Comment évaluer votre évènement ?

Vous y êtes enfin : votre évènement a eu lieu et, d’après vous, il a remporté un grand succès. Mais qu’en pensent exactement vos invités ? Le moment est venu de sonder leur opinion et de recueillir un feedback pour la prochaine édition. Comment procéder à cette évaluation et quelles sont les questions qui doivent absolument figurer sur le formulaire d’évaluation ?

Recueillir du feedback pendant l’évènement.

C’est fini ! Vous pouvez enfin vous détendre. Quoique... Pas encore tout à fait, car le moment est venu de recueillir du feedback sur votre évènement. En effet, c’est la seule manière d’être sûr à 100 % que votre évènement a eu du succès auprès de vos invités, ou au contraire, pas de succès du tout. Le feedback est aussi l’occasion de glaner des conseils qui vous seront utiles pour une prochaine édition.

Vous pouvez demander le feedback de vos invités pendant l’évènement, quand tout est terminé, ou bien les deux. Il sera sans doute un peu plus difficile de vous en occuper pendant l’évènement étant donné que vous aurez besoin de main-d’œuvre supplémentaire à cet effet. Lors de certains évènements, des hôtes et hôtesses sont là pour recueillir l’opinion des invités, à l’aide d’un iPad. C’est peut-être quelque chose dont vous n’aurez pas du tout besoin à ce moment-là.

On utilise parfois aussi des codes QR, ce qui est un peu plus facile. Affichez quelques posters indiquant le code QR, accompagné d’un message accrocheur pour inciter vos invités à évaluer votre évènement et à donner leur avis. Autre possibilité : déposer un « livre d’or » à la sortie, comme lors d’un mariage. Toutefois, plus la soirée avancera et plus vos invités auront bu, plus les commentaires qu'ils laisseront deviendront illisibles et inutiles.

Formulaire d’évaluation après votre évènement.

L’autre option consiste à procéder à l’évaluation une fois l’évènement terminé. Internet regorge de sites qui vous promettent les formulaires d’évaluation les meilleurs et les plus faciles à utiliser. Il nous est malheureusement impossible de trancher, mais nous pouvons toujours vous présenter nos trois préférés.

• Surveymonkey est l’un des outils d’enquête les plus connus. La version gratuite comporte 10 questions que vous pouvez envoyer à 100 invités, et vous pouvez adapter le design du questionnaire en fonction de votre entreprise. Un inconvénient toutefois : il est impossible d’exporter des données. Le point positif est qu’un upgrade est déjà disponible à partir de 26 dollars par mois. Moyennant ce prix, vous pouvez utiliser toute une série de fonctionnalités pratiques.

• Vous préférez un formulaire qui fasse preuve de créativité ? Alors, Typeform sera l’outil idéal pour vous. L’interface est élégante, simple et extrêmement conviviale. La version gratuite comprend déjà une quantité énorme d’options, dont des questions et réponses illimitées, ainsi qu’un rapport de base. Les possibilités offertes par la version payante sont quant à elles infinies, et ce pour seulement 25 dollars par mois.

• Le dernier outil que nous avons à vous proposer est Google forms qui vous permet, lui aussi, d’utiliser un nombre illimité de questions et de destinataires. Les données sont automatiquement recueillies dans Google Spreadsheets et vous pouvez très facilement intégrer les formulaires dans vos e-mails ou sur votre site web. Et Google Forms comprend aussi une multitude d’outils et fonctionnalités pratiques. Mais son principal avantage reste sa totale gratuité.

Quels sont les points à reprendre dans votre formulaire d’évaluation ?

Vous avez choisi un outil d’enquête et allez maintenant procéder à l’élaboration de votre formulaire d’évaluation. Que doit-il absolument contenir ? Quelles sont les questions primordiales et quelles sont les questions intéressantes sans être obligatoires ? Voici un petit récapitulatif.

