blog post detail
Restez informé(e)

Vous souhaitez encore découvrir davantage de trucs et astuces pour votre prochain évènement ou cadeau d’affaires ? Ou vous voulez recevoir dans votre boîte mail toute une série d’idées originales pour votre publicité ? Inscrivez-vous.

Subscribe to Email Updates

Comment établir un canevas pour votre évènement ?

Les invitations ont-elles été envoyées ? Avez-vous envoyé suffisamment de rappels ? Le catering a-t-il été réservé ? Alors, vous êtes probablement en train de décompter les jours jusqu’à l’évènement avec impatience ! Vous souhaitez sans doute vous préparer du mieux possible afin que, le jour venu, tout se passe comme sur des roulettes. Pour y parvenir, il convient d'établir un canevas détaillé pour votre évènement. Mais comment s'y prendre ?

 

Un canevas détaillé vous permettra de savoir avec exactitude ce qu’il se passera à quel moment. Vous réduirez ainsi le risque d’être confronté à des surprises lors de l’évènement et identifierez également à l’avance de petits détails à régler. Mais comment établir un canevas parfait ? Voici un récapitulatif de quelques étapes à suivre pour élaborer un canevas impeccable.


Commencez par le timing brut de votre évènement.


Dans l’invitation, vous avez déjà informé vos invités du programme et de l’heure à laquelle ils sont attendus. Ce timing peut servir d’amorce à votre canevas. Vous allez organiser un congrès lors duquel plusieurs orateurs interviendront ? Vous avez alors peut-être déjà songé à un timing pour la communication.

 

Utilisez le programme comme fil conducteur pour votre canevas et commencez à travailler sur cette base. À quelle heure donnerez-vous rendez-vous à votre personnel ? Quand le briefing aura-t-il lieu ? À quelle heure le lunch sera-t-il servi ? Voilà quelques exemples de questions parmi d’autres auxquelles il convient de répondre dans le canevas.

 

canevas évènement


Désignez vos partenaires et fournisseurs


Vous n’organiserez jamais un évènement sans faire appel à des partenaires ou fournisseurs et ce, pour le son, le catering, le service d’accueil ou le vestiaire par exemple. Recherchez, dans votre boîte mail ou dans vos contrats, des accords concrets et transposez-les dans le canevas.

  • À quelle heure vos fournisseurs ou partenaires arriveront-ils ?
  • À quelle heure devront-ils être prêts ?
  • À qui peuvent-ils téléphoner en cas de problème ?

Aucun accord concret n’a encore été conclu à ce sujet ? Dans ce cas, contactez-les afin de tout mettre au point et reprenez également ces timings dans votre canevas.


Souhaitez-vous un exemple de canevas ? Un modèle est à votre disposition ici.

E-book Budget

Désignez un responsable


Quelle que soit la manière dont vous l’envisagez, vous ne gérerez pas un évènement tout seul. En effet, il vous est impossible d’être partout en même temps.

  • Répartissez les responsabilités entre plusieurs collègues. Allez-vous organiser un congrès ? Désignez alors une personne qui sera responsable du bon déroulement des allocutions des orateurs. Elle veillera à ce que ceux-ci se trouvent à temps à l’endroit convenu et tiendra leur timing à l’œil. La liste de vos invités est longue ? Désignez une personne qui s’adressera aux hôtesses quand un visiteur se présente sans ticket ou ne figure pas sur la liste.
  • Pour chaque point, indiquez clairement le responsable. Chacun saura ainsi avec exactitude quelle est sa tâche et les personnes ad hoc pourront être immédiatement averties en cas de problème.

planning évènement

 

Indiquez les coordonnées


Quand vous désignez une personne dans le canevas, il est également important de préciser ses coordonnées. Le jour même, vous pourrez ainsi contacter chacun en toute facilité, sans devoir faire défiler des milliers d’e-mails à la recherche du numéro de téléphone d’un fournisseur par exemple. Vous pouvez également reprendre tous les numéros de téléphone sur une fiche séparée que vous distribuerez à tous vos collaborateurs ou afficherez à leur attention.


