » est aussi le moment idéal pour donner aux invités une première impression de votre évènement.


« Lorsque nous avons envoyé le premier ‘save the date’ pour l’Inbound Marketing Day 2016, nous avons déjà dévoilé le nom de l’un des orateurs internationaux. Ainsi, tout le monde a pu constater d’emblée que nous mettions la barre encore plus haut que l’année précédente. » - Thierry De Vynck, Head of Content and Strategy chez Dallas Antwerp


L’invitation officielle pour votre évènement

Après le ‘save the date’ vient l’invitation officielle. L’objectif à ce moment-là est d’attirer l’attention du lecteur avec une invitation raffinée et, cela va de soi, un programme passionnant. Il convient donc d’accorder une attention particulière à cette invitation officielle. Celle-ci permet en effet de créer une première interaction ou relation avec votre invité. N’oubliez pas non plus de mentionner les détails suivants pour une invitation réussie.

  • Date
  • Lieu
  • Heure de début et heure de fin
  • Programme détaillé
  • Comment s’inscrire à l’évènement
  • Où trouver plus d’infos

Qui inviter ?

Une fois que votre invitation est prête, il est temps de l’envoyer. Mais qui devez-vous inviter exactement ? Pour composer votre « guest list », nous vous conseillons d’examiner les objectifs de votre évènement. Vous souhaitez surtout remercier vos clients et collaborateurs pour la confiance qu’ils accordent à votre entreprise ? Dans ce cas, demandez à votre équipe commerciale d’établir une liste des principales personnes par client, et ne manquez pas non plus de vous adresser aux RH. Ils pourront probablement vous fournir une série de noms et de contacts qui sont importants pour le fonctionnement de votre entreprise. Vous organisez un congrès ou un lancement de produit ? Alors ne manquez pas d’approcher également les prospects et autres clients potentiels avec lesquels vous êtes actuellement en discussion.


Le timing adéquat est important

Vous savez déjà ce que vous ferez à cette date dans un an ? Non ? Commencer à communiquer trop tôt à propos de votre évènement peut vous entraîner rapidement dans les oubliettes des agendas chargés. Vous pouvez envoyer un « save the date » jusqu’à trois mois à l’avance à peu près. Pour l’invitation officielle, travaillez avec un délai d’environ six semaines. Vous craignez tout de même d’être oublié pendant ces six semaines ? Dans ce cas, rédigez un rappel qui rafraîchira encore la mémoire de vos invités. Vous pouvez également envoyer un e-mail reprenant toutes les informations pratiques quelques jours avant l’évènement.


Numérique versus papier pour votre invitation

Comptez-vous inviter votre public par voie numérique ou préférez-vous une invitation sur papier ? Un choix difficile. Pour vous aider à trancher, nous vous conseillons d’examiner le profil de votre invité idéal. Est-il(elle) habitué(e) à utiliser l’e-mail ? Ou vous savez que votre invité aime les invitations envoyées dans une enveloppe à l’ancienne ? Si vous optez pour l’imprimé, vous devez aussi tenir compte des délais et du coût d’impression. L’e-mail est plus facile, même si vous devez disposer des adresses e-mail exactes de vos invités.


Une invitation doit être spécifique à l’évènement prévu. Chacun a des objectifs différents et vous ne pouvez pas les traduire dans une seule et unique invitation standard. Nous vous fournissons déjà ci-dessous quelques conseils que vous devez garder à l’esprit lorsque vous établissez une invitation.

  • N’envoyez pas votre invitation officielle trop tôt, mais pas non plus trop tard.
  • Assurez-vous que votre base de données est à jour.
  • Utilisez la même charte graphique pour chaque forme de communication.
  • Prévoyez une plateforme (site Internet ou page de destination) avec plus d’informations.
  • Choisissez le format d’invitation adéquat (numérique ou impression)
  • Rendez le mode d’inscription le plus facile possible.

De la réservation d’une salle à l’organisation complète de votre évènement : vous pouvez vous adresser à nous. À Kinepolis, nous disposons d’une équipe qui a acquis une longue expérience dans l’organisation d’évènements. Ils se feront un plaisir de vous aider et vous proposeront une solution parfaitement adaptée à vos besoins. Vous souhaitez organiser un évènement ?


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Tine De Buysser
Eind 2009 startte Tine De Buysser bij Kinepolis Business in Gent als B2B Account Manager. En dat is ze nog altijd, met evenveel enthousiasme als op de eerste dag. Daarvoor zorgen de drie pijlers van Kinepolis Business: Advertising, Events en Gifts, een afwisselend en boeiend ‘boeket’. Bij elk event is ze betrokken vanaf de vraag van de klant tot en met de ‘big smile’ na een geslaagd gebeuren. De laatste keer kippenvel kreeg ze bij de film ‘The Revenant’, een topfilm die je echt op het grote scherm moet gezien hebben!
C’est en 2009 que Tine De Buysser a démarré sa carrière chez Kinepolis Business à Gand comme B2B Account Manager. Elle y occupe toujours cette fonction, enthousiaste comme au premier jour, grâce à la variété qu’apportent les trois piliers de Kinepolis Business : Advertising, Events et Gifts. Elle est impliquée dans chaque évènement, depuis la demande du client jusqu’au « big smile » qui couronne un projet réussi. Le dernier film qui l’a scotchée à son siège était The Revenant, un film sensationnel à voir absolument sur grand écran !
 

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