Tout d’abord, il est important que vous vous demandiez pourquoi vous allez mener cette enquête. Est-ce purement pour évaluer votre évènement ? Ou pour générer des leads ? Si tout le monde répond au formulaire d’évaluation de votre évènement et laisse ses coordonnées, vous pourrez conserver celles-ci et les utiliser par la suite pour envoyer des lettres d’information ou des e-mails dans le cadre d’une campagne de lead nurturing. Malheureusement, il n’est pas toujours simple de convaincre les gens de laisser leur adresse e-mail.

C’est pourquoi vous pouvez prévoir, en échange, une sorte de récompense, que vous offrirez à chaque personne qui répondra à l’enquête, et ce qu’elle laisse ses coordonnées ou non. Et cette récompense ne doit pas être nécessairement d’une très grande valeur. Un code de réduction de x pour cent sur la prochaine édition de votre évènement ou un ticket de cinéma gratuit fera déjà très plaisir à vos invités.

Le formulaire d’évaluation peut être subdivisé en quatre grands volets. Commençons par le lieu. Qu’en ont pensé vos invités ? Répondait-il à leurs attentes ? Y avait-il suffisamment de chaises, par exemple ? Le lieu était-il facile d’accès ? La signalisation était-elle claire et complète ? Le lieu était-il original ? Quelle atmosphère dégageait-il ?

Certaines choses pourraient-elles être améliorées ?

Le point suivant : l’organisation. Cela peut être interprété de manière très large. Les informations étaient-elles suffisantes pour tout le monde ? Chacun a-t-il reçu les tickets suffisamment à l’avance ? Vous pouvez également poser des questions au sujet du programme, de la connectivité (y avait-il une connexion wifi ?), du catering ou des éventuels stands présents lors de l’évènement.

Le contenu et le programme sont deux points qui se rejoignent largement. Le programme était-il à la hauteur des attentes ? Les orateurs annoncés ou les stands présents lors de l’évènement répondaient-ils à vos attentes ? Le contenu était-il d’une qualité suffisante ? Y avait-il du temps prévu pour réseauter avec les invités par après ?

Le dernier point, qui est peut-être le plus important, porte sur le feedback général. Qu’est-ce qui a le plus marqué vos invités ? Aussi bien positivement que négativement. Quelles sont leurs recommandations pour la prochaine fois ? Les invités ont-ils d’autres conseils qui pourraient vous aider à améliorer la prochaine édition ? Sachez néanmoins que cette question n’est pas obligatoire.

Partagez votre feedback.

Voilà, vous avez rédigé toutes les questions et le formulaire d’évaluation de votre évènement est prêt à être envoyé. Veillez à tester chaque étape et, au besoin, demandez à des collègues d’y consacrer quelques minutes. Vous pourrez ainsi tester le fonctionnement de votre formulaire rapidement et efficacement sur différents navigateurs et appareils.

Ready ? Send ! Il faut battre le fer tant qu’il est chaud. Envoyez donc le formulaire d’évaluation sans plus attendre, de préférence le lendemain de l’évènement ou trois jours plus tard au maximum. Le mot d’ordre : réagir rapidement ! Vous pouvez envoyer l’enquête à tous vos invités mais également la poster sur votre site web ou sur les réseaux sociaux. Par ailleurs, une version modifiée peut être envoyée aux no shows. Pourquoi ces personnes n’ont-elles pas assisté à l’évènement ? Peut-être ont-elles aussi un feedback utile dont vous pourrez tenir compte la prochaine fois.

Vous pouvez également envoyer le formulaire d’évaluation aux partenaires, gestionnaires de stands et orateurs qui ont participé à l’évènement. Plus vous recevrez de feedback et d’input, mieux cela vaudra. Partagez également vos constatations par la suite. Si vos invités ont formulé une remarque concernant le catering, peut-être pouvez-vous la transmettre au fournisseur concerné. Un feedback honnête est utile pour tout le monde.

Voilà pour nos conseils. Vous devez encore vous atteler à l’organisation de votre évènement mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Téléchargez ici notre feuille de route pour organiser un évènement. Vous avez encore des questions ? N’hésitez pas à contacter nos B2B Account Managers.