Transmettez votre canevas


Vous avez fini votre canevas ? Envoyez-le alors à toutes les personnes concernées.

  • Ne le faites pas la veille de l’évènement car il y a de fortes chances que tout le monde ne le lise pas. De plus, si vous recevez un feed-back à ce sujet, le délai sera trop court pour apporter encore de gros changements.
  • Quel est alors le bon timing à cet effet ? Au moins cinq jours ouvrables avant le coup d'envoi de votre évènement. De cette façon, chacun disposera du temps nécessaire pour parcourir le document et vous pourrez encore traiter un feed-back éventuel et procéder à une modification.
  • Lors de l’évènement, veillez également à disposer de plusieurs versions imprimées de votre canevas qui serviront d’aide-mémoire.

Considérez le canevas de votre évènement comme une bible dont vous aurez vous-même besoin le jour J. Ces étapes vous aideront déjà beaucoup. Avez-vous encore besoin d’un exemple concret ? Afin de vous faciliter la tâche, nous avons établi un modèle qui vous permettra de vous mettre au travail et mettons également à votre disposition l’exemple de canevas d’un Inbound Marketing Day à Kinepolis.

Canevas pour votre évènement à kinepolis


Kinepolis vous aide


L’organisation d’un évènement ne se fait pas en un jour. Généralement, on ne sait pas par où commencer. Heureusement, vous pouvez compter sur Kinepolis à cet effet. Nous vous guidons pour le choix des fournisseurs et partenaires et établissons à l’avance un planning précis de la journée. Nous vous aidons à élaborer un canevas et à régler des points pratiques. Nous assurons la coordination et les installations sur place. Vous souhaitez en savoir plus sur ce service personnalisé ? Nous vous invitons alors à contacter l’un de nos B2B Account Managers.
Stephanie Hostijn
Begin 2015 startte Stephanie Hostijn als stagiaire bij het B2B support team. Vervolgens verving zij de National Account Manager om daarna weer te keren naar het support team. In mei 2018 werd zij National Key Account Manager Non-Food. “Ik organiseer evenementen voor bedrijven, help hen de juiste Kinepolis-kanalen in te zetten voor hun marketing en werk met hen samen rond bioscoopvouchers. Fantastisch. Ik haal veel voldoening uit tevreden klanten.” Van welke films houdt ze? “Romantische films en komedies, zeker. ‘The Notebook’ is mijn favoriet.”
Début 2015, Stephanie Hostijn a intégré l’équipe support B2B en tant que stagiaire. Elle a ensuite remplacé le National Account Manager avant de réintégrer l’équipe de soutien. En mai 2018, elle est devenue National Key Account Manager Non-Food. « J’organise des évènements pour des entreprises, les aide à mettre à profit les bons canaux Kinepolis pour leur marketing et collabore avec eux sur les chèques-cinéma. Fantastique. Rendre ses clients satisfaits est très gratifiant. » Son type de films ? « Les films romantiques et les comédies, sans aucun doute. “The Notebook” est mon préféré. »
 

Découvrez nos autres blogs:

Chez Kinepolis, la communication de marque va bien au-delà de l'écran

Lire plus Read more

Les 5 atouts d’une salle de cinéma pour accueillir des évènements

Lire plus Read more

Organiser un évènement à Kinepolis : comment ça marche ?

Lire plus Read more

bg-img4n.jpg

Vous avez des questions ?

Consultez d’abord notre page FAQ. Vous ne trouvez pas de réponse sur votre question ? Indiquez vos coordonnées et votre question ou remarque ci-dessous, et nous reviendrons vers vous dans un délais de 48 heures.

Plus d'infos?

Kinepolis, un partenaire polyvalent pour votre évènement

Lire plus Read more

Kinepolis, een polyvalente partner voor je event

Quand les films n'apportent pas nécessairement une valeur ajoutée à votre évènement

Lire plus Read more

Nos cinémas Kinepolis

Lire plus Read more

Restez informé(e)