Sur le point d'organiser un évènement ? Alors vous savez sans doute que cela implique bien plus que la simple fixation d'une date et le choix d'un lieu. L'organisation d'un évènement n'est pas toujours de tout repos, car il y a énormément de choses à prendre en considération avant, pendant et après. Il est donc logique que l'on soit souvent fort stressé. Envie de réduire les tracas au minimum ? Appliquez ces conseils pour un évènement sans stress.
Des objectifs clairs
Avant de pouvoir entamer concrètement l'organisation de votre évènement, vous devez évidemment en avoir une idée claire. Prenez un stylo et du papier, et tâchez de formuler une réponse aux questions suivantes :
- Quel est l'objectif de votre évènement ?
- Souhaitez-vous informer ou plutôt divertir vos invités ?
- En quoi consistera le programme ?
- Quel est le groupe-cible de votre évènement ?
- Combien de gens voulez-vous atteindre ?
- Quel est votre budget ?
La recherche d'un lieu adéquat
Avez-vous pu répondre aux questions ci-dessus ? Dans ce cas, vous pouvez entamer l'élaboration de votre évènement. Le mieux est de commencer par chercher un lieu adéquat. Pensez à visiter les lieux : ne réservez pas aveuglément. Déterminez ensuite la date idéale. Vous ne pouvez pas encore fixer une date exacte ? Saviez-vous que Kinepolis vous permet aussi de prendre une option ? La salle de cinéma et/ou de réception de votre choix sera alors réservée pour une certaine période. Ainsi, vous ne devrez pas faire de choix précipité.
Conseil : Quand vous cherchez un lieu, il faut absolument une idée concrète. Votre partenaire d'accueil sur place doit en effet bien comprendre ce que vous voulez, afin de pouvoir vous offrir un encadrement optimal dans votre processus organisationnel.
Jusque dans les moindres détails
Une fois le lieu et la date spécifiés, vous pouvez peaufiner l'évènement dans les moindres détails. Et ces détails sont souvent plus importants que vous ne le pensez. Mieux encore : ils peuvent signer le succès ou l'échec de votre évènement. Vous vous rappelez peut-être une occasion où la restauration était horrible. Ou un évènement où vous redoutiez d'attraper de sombres maladies à chaque visite aux sanitaires. La prise en compte intelligente des besoins élémentaires est la clé d'un public satisfait. Et n'est-ce pas le souhait de tout organisateur ? Alors assurez-vous d'avoir des boissons et en-cas en suffisance ainsi que des sanitaires propres. Rendez tout cela aisément accessible et tâchez de minimiser les temps d'attente.
Conseil : Travaillez avec un restaurateur professionnel ayant l'habitude des évènements. Il pourra vous fournir de la qualité à grande échelle et se montrera souvent plus flexible face aux changements de dernière minute.
Vous organisez un évènement pour mettre votre entreprise sous les feux de la rampe ? N'oubliez pas les différentes possibilités en termes de visibilité. Vous avez sans doute déjà réfléchi à l'aménagement de votre espace ? Prenez aussi le temps de penser à la façon dont vous assurerez la visibilité de votre marque ou entreprise.
Un canevas pour un déroulement impeccable
Dès que vous aurez une bonne idée de l'organisation de votre évènement, vous pourrez commencer à dresser une check-list. Elle devra assurément intégrer la commande en temps opportun des boissons et en-cas, l'envoi des invitations, les éventuels rappels, etc. Vous voulez assurer un déroulement impeccable le jour même ? Alors établissez un canevas détaillé de toutes les activités et désignez le ou les responsables pour chaque fonction.
Conseil : Désignez un coordinateur en chef. Ainsi, tout le monde saura exactement qui il faut contacter en cas de questions ou de problèmes.
Nous espérons que ces conseils vous auront apporté une aide appréciable pour l'organisation d'un évènement parfait. Si vous avez encore des questions ou des doutes, vous pouvez toujours compter sur l'expérience de nos B2B Account Managers. Ils vous accompagneront tout au long du processus et seront également à pied d'œuvre le jour même pour vous apporter le soutien adéquat. Envie de vous retrousser les manches ? Contactez-nous via cette page.
