Comment établir un canevas pour votre évènement ?

Les invitations ont-elles été envoyées ? Avez-vous envoyé suffisamment de rappels ? Le catering a-t-il été réservé ? Alors, vous êtes probablement en train de décompter les jours jusqu’à l’évènement avec impatience ! Vous souhaitez sans doute vous préparer du mieux possible afin que, le jour venu, tout se passe comme sur des roulettes. Pour y parvenir, il convient d'établir un canevas détaillé pour votre évènement. Mais comment s'y prendre ?

Un canevas détaillé vous permettra de savoir avec exactitude ce qu’il se passera à quel moment. Vous réduirez ainsi le risque d’être confronté à des surprises lors de l’évènement et identifierez également à l’avance de petits détails à régler. Mais comment établir un canevas parfait ? Voici un récapitulatif de quelques étapes à suivre pour élaborer un canevas impeccable.

Commencez par le timing brut de votre évènement.

Dans l’invitation, vous avez déjà informé vos invités du programme et de l’heure à laquelle ils sont attendus. Ce timing peut servir d’amorce à votre canevas. Vous allez organiser un congrès lors duquel plusieurs orateurs interviendront ? Vous avez alors peut-être déjà songé à un timing pour la communication.

Utilisez le programme comme fil conducteur pour votre canevas et commencez à travailler sur cette base. À quelle heure donnerez-vous rendez-vous à votre personnel ? Quand le briefing aura-t-il lieu ? À quelle heure le lunch sera-t-il servi ? Voilà quelques exemples de questions parmi d’autres auxquelles il convient de répondre dans le canevas.

Désignez vos partenaires et fournisseurs

Vous n’organiserez jamais un évènement sans faire appel à des partenaires ou fournisseurs et ce, pour le son, le catering, le service d’accueil ou le vestiaire par exemple. Recherchez, dans votre boîte mail ou dans vos contrats, des accords concrets et transposez-les dans le canevas.

• À quelle heure vos fournisseurs ou partenaires arriveront-ils ?
• À quelle heure devront-ils être prêts ?
• À qui peuvent-ils téléphoner en cas de problème ?

Aucun accord concret n’a encore été conclu à ce sujet ? Dans ce cas, contactez-les afin de tout mettre au point et reprenez également ces timings dans votre canevas.

Désignez un responsable

Quelle que soit la manière dont vous l’envisagez, vous ne gérerez pas un évènement tout seul. En effet, il vous est impossible d’être partout en même temps.

• Répartissez les responsabilités entre plusieurs collègues. Allez-vous organiser un congrès ? Désignez alors une personne qui sera responsable du bon déroulement des allocutions des orateurs. Elle veillera à ce que ceux-ci se trouvent à temps à l’endroit convenu et tiendra leur timing à l’œil. La liste de vos invités est longue ? Désignez une personne qui s’adressera aux hôtesses quand un visiteur se présente sans ticket ou ne figure pas sur la liste.
• Pour chaque point, indiquez clairement le responsable. Chacun saura ainsi avec exactitude quelle est sa tâche et les personnes ad hoc pourront être immédiatement averties en cas de problème.

Indiquez les coordonnées

Quand vous désignez une personne dans le canevas, il est également important de préciser ses coordonnées. Le jour même, vous pourrez ainsi contacter chacun en toute facilité, sans devoir faire défiler des milliers d’e-mails à la recherche du numéro de téléphone d’un fournisseur par exemple. Vous pouvez également reprendre tous les numéros de téléphone sur une fiche séparée que vous distribuerez à tous vos collaborateurs ou afficherez à leur attention.

Transmettez votre canevas

Vous avez fini votre canevas ? Envoyez-le alors à toutes les personnes concernées.

• Ne le faites pas la veille de l’évènement car il y a de fortes chances que tout le monde ne le lise pas. De plus, si vous recevez un feed-back à ce sujet, le délai sera trop court pour apporter encore de gros changements.
• Quel est alors le bon timing à cet effet ? Au moins cinq jours ouvrables avant le coup d'envoi de votre évènement. De cette façon, chacun disposera du temps nécessaire pour parcourir le document et vous pourrez encore traiter un feed-back éventuel et procéder à une modification.
• Lors de l’évènement, veillez également à disposer de plusieurs versions imprimées de votre canevas qui serviront d’aide-mémoire.

Considérez le canevas de votre évènement comme une bible dont vous aurez vous-même besoin le jour J. Ces étapes vous aideront déjà beaucoup. Avez-vous encore besoin d’un exemple concret ? Afin de vous faciliter la tâche, nous avons établi un modèle qui vous permettra de vous mettre au travail et mettons également à votre disposition l’exemple de canevas d’un Inbound Marketing Day à Kinepolis.

Kinepolis vous